Lista kontrolna dla sieci sklepów
Opracowałem wielofunkcyjnego bota czatu Telegram do automatyzacji wewnętrznych procesów sieci sklepów Delikat. Głównym celem projektu było stworzenie cyfrowego systemu checklist oraz zautomatyzowanej ewidencji czasu pracy pracowników z podziałem na poszczególne sklepy firmy.
W bocie zrealizowano skomplikowaną, wielopoziomową strukturę lejków dla każdego sklepu sieci osobno. Pierwszy etap interakcji obejmuje zautomatyzowaną rejestrację pracowników z dalszym przypisaniem do odpowiedniego lejka swojego sklepu. System zbiera i przetwarza kluczowe dane pracownika: imię, nazwisko, numer telefonu oraz numer sklepu. Po zakończeniu rejestracji użytkownik automatycznie uzyskuje dostęp do spersonalizowanego menu głównego.
Główne menu bota czatu zawiera funkcje:
• Rozpoczęcie pracy
• Zakończenie pracy
• Nocne zakończenie pracy
• Przegląd przepracowanych godzin za miesiąc
• Kontakt z pomocą techniczną
Funkcjonalność „Rozpoczęcie pracy” automatycznie rejestruje czas rozpoczęcia zmiany pracownika i uruchamia system algorytmów do dalszego obliczania godzin pracy. W procesie opracowywania wykorzystano skomplikowane scenariusze logiczne, zmienne oraz automatyczne działania do poprawnego obliczania czasu pracy w zależności od typu zmiany. Dla pracowników dziennych stosuje się osobną formułę obliczeniową, a dla nocnych zmian wdrożono bardziej skomplikowany algorytm z dodatkowym automatycznym naliczeniem 25% do całkowitego przepracowanego czasu.
Po zakończeniu zmiany wszystkie dane automatycznie przesyłane są do Google Arkuszy, co pozwala na centralne przechowywanie i przetwarzanie informacji o czasie pracy pracowników. Dodatkowo zrealizowano integrację Telegramu z Google Sheets poprzez system formuł i automatycznej wymiany danych. Pracownicy mogą w każdej chwili uzyskać informacje o łącznej liczbie przepracowanych godzin za miesiąc bezpośrednio w Telegramie. W tym celu wykorzystuje się cztery osobne formuły, które automatycznie przetwarzają informacje w arkuszach i przekazują wynik do bota czatu.
Szczególną uwagę poświęcono automatyzacji kontroli procesów roboczych. W bocie wdrożono system przypomnień dla pracowników, którzy zapomnieli zakończyć zmianę roboczą lub „wylogować się” z systemu. Osobne scenariusze zostały stworzone zarówno dla pracowników dziennych, jak i nocnych, co pozwoliło zminimalizować utratę danych oraz zwiększyć dokładność ewidencji czasu pracy.
W projekcie wdrożono również system komunikacji z pomocą techniczną. Pracownicy mogą szybko zwrócić się o pomoc bezpośrednio przez bota czatu, co znacznie ułatwia przechodzenie przez checklisty oraz rozwiązywanie problemów technicznych bez angażowania zewnętrznych usług.
Podczas realizacji projektu aktywnie wykorzystywano umiejętności projektowania architektury botów czatu, automatyzacji procesów biznesowych, integracji z Google Sheets, budowy skomplikowanej logiki scenariuszy oraz pracy ze zmiennymi i algorytmami. Szczególną uwagę poświęcono stabilności systemu, wygodzie użytkowników oraz skalowalności rozwiązania dla całej sieci sklepów.
W rezultacie stworzono efektywne narzędzie do automatyzacji wewnętrznych procesów firmy, kontroli czasu pracy personelu, optymalizacji komunikacji oraz uproszczenia zarządzania pracownikami w dużej sieci handlowej.
Cała struktura techniczna została opracowana wyłącznie dla procesu roboczego, dlatego w bocie czatu brakuje zdjęć sprzedażowych itp.
Podczas tworzenia projektu omawiano jedynie obliczanie czasu, ale w dalszym procesie pracy z botem czatu wzrosła potrzeba zwiększenia zbierania danych od użytkowników, a mianowicie:
• przerwy techniczne po 15 minut - 2 szt.
