Freelancing w praktyce: umowa zlecenie, umowa o dzieło czy B2B – jak wybrać najlepszą formę rozliczenia?

Freelancerzy w Polsce pracują przede wszystkim na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, jeśli osiągają mniejsze dochody. Z kolei, gdy ich dochody miesięczne rosną i są dość stabilne, decydują się na działalność B2B. Jeśli zastanawiasz się, jaką formę działalności wybrać dla siebie, sprawdź, jakie zalety i wady mają różne sposoby rozliczania pracy freelancerów. Dzięki temu dowiesz się, kiedy i jak możesz wystawić fakturę VAT dla osoby fizycznej, a także, jak obniżyć koszty związane ze swoją działalnością.

Czy osoba prywatna może wystawić fakturę i jakie dane są potrzebne?

Tak, osoba prywatna ma możliwość wystawienia faktury, mimo że powszechnie kojarzy się to z działalnością gospodarczą. Istnieją dwa główne sposoby, dzięki którym można to zrobić: działalność nierejestrowana oraz korzystanie z platform do wystawiania faktur bez działalności.

Działalność nierejestrowana daje osobom fizycznym możliwość prowadzenia drobnej działalności zarobkowej bez obowiązku zakładania firmy, pod warunkiem że miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia. 

Podstawowym pytaniem rodzącym się przy określaniu zależności pomiędzy działalnością nierejestrowaną a fakturą VAT jest to, jakie dane powinna zawierać faktura. Wystawiając taki dokument umieść w nim: 

• datę wystawienia i numer faktury,
• imię i nazwisko wystawcy oraz dane nabywcy,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość produktów lub zakres wykonanej usługi,
• cenę jednostkową oraz ogólną kwotę należności.

Warto podkreślić, że w fakturze na działalności nierejestrowanej nie trzeba podawać swojego adresu zamieszkania czy numeru PESEL. Warto o tym pamiętać.

Czy można wystawić fakturę bez firmy? 

Odpowiedź jest twierdząca m.in. dzięki Portalom do wystawiania faktur. Jest to korzystna alternatywa dla osób prywatnych, które chcą uniknąć formalności związanych z prowadzeniem działalności. Korzystając z tego rozwiązania, warto upewnić się, że wybrany portal działa zgodnie z prawem i oferuje przejrzyste warunki współpracy, tak jak Freelancehunt.

Wybór między tymi metodami zależy od częstotliwości wystawiania faktur oraz skali działalności.

Czym różni się faktura od rachunku?

Podstawowa różnica jest taka, że rachunek zawiera mniej informacji niż faktura. Na rachunku wystarczy umieścić jego kolejny numer, datę wystawienia, dane wystawcy i nabywcy, a także nazwę usługi i kwotę do zapłaty. Nie trzeba na nim wyszczególniać ceny jednostkowej towarów, gdyż wystarczy podać łączną sumę należności.

Umowa zlecenie czy umowa o dzieło – która forma jest lepsza dla freelancera?

Umowa zlecenie

Umowa zlecenie to rodzaj umowy cywilnoprawnej, której zasady są określone w Kodeksie Cywilnym. Freelancerzy, którzy wykonują zlecenie, mają prawa wynikające wyłącznie z postanowień zawartych w umowie. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonej pracy na rzecz zleceniodawcy - umowę zlecenie nazywa się również umową starannego wykonania. W przypadku tej umowy kluczowy jest fakt wykonywania pracy bez uzyskania konkretnego rezultatu. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej i podpisana przez obie strony: zleceniodawcę i zleceniobiorcę. 

Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia? 

Rachunek do umowy zlecenia powinien wystawić zleceniobiorca, jednak zwykle robi to zleceniodawca, który prowadzi działalność gospodarczą. Zleceniobiorca podpisuje się pod nim jako wystawca, a następnie zleceniodawca wypłaca mu wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Umowa o dzieło

W umowie o dzieło z kolei wykonawca zobowiązuje się do realizacji określonego dzieła, natomiast zamawiający do uiszczenia ustalonego wynagrodzenia. Umowa ta często określana jest mianem umowy rezultatu, ponieważ wynagrodzenie za jej wykonanie przysługuje za wykonanie danego produktu lub usługi bez względu na to, ile czasu i zasobów zajmie realizacja umowy. Wykonane dzieło powinno być możliwe do jednoznacznego zweryfikowania po zakończeniu pracy. 

A kto wystawia rachunek do umowy o dzieło? Wystawienie rachunku jest obowiązkiem wykonawcy, czyli osoby podejmującej się wykonania dzieła. Zatem mamy wówczas do czynienia z wystawieniem rachunku przez osobę fizyczną.

Jakie informacje należy zawrzeć w rachunku do umów cywilnoprawnych?

W przypadku rachunków do umowy zlecenie i umowy o dzieło, należy umieszczać w nich informacje o wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczkach na podatek dochodowy. Wystawiając rachunek do umowy zlecenie, należy zatem sprawdzić, czy zleceniobiorca ma inny tytuł do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Jeśli nie odprowadza składek ZUS z innego źródła (np. umowy o pracę), musi płacić je od umowy zlecenie. Tym samym kwota wynagrodzenia netto jest mniejsza. Dodatkowo od każdego rozliczenia należy odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy. Wysokość zaliczek na podatek można obniżyć o koszty uzyskania przychodu w wysokości 20%.

Jeśli chodzi o rachunek do umowy o dzieło, nie nalicza się na nim składek na ubezpieczenie społeczne. Jedyną odprowadzaną zaliczką jest zaliczka na podatek dochodowy. Jego wysokość zależy od sposobu naliczania kosztów uzyskania przychodu. W umowie o dzieło standardowo koszty uzyskania przychodu wynoszą 20%, jednak przeniesienie praw autorskich do dzieła umożliwia naliczenie kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50%.

Czy warto założyć działalność gospodarczą (B2B) jako freelancer?

Jeśli wystawianie faktury bez działalności nie wydaje się być dla Ciebie dobrą opcją, możesz rozważyć założenie własnej firmy. Założenie działalności gospodarczej jako freelancer może być opłacalne, jeśli comiesięczne przychody są regularne i odpowiednio wysokie. W przeciwnym razie działalność okaże się nieopłacalna, gdyż po odliczeniu kosztów jej prowadzenia freelancerowi zostanie niewiele pieniędzy. Do głównych kosztów związanych z prowadzeniem własnej firmy zaliczają się przede wszystkim składki na ubezpieczenie społeczne i składka zdrowotna, a także wydatki związane z biurem księgowym (np. za rozliczanie faktur i podatków). 

Atutem prowadzenia własnej działalności gospodarczej jest możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wszystkich wydatków związanych z zakupem surowców, licencji na oprogramowanie, czy też leasingiem na sprzęt komputerowy. Ponadto, założenie firmy opłaca się freelancerowi, gdy w przyszłości zależy na uzyskaniu kredytu hipotecznego lub na rozwój działalności (np. kredytu inwestycyjnego). Prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów lub pełnej księgowości ułatwia uzyskanie finansowania w banku, gdyż dochody są odpowiednio udokumentowane i łatwe do weryfikacji pod względem regularności.

Dodatkowo prowadzenie własnej firmy ułatwia wystawienie faktury po wykonaniu usługi. Przedsiębiorca może wystawić fakturę bez VAT lub fakturę VAT w zależności od tego, czy jest czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług. Dzięki temu freelancer zyskuje przewagę w przypadku współpracy z klientami biznesowymi, którym zależy na możliwości odliczenia VAT i obniżeniu wysokości należnego podatku za sprawą udokumentowania wszystkich kosztów działalności.

Minusem pracy w ramach B2B są wysokie składki na ubezpieczenia społeczne i inne obowiązkowe daniny. Wysokość składek ZUS i składki zdrowotnej w przypadku “pełnego ZUSu” wyniesie w 2025 roku ponad 2000 zł miesięcznie. Dla mikroprzedsiębiorców jest to często kwota nie do zaakceptowania, zwłaszcza że oprócz niej muszą płacić zaliczki na podatek dochodowy, podatek VAT (dotyczy to czynnych płatników VAT), a także ponosić wydatki związane z księgowością, najmem biura, energią elektryczną, leasingiem na sprzęt itp. Dlatego jeśli ktoś nie osiąga wystarczającego przychodu, warto rozważyć wystawianie faktur bez firmy.

Czym się różni faktura od rachunku i co jest lepsze dla freelancera?

Freelancerzy mają kilka opcji rozliczania się z klientami – mogą wystawiać rachunki lub faktury, w zależności od swojej sytuacji. Które rozwiązanie będzie dla nich lepsze? To zależy przede wszystkim od skali ich działalności oraz tego, z kim współpracują. Jeśli freelancer zarabia jedynie kilkaset złotych miesięcznie, może skorzystać z działalności nierejestrowanej. W takim przypadku może rozliczać się z klientem na podstawie rachunków, a na jego życzenie wystawić również fakturę bez konieczności zakładania firmy.

Jak wygląda sytuacja w przypadku faktur VAT? Kto może wystawiać fakturę VAT jako freelancer? Kluczowe jest to, że faktura wystawiona przez osobę fizyczną, która nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej, nie jest fakturą VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca, który otrzyma taki dokument, nie będzie mógł odliczyć podatku VAT.

Wystawianie faktur VAT jest bardziej opłacalne dla freelancerów prowadzących firmę, którzy współpracują z przedsiębiorcami będącymi czynnymi płatnikami VAT. Takim klientom zależy na otrzymaniu faktury zawierającej VAT, ponieważ pozwala im to obniżyć wysokość podatku należnego od towarów i usług.

Jak rozliczać się z klientami jako freelancer bez działalności?

Jeśli chcesz wystawić fakturę dla klienta bez zakładania własnej firmy, masz do wyboru jedno, bardzo konkretne rozwiązanie. Wystarczy prowadzić działalność nierejestrowaną, by legalnie wystawiać faktury dla klientów. Działalność tego typu nie wymaga zgłoszenia do CEIDG ani opłacania składek ZUS. Osoba fizyczna nie musi również płacić zaliczek na podatek dochodowy, gdyż może rozliczyć się z nich raz w roku podczas składania deklaracji PIT.

Równie dobrze można wystawić fakturę online, korzystając z platformy dla freelancerów. Czemu warto to rozważyć? Przede wszystkim dlatego, że takie rozwiązanie jest niezwykle wygodne. Jego główną zaletą jest fakt, że takie platformy umożliwiają bezproblemowe tworzenie faktur VAT dla klientów bez konieczności zakładania firmy i płacenia składek ZUS. Platforma umożliwia freelancerowi wystawienie Faktury VAT, a następnie rozliczenie się z serwisem na podstawie umowy o dzieło. Dzięki temu klient otrzymuje potrzebną mu fakturę, a freelancer wynagrodzenie i pomoc w opłacaniu zaliczek na podatek dochodowy.

Jak wystawić fakturę online bez firmy?

Wystawianie faktury online za pośrednictwem platformy dla freelancerów jest proste i szybkie. W celu przygotowania dokumentu wystarczy przygotować dane klienta, czyli jego NIP, nazwę firmy i adres działalności. Następnie należy podać rodzaj wykonanej usługi, a także ustaloną wcześniej kwotę wynagrodzenia. Tak przygotowany dokument trafia do klienta, który dokonuje płatności.

Zaakceptowane dzieło trafia do zleceniodawcy, a płatność na saldo na platformie, które następnie może zostać wypłacone bezpośrednio na konto freelancera. Otrzymuje on wówczas wynagrodzenie pomniejszone o prowizję serwisu, a także o zaliczkę na podatek dochodowy. Dodatkowo wykonawca otrzymuje co roku PIT-11 na podstawie którego może szybko rozliczyć się z urzędem skarbowym w wymaganym terminie. Platforma Freelancehunt umożliwia łatwe wystawienie faktury bez działalności oraz sprawne rozliczenia.

Jakie są korzyści z wystawiania faktur online przez Freelancehunt?

Korzystanie z serwisu Freelancehunt to dobre rozwiązanie w szczególności dla freelancerów, którzy mają nieregularne dochody lub dorabiają do stałego wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę. Wystawienie FV online zajmuje zaledwie kilka minut, a koszty są niewielkie. Dodatkowo serwis pobiera opłaty od użytkowników wyłącznie, gdy korzystają z opcji wystawienia dokumentu. Jeśli przez cały miesiąc lub dłużej ani razu nie wystawiają faktury, nie płacą za posiadanie konta na platformie.

Kto może wystawić fakturę przez serwis Freelancehunt? Może to zrobić każda osoba fizyczna, która ma konto w serwisie. Po wystawieniu dokumentu nie trzeba płacić składek ZUS, ani samodzielnie odprowadzać zaliczek na podatek dochodowych. Ponadto freelancer otrzymuje PIT-11 w wymaganym terminie, a także zabezpiecza swoje płatności. 

Każde wykonane zlecenie może być ocenione przez klienta, co pozwala zwiększyć zaufanie innych klientów. Dodatkowo wysokie oceny za dotychczasowe prace sprawiają, że zyskujesz większe szanse na to, że klienci sami zgłoszą się do Ciebie z kolejnych zadaniem do wykonania.

Podsumowanie: jak wybrać najlepszą formę rozliczenia jako freelancer?

Wybór najlepszej formy rozliczenia jako freelancer zależy przede wszystkim od tego, ile wynoszą miesięczne zarobki, jaka jest ich regularność oraz czy wykonawca ma inne źródło dochody. 

Korzystanie z platformy freelancerskiej jest prostym sposobem, by legalnie rozliczać się z klientami na podstawie faktury VAT online bez zakładania firmy. Takie rozwiązanie sprawdzi się dobrze zarówno, gdy miesięczne dochody są zbyt niskie, by założyć działalność, jak i w sytuacji, gdy freelancer chce obniżyć koszty pracy i jednocześnie współpracować z solidnymi klientami.