Привіт. Мене звуть Ірина. Я фрілансер і бухгалтер одночасно. Чи не кожного українського фрілансера цього року турбує важливе питання: хто зобов’язаний використовувати реєстратори розрахункових операцій уже у 2020 році та чого очікувати далі? Сьогодні я спробую пояснити, чому Закон про РРО стосується діяльності всіх ФОП, зокрема і фрілансерів.

Коли Закон повністю набуває чинності

На сьогодні основні принципи та правила використання реєстраторів розрахункових операцій визначено в Законі України «Про РРО». Він установлює загальні правила використання касових апаратів. Повною мірою документ почне діяти з початку 2021 року.

Які групи оподаткування потрапляють під умови

Документ зобов'язує підприємців використовувати касові апарати або програмні РРО, а також передбачає відповідальність у вигляді значних штрафних санкцій за недотримання вимог.

Залежно від виду діяльності, підприємці можуть використовувати стаціонарні пристрої (POS-термінали) або програмні. Реалізація товару (послуги) підтверджується розрахунковою квитанцією, товарним і касовим чеком, розрахунковою квитанцією в електронній або паперовій формі, QR-кодом тощо.

У світі чинних документів до 01.01.2021 року нічого особливого не змінюється. Тобто якщо ви працюєте з готівкою, а оборот становить 1 млн грн, то до 01.01.2021 року можете відмовитися від установлення касового апарата. Підприємці, які сплачують єдиний податок і знаходяться на першій групі оподаткування, теж не використовують реєстратори розрахункових операцій.

Починаючи з 1 січня 2021 року обов'язок використовувати реєстратори настає для всіх платників єдиного податку, крім:

  • підприємців першої групи оподаткування;
  • тих, хто отримує оплату у безготівковій формі;
  • суб'єктів господарювання, визначених у Переліку № 1336.

Якщо ви продаєте за готівку підакцизні товари, лікарські засоби, вироби медичного призначення, побутові товари на гарантійному ремонті або ж надаєте платні послуги у сфері охорони здоров'я, слід установити касовий апарат разом з відкриттям торговельної точки.

З 01.04.2021 року будь-які підприємства, що планують отримувати готівку, повинні встановити касовий апарат і видавати клієнтам фіскальний чек.

Але це ще не все. Як пояснюють податківці, якщо ФОП реалізує продукцію власного виробництва, навіть за готівку, відповідно до статті 9 згаданого Закону касовий апарат установлювати не потрібно. Це важливо для тих, хто шиє одяг на замовлення або виготовляє іншу продукцію.

Кому буде простіше працювати

Щоб розуміти, які саме розрахунки вважаються безготівковими, заглянемо до Інструкції про безготівкові розрахунки. Тут чітко вказано: кошти, перераховані на рахунок одержувачів готівкою через касу банку або в електронному вигляді, вважаються безготівковими. Отже, якщо ви, як і я, фрілансер чи дизайнер або IT-спеціаліст, зокрема на 3 групі оподаткування, та отримуєте кошти на розрахунковий рахунок, використовувати РРО не потрібно.

Тепер про студії. Передусім слід заглянути до статутних документів компанії та форми оподаткування. У будь-якому разі студії можуть мати замовників і за готівку, і за перерахуванням на розрахунковий рахунок компанії. Тому студіям РРО потрібно встановлювати. Для них і рівень відповідальності вищий, і результат за виконану роботу більш прогнозований.

З 01.08.2020 року набули чинності зміни до чинного Закону. Саме тепер можна використовувати для роботи ФОП програмні РРО.

Програмний РРО — комп’ютерна програма, яка встановлюється на смартфоні, планшеті чи комп’ютері та дає змогу формувати розрахункові документи про сплату коштів. Програмний РРО працює за наявності КЕП, інтернету та відповідної техніки (комп’ютера чи іншої).

Для початку роботи з програмою слід виконати такі кроки:

1. Обрати програму (зазвичай на базі стаціонарних програм Сота чи інших).

2. Сформувати КЕП або електронний ключ.

3. Зареєструвати касира, компанію та кількість кас через Єдине вікно (електронний кабінет) у фіскальній службі.

Робота з програмним РРО проста та зручна. А познайомитися з особливостями роботи підприємці (навіть ті, кому не обов’язково використовувати РРО) можуть уже зараз.

Змінилися два основні положення:

1. Програмний касовий апарат став легальним.

2. Збільшено штрафи за порушення норм Закону про касові апарати.

Крім того, з 01.08.2020 року змінилася низка положень, які регулюють функціонування програмного реєстратора розрахункових операцій. Наприклад, вводиться форма чека для програмного касового апарата, яка відрізняється від класичного чека. З нового року велика кількість компаній, які продовжуватимуть працювати з готівкою, буде змушена встановити касовий апарат.

Програмний касовий апарат має переваги:

  • легко обслуговувати;
  • менше витрат.

Зі змінами про легалізацію програмного касового апарата змінюється важливий розділ закону — відповідальність. До цього часу штраф за відсутність касового апарата становив 1 грн. Фактично відповідальності не було. Відтепер за перше порушення сума штрафу становить 10% від вартості покупки, 50% від вартості покупки — за кожне наступне порушення. Як буде податковий інспектор фіксувати факт реалізації товару чи послуги без фіскального чека — не завжди зрозуміло. Але це питання часу.

Як потрібно буде вести облік

Починаючи з 19.04.2020 року підприємці — неплатники ПДВ не зобов’язані вести облік. За винятком тих, хто реалізує лікарські засоби і вироби медичного призначення, підакцизні та ювелірні товари, технічно складні побутові товари. Ця категорія суб’єктів господарювання має не тільки вести бухгалтерський облік, але й зберігати документи протягом трьох років, а в разі необхідності надавати їх органам, які перевіряють. З нового року всі, хто зобов'язаний установлювати РРО, мають вести облік. Компаніям, які надають бухгалтерські послуги, буде більше роботи. Вести бухгалтерський облік більшість компаній буде онлайн за допомогою спеціалізованих програмних продуктів.

Як повинен буде працювати замовник з фрілансером

Якщо фізична особа не зареєстрована офіційно, але системно отримує кошти на свою банківську картку через Freelancehunt чи інші біржі, вона може задекларувати свої доходи за рік і сплатити податок на прибуток у розмірі 18% та військовий збір 1,5% самостійно. Тож про касовий апарат не йдеться взагалі.

Або інший варіант — зареєструвати свою діяльність, оскільки з нового року законодавець посилив відповідальність за «неофіційні» доходи, та звітувати як ФОП. Простіше кажучи, ваш банківський рахунок може бути заблокований, якщо на нього надійде понад 400 тис. грн. Така практика в Україні вже є. Якщо фрілансер отримує систематичні замовлення від компаній (юридичних осіб), то без офіційної реєстрації не обійтися. Причому краще, якщо підприємець буде на третій групі оподаткування, оскільки вона дає можливість працювати з різними формами оподаткування, а у більшості випадків, коли замовник ТОВ, — це єдина можливість. Первинним документом для підтвердження операцій між іноземними замовниками та фрілансерами буде звичайний інвойс. Працювати компаніям «на чорно» з фізичними особами стає невигідною справою. Отже, або працюєте офіційно як ФОП, або як найманий працівник, але віддалено.

Ще один варіант — договір цивільно-правового характеру. За ним компанія, яка замовляє контент, відеопродукцію чи будь-які інші послуги, сплачує не тільки винагороду, а й податок на прибуток, ЄСВ та військовий збір. Але підходить цей варіант не всім.

Для роботи з фрілансером замовник може використовувати договір, сформований відповідно до Закону України «Про електронну комерцію», у якому вказані права та обов'язки сторін.

Як працювати з іноземними замовниками

Якщо фрілансер має іноземних замовників, оформлювати діяльність можна на підставі договору-оферти. Найчастіше співпраця відбувається з фрілансером-підприємцем або, значно рідше, коли він є штатним працівником компанії. Працюючи з іноземними замовниками, варто проконсультуватися щодо особливостей законодавства країни реєстрації компанії. Електронного договору без мокрої печатки цілком достатньо, але з відповідними позначками про ознайомлення сторін з умовами. Загалом, так і було. Деякі банки просять оферту-інвойс конкретного зразка, тож перед отриманням проконсультуйтесь у своєму банку.

Особливості застосування

Якщо замовники здійснюють оплату за надані товари або послуги за допомогою платіжних систем (інтернет-еквайринг) WAYFORPAY, LIQPAY, PORTMONE, FONDY або інших платіжних систем, потрібне використання касового апарата з видачею покупцю документа встановленого зразка. Якщо послуга надається онлайн, РРО не потрібен. Наприклад, якщо Фрілансхант продає Профіль Плюс, який нікуди за допомогою логістики не поставляється, і клієнт отримує та використовує його онлайн «тут і зараз», РРО не потрібен. Водночас слід звернути увагу, що в разі повернення товару або відмови від послуги операція анулюється, а кошти клієнту повертаються, зокрема й аванс.

Серед найбільших ризиків — нерозуміння податкового інспектора. Тоді слід скористатися індивідуальною податковою консультацією. А у разі перевірки нею «розмахувати».

Як закон позначиться на нас як на споживачах

Під час замовлення товару в інтернет-магазині кожен покупець повинен мати можливість детально ознайомитися з описом товару або послуги, каталогом тощо. Придбаний товар має супроводжуватися документом про оплату. Але для покупців наявність чи відсутність РРО жодних принципових змін не принесе.