• obiad 30 minut - 1 szt.
• możliwość dla kierowników widzenia swoich pracowników, gdy ci wychodzą do innych sklepów dodatkowo zaangażowanych.
Dlatego projekt został zrealizowany, ale znajduje się w fazie dopracowywania i wymaga dalszych prac.
Jeśli czytelnicy potrzebują weryfikacji, to przy wprowadzaniu danych, proszę wprowadzać nr sklepu 1001.
W bocie zrealizowano skomplikowaną, wielopoziomową strukturę lejków dla każdego sklepu sieci osobno. Pierwszy etap interakcji obejmuje zautomatyzowaną rejestrację pracowników z dalszym przypisaniem do odpowiedniego lejka swojego sklepu. System zbiera i przetwarza kluczowe dane pracownika: imię, nazwisko, numer telefonu oraz numer sklepu. Po zakończeniu rejestracji użytkownik automatycznie uzyskuje dostęp do spersonalizowanego menu głównego.
Główne menu bota czatu zawiera funkcje:
• Rozpoczęcie pracy
• Zakończenie pracy
• Nocne zakończenie pracy
• Przegląd przepracowanych godzin za miesiąc
• Kontakt z pomocą techniczną
Funkcjonalność „Rozpoczęcie pracy” automatycznie rejestruje czas rozpoczęcia zmiany pracownika i uruchamia system algorytmów do dalszego obliczania godzin pracy. W procesie opracowywania wykorzystano skomplikowane scenariusze logiczne, zmienne oraz automatyczne działania do poprawnego obliczania czasu pracy w zależności od typu zmiany. Dla pracowników dziennych stosuje się osobną formułę obliczeniową, a dla nocnych zmian wdrożono bardziej skomplikowany algorytm z dodatkowym automatycznym naliczeniem 25% do całkowitego przepracowanego czasu.
Po zakończeniu zmiany wszystkie dane automatycznie przesyłane są do Google Arkuszy, co pozwala na centralne przechowywanie i przetwarzanie informacji o czasie pracy pracowników. Dodatkowo zrealizowano integrację Telegramu z Google Sheets poprzez system formuł i automatycznej wymiany danych. Pracownicy mogą w każdej chwili uzyskać informacje o łącznej liczbie przepracowanych godzin za miesiąc bezpośrednio w Telegramie. W tym celu wykorzystuje się cztery osobne formuły, które automatycznie przetwarzają informacje w arkuszach i przekazują wynik do bota czatu.
Szczególną uwagę poświęcono automatyzacji kontroli procesów roboczych. W bocie wdrożono system przypomnień dla pracowników, którzy zapomnieli zakończyć zmianę roboczą lub „wylogować się” z systemu. Osobne scenariusze zostały stworzone zarówno dla pracowników dziennych, jak i nocnych, co pozwoliło zminimalizować utratę danych oraz zwiększyć dokładność ewidencji czasu pracy.
W projekcie wdrożono również system komunikacji z pomocą techniczną. Pracownicy mogą szybko zwrócić się o pomoc bezpośrednio przez bota czatu, co znacznie ułatwia przechodzenie przez checklisty oraz rozwiązywanie problemów technicznych bez angażowania zewnętrznych usług.
Podczas realizacji projektu aktywnie wykorzystywano umiejętności projektowania architektury botów czatu, automatyzacji procesów biznesowych, integracji z Google Sheets, budowy skomplikowanej logiki scenariuszy oraz pracy ze zmiennymi i algorytmami. Szczególną uwagę poświęcono stabilności systemu, wygodzie użytkowników oraz skalowalności rozwiązania dla całej sieci sklepów.
W rezultacie stworzono efektywne narzędzie do automatyzacji wewnętrznych procesów firmy, kontroli czasu pracy personelu, optymalizacji komunikacji oraz uproszczenia zarządzania pracownikami w dużej sieci handlowej.
Cała struktura techniczna została opracowana wyłącznie dla procesu roboczego, dlatego w bocie czatu brakuje zdjęć sprzedażowych itp.
Podczas tworzenia projektu omawiano jedynie obliczanie czