Na ile inspektorzy urzędu skarbowego i innych podmiotów kontrolujących są zadowoleni z jakości dokumentów elektronicznych? Czy nie wymagać wersji tradycyjnej?
Zgodnie z obowiązującym prawem (podstawy prawne znajdują się poniżej) i Centralna Izba Fiskalna oraz wszystkie inne organy państwowe nie mają podstaw by wymagać dokumentów w wersji papierowej w przypadkach, kiedy dokumenty elektroniczne zostały podpisane przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego, wydanego przez ośrodki certyfikowania kluczy elektronicznych z akredytacją. Oto przykład oficjalnej odpowiedzi od Centralnej Izby Fiskalnej na pytanie o zasady dotyczące wykorzystywania podpisu elektronicznego.
Na ile legalne jest wykorzystywanie podpisu elektronicznego przy prowadzeniu dokumentacji?
Ogólne zasady zawierania umów gospodarczych ustanowione w artykule 179 Kodeksu Gospodarczego Ukrainy, część 7, która odwołuje się do Kodeksu Cywilnego Ukrainy (dalej zwanym KC) o porządku prawnym zawierania umów.
Odwołując się do treści cz.2 art.202 KC, umowa jest zgodą wielostronną Formy danej zgody określa art.205 KC. Tak, umowa może zostać zawarta zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, a strony mają prawo do samodzielnej decyzji odnośnie formy zawieranej umowy, jeśli prawo nie przewiduje jednej właściwej formy dla konkretnych rodzajów umów.
Wymagania co do formy pisemnej regulowane są art. 207 KC, a dokładnie: treść umowy powinna być zapisana w jednym bądź kliku dokumentach (również elektronicznych), które zostały podpisane przez strony (zatwierdzone pieczątką- za dobrowolną zgodą stron).
Warto zwrócić uwagę na fakt, iż Kodeks Cywilny uznaje pisemną i elektroczniczą formę dokumentów za tożsame i jednakowo przeznaczone do zawierania umów. (art. 205 KC), a podpisanie i zatwierdzenie poprzez postawienie pieczątki na dokumencie elektronicznym jest reglamentowane przez ukraińskie prawo "o dokumentach elektronicznych i ich obrocie" (dalej: Prawo o DE) oraz prawem ukraińskim "O podpisach elektronicznych" (dalej: prawo o PE).
W definicji pojęcia "oryginał dokumentu elektronicznego", art.7 Kodeksu Prawnego Ukrainy "o DE" cyfrowy podpis elektroniczny uznawany jest jako ekwiwalent podpisu odręcznego.
KP Ukrainy "o PE" ustanawia wymóg uznania podpisu elektronicznego jako równoznacznego z podpisem tradycyjnym: podpis elektroniczny jest potwierdzony przy wykorzystaniu obowiązującego w danym czasie certyfikatu kluczy elektronicznych, którym odpowiada osobisty klucz podpisującego, za pomocą sprawdzonych narzędzi służących do wykonywania podpisów cyfrowych.
Zgodnie z powyższym, zawieranie przez osoby umów gospodarczych w formie elektronicznej z wykorzystaniem przez strony podpisu elektronicznego jest całkowicie legalne.
Czt można wykorzystywać dokumenty w formie elektronicznej jako dowód w sprawach sądowych?
Tak. W tym celu sąd powinien otrzymać kopię dokumentu oraz wydrukowane sprawozdanie odnośnie jego sprawdzenia. Kopie tych dokumentów należy zatwierdzić zgodnie z wymogami prawa procesowego i przepisami administracyjnymi, a dokładniej: oznaczyć dokument zapisem "KOPIA" w prawym górnym rogu pierwszej strony każdego z dokumentów oraz zatwierdzający komunikat "zgodnie z oryginałem" ze wskazaniem stanowiska, nazwiska i inicjałów osoby, która okazuje kopię (podpis danej osoby zatwierdza się przystawieniem pieczątki firmy bądź jej filii.
Sądy same zobowiązane są do używania podpisu elektronicznego przy zamieszczaniu decyzji na oficjalnej stronie scentralizowanego rejestru państwowego wyroków sądowych . Pkt 12 Porządku prawnego prowadzenia scentralizowanego rejestru państwowego wyroków sądowych, wprowadzonego na mocy postanowienia Gabinetu Rady Ministrów z 25.05.2006 nr 740 przewiduje "12. Sądy kierują do administratora rejestru wyroków sądowych kopię treści wszystkich wyroków sądowych wyłącznie w formie elektronicznej, opracowanej przy użyciu zautomatyzowanego systemu obrotu dokumentów z wykorzystaniem cyfrowego podpisu elektronicznego, przed wydaniem kopii decyzji sądu". "Elektroniczna kopia decyzji sądu- sporządzona w sądzie w formacie danych elektronicznych identyczna w odniesieniu do wyroku sądowego względem udokumentowanej informacji i danym, zatwierdzona przez podpis elektroniczny osoby, podpisującej daną decyzję, która może być sformatowana drogą elektroniczną do postaci wizualnej;"