Faktura bez firmy dla klienta zagranicznego: waluta, VAT i dokumenty

Freelancer z Polski może rozliczyć przez Freelancehunt zarówno klienta krajowego, jak i firmę lub osobę fizyczną z UE albo spoza UE. Kluczowe są trzy informacje: kraj klienta, jego status oraz rezultat wykonanej pracy. To od nich zależą waluta faktury, model VAT i dalszy przebieg rozliczenia.

W usłudze Faktura bez firmy podstawowa zasada pozostaje prosta: freelancer wykonuje projekt, a fakturę dla klienta wystawia i obsługuje Freelancehunt Sp. z o.o.

Kogo można rozliczyć przez Fakturę bez firmy

Usługa pozwala rozliczać klientów z różnych krajów: z Polski, Unii Europejskiej oraz spoza UE. Dzięki temu freelancer może obsłużyć płatność od klienta z Niemiec, Francji, Czech, Wielkiej Brytanii, USA, Kanady, Szwajcarii lub innego kraju.

Kluczowe jest poprawne wpisanie danych klienta. Pomyłka w kraju albo statusie klienta może wpłynąć na walutę faktury, model VAT i sposób dalszego rozliczenia.

Waluta zależy od kraju klienta

Waluta faktury nie jest ręcznym wyborem freelancera. Wynika z kraju zleceniodawcy, dlatego warto uwzględnić ją już przy ustalaniu ceny — zwłaszcza wtedy, gdy negocjujesz z klientem „kwotę do zapłaty” albo „kwotę, którą chcesz otrzymać”.

VAT: osobno firma, osobno osoba fizyczna

Przy klientach zagranicznych nie wystarczy sprawdzić samego kraju. Znaczenie ma także to, czy klient działa jako firma, czy jako osoba fizyczna.

VAT wymaga precyzyjnego podejścia. Klient zagraniczny nie zawsze oznacza rozliczenie bez VAT, a klient z UE nie zawsze oznacza reverse charge. Znaczenie mają m.in. kraj klienta, jego status oraz rodzaj transakcji.

Zasady ustalania miejsca świadczenia usług opisuje podatki.gov.pl. Procedurę OSS dla części transakcji B2C w UE wyjaśnia punkt kompleksowej obsługi OSS i IOSS.

Przykłady rozliczenia klienta zagranicznego

Niemiecka spółka GmbH

Klient jest firmą z UE. Faktura jest wystawiana w EUR, a standardowym modelem VAT jest reverse charge. Do rozliczenia trzeba podać prawidłowe dane firmy oraz numer identyfikacyjny, jeżeli jest wymagany.

Osoba prywatna z Niemiec

Klient jest osobą fizyczną z UE, dlatego faktura jest wystawiana w EUR. W tym przypadku model VAT różni się od rozliczenia B2B — stosowany jest OSS, a na fakturze pojawia się 19% VAT.

Firma z USA

Klient spoza UE oznacza fakturę w USD. Dla danej transakcji stosowany jest reverse charge, na fakturze pojawia się 0% VAT oraz odpowiednia adnotacja o odwrotnym obciążeniu.

Klient z Wielkiej Brytanii

Wielka Brytania nie jest traktowana jak kraj UE. W standardowej logice usługi oznacza to rozliczenie poza UE, czyli fakturę w USD. Dla osoby fizycznej z Wielkiej Brytanii na fakturze pojawia się 0% VAT oraz oznaczenie reverse charge.

Co freelancer musi przygotować

Do rozliczenia klienta zagranicznego przygotuj:

• adres e-mail płatnika,
• nazwę firmy albo imię i nazwisko osoby fizycznej,
• kraj klienta,
• adres klienta,
• identyfikator podatkowy, jeśli dotyczy,
• nazwę projektu,
• opis wykonanego rezultatu,
• termin płatności,
• materiał potwierdzający wykonanie pracy.

Jeżeli klient działa jako firma, jego status podatkowy można dodatkowo sprawdzić w systemie VIES albo we właściwym rejestrze kraju klienta. Warto też zachować korespondencję, która potwierdza zakres zlecenia, ustaloną kwotę i odbiór pracy.

Prowizja i limity w walutach

Prowizja usługi wynosi 4,9%. Miesięczne limity prowizji zależą od waluty faktury:

Przy fakturach wystawianych w różnych walutach prowizje są sumowane i przeliczane do łącznego limitu 249 PLN według aktualnego kursu.

Masz klienta spoza Polski? Sprawdź aktualne zasady usługi Faktura bez firmy i rozlicz współpracę przez Freelancehunt.