Внедрить битрекс24

Хотим внедрить CRM систему Битрекс24

Техническое задание для настройки СRM Битрекс 24

Краткое описание бизнеса: 

Сдача кофемашин Бесплатную в аренду с обязательной покупкой кофе 1 раз /месяц. 

Кофемашины ставятся в зависимости от объема кофе который обязуются заказывать в месяц. 

Компания работает по двум ФОП 3я группа налогообложения и 2 группа налого облажения.

Компания покупает как новые кофемашины для сдачи в аренду так и БУ. 

Компания делает техническое обслуживание кофемашин перед установкой. Есть свой тех отдел и также есть компания партнер которые выполняют работы по подготовке или ремонту кофемашин. 

Компания в некоторых случаях сдает кофемашины за деньги.

Компания также предоставляет кофемашины также на краткий строк. 

Компания должна производит технические работы по чистке кофемашин которые установлены.

Если кофемашина ломается компания делает замену кофемашины или ее ремонт прямо у заказчика. 

Что мы хотим от Битрикс 24

Настройка СRM:

• получение лидов в CRM c сайта с форм;

• создание лидов с звонков через IP-телефонию (Проблема с использование IP телефонии заключается в плохой слышимости через мобильный телефон, звонки часто делаем из автомобиля а не офиса.  тестировали БИНОТЕЛ, нужно решение которое сможет обеспечить качественную связь без ИП телефона);

• создание лидов из Facebook Leads;

• создание лидов из переписок в мессенджере Facebook

Что должно быть в карточке лида: 

• номер телефона

• мессенджер вайбер или телеграм, история переписки подтянута к лиду

• контактное лицо

• город, вид аренды: (выбор: долгострочная / краткострочная)

• тип кофемашины: зерновая/капсульная,  

• название компании (не обязательное поле).

На данный момент лиды попадают из Organic, ADS Google, ADS Facebook (Leads, переписка в Massanger).

Настройка воронки

Воронка по новым лидам: 

Получаем контакт, 

перезваниваем

сбрасываем наше предложение на вайбер или Телеграм, електроную почту.

После лид не беспокоим, когда человек созревает как правило это занимает до  10 дней в 80% случаев. 

Созревший лид пишет в вайбер и туда же сбрасывет документы на установку, выбирает условие покупки кофе в зависимости от этого мы предоставляем кофемашину. 

Основная продажа проходит в переписке в Messenger-х критически важна интеграция с  Viber, Telegram (получение картинок в мессенджерах)

Настройка первичной сделки

Прохождение сделки проходит такие этапы: 

Согласование сделки, на этом этапе должны быть заполнены поля: 

• на кого заключаем договор: физ лицо/ФОП/юр.лицо

Для юр лица и ФОП: 

• свидетельство о гос регистрации;

• юридический адрес;

• директор или уполномоченное лицо подписания договора;

• расчетный счет компании; 

Для физ лица:

• паспортные данные;

• ИНН;

• прописка;

Адрес установки кофемашины

• город

• улица

• дом

• офис

• комментарий как проехать

• Минимальное количество кофе которое клиент обязуется заказывать;

• Дату и желаемый промежуток времени для установки;

• Перечень товаров которые заказал человек* или стоимость платной аренды;

• Вариант оплаты: нал/безнал/карта.ПБ;

• Через какую компанию оформляем сделку ФОП на 3й группе / ФОП на 2й группе;

• ІD кофемашины / кофемашин которые будут закреплены за сделкой.

• Должна автоматически быть поставлена задача на подготовку к установке конкретной кофемашине.

*Перечень товаров должен подтягиваться из Товаров которые мы загружаем в Битрикс 24, должна быть реализована легкое подтягивания товаров в сделку и их количество. 

**На этом этапе должны формироваться информация должна подтянутся из карточки сделки: 

• договор;

• акт установки кофемашины;

• счет (в случае если оплата будет налом в счете должна быть пометка ожидаем оплату налом);

• расходная накладная.

Подтверждение сделки 

В день сделки должен пройти процесс утвержения и согласование времени может также быть на данном этапе.

Установка на этом этапе должны быть: 

• фото установки;

• подписан договор или комментарий когда нам отдадут подписан договор;

• подписан акт установки кофемашины;

• отметка об оплате или оставленом счете на постоплату. 

• ОБЯЗАТЕЛЬНО ВЫСТАВЛЕНА ДАТА СЛЕДУЮЩЕГО ЗАКАЗА (ровно через месяц -2 дня должна быть создана задача/сделка на согласование нового заказа)

Проверка оплаты по счету: 

Не позднее чем 3 банковских дня оплаты которые происходят по счету должны быть зачислены на счет Компании, если возможно как-то синхронизировать эту информацию было бы отлично, если нет тогда мы должны видеть всех кто не оплатил и в ручном режиме проверять и отмечать. 

Если оплата на карту ПриватБанка деньги должны поступить в тот же день. 

Повторная  сделка: 

Повторная сделка происходит не позднее 30 дней после предыдущего заказа, может быть плавающей пару дней в связи с выходными днями и праздничными. Она должна создаваться за 2 дня до плановой даты, на этом этапе:

Здесь мы видим такие этапы: 

• Согласование сделки: 

Отправляем запрос на сделку, просим выбрать товар, как правило это деается через Messenger Viber, Telegram.

• Формирование отправки или доставки: 

• получаем заказ;

• формируем документы расходная накладная / счет;

• отправляем запрос на поставщика товара;

• формируем транспортные накладные на сайте Новой Почты (Важна интеграция с Новой Почтой, Укр Почтой*);

• Проверка доставки Новой Почты или отчета от курьера

• Отправка посылок

Отправка должна произойти до 19.00 текущего дня.

За доставку платим мы в сделке должна отображаться сумма уплаченная за доставку и в случае форпоста за возврат денег. 

• Проверка доставки Новой Почты или отчета от курьера

Доставка должна быть доставлена на следующий день после отправки, если доставка не произошла вовремя мы должны составить запрос на НовуюПочту и отправить заявление на компенсацию стоимости доставки.

• Получение форпоста

Нужно поставить отметки о получении денег.

Настройка ОСТАНОВКИ сделок

Клиент может отказаться от продолжения договора в любой момент в таком случае проходят этапы: 

• Согласование даты разрыва договора;

• Подготовка акта-приема передачи кофемашины;

• Забор кофемашины и подписание актов. После этого этапа сделка должна пойти в Архив и больше не повторятся. Также бывают случаи когда контакт через определенное время снова может заказать кофемашину но уже на другой договор, важно чтобы в будущем закрытая сделка не мешала. 

• Выставление задания на техническое обслуживание полученной после аренды кофемашины

В случае краткосрочной аренды все тоже самое но только планируемая дата остановки будет вместо заказа. 

НАСТРОЙКА ОТЧЕТОВ АНАЛИТИКИ

Нужны разрезы по дню / неделе / месяц / год / все время

Нужны сравнительные разрезы неделя с неделей/ месяц с месяцем

Отчет по лидам: 

• Количество лидов всего, количество отправленых предложений / количество новых установок / количество разорваных контрактов

• Количество лидов их стоимость по каналам рекламы

Отчет по сделкам: 

• Количество новых сделок; 

• Количество постоянных / повторных сделок

• Количество стопов сделок

• Стоимость сделки только новые (цена которую мы платим за сделку);

• Оборот по сделкам

• Себестоимость в товаре по сделкам

• Себестоимость по доставке по сделкам

• Количество коротких сделок (тех которые устанавливают кофемашины на короткий срок до 30 дней, этих сделок не должно быть в отчетах количественных отчетах, но товаро оборот по ним должен учитываться)

Отчет по товарам:

• ! Количество товара в сделках на сегодня какого товара и сколько нужно закупить у поставщика. 

• Количество товаров, реализованы за период в товарном разрезе. 

• Количество товарных и бестоварных сделан (с оплатой за аренду без покупки кофе)

* Было бы неплохо еще добавить отчет по количеству кофемашин в работе, на одном договоре может быть более 1 кофемашины в работе. Это пожелание не обязательное к реализации. 

Настройка ремонтов и обслуживания кофемашин

Кофемашины проходят ремонты и обслуживание. Обслуживание и ремонт проходит как силами Компании так и аутсорсом. 

Все кофемашины которые работают у клиентов имеют свой ID. 

К каждому ІD кофемашины нужно привязать первоначальную стоимость кофемашины и добавлять все затраты на ремонт и обслуживание. 

Задача на обслуживание кофемашины должна выставляться автоматически кофемашин которые используют в сделке либо раз /4 месяца либо по проливу через нее 15 кг. кофе. 

После выполнения задания должны в задаче быть указаны какие запчасти были использованы и сколько времени на выполнение этой работы было затрачено, какой вид работ был проведен.  

В случае если выполняет работу аутсорсер должна указываться сумма к оплате. 

И выставляет задачу  на оплату.

Отчет по кофемашинам:

• Количество установленных кофемашин

• Стоимость кофемашин первоначальная что находятся в работе

• Полная стоимость кофемашин которые находятся в работе первоначальная стоимость + все работы по обслуживанию и ремонту (возможность посмотреть по каждом ІD)

• Оборот по кофемашине (оборот который мог  быть одной кофемашины на разных договорах за весь срок)

• Стоимость сделок по ID кофемашине.

РЕМОНТЫ КОФЕМАШИНЫ: 

Если кофемашина ломается процесс такой:

• фиксация обращения клиента, 

• более 70% поломок можно устранить по телефону кнопками;

Если устранения кнопками не помогло формируется задача на замену кофемашины, алгоритм следующий:

• подготовка кофемашины для замены если нет на складе;

• в замену как и в установку должна подтягиваться конкретная модель кофемашины;

• задача на замену курьеру;

• задача на ремонт сервисным. 

Замена кофемашины: 

• в процессе работы компания может изменить условия договора, например заказывали кофе на 3 кг. стали заказывать на 4 кг / месяц либо 2 кг / месяц.

• В таком случае должна быть возможность исправления сделки, и также формирование дополнительного договора и его подписание с изменением кофемашины которая стоит ее улучшением или понижением класса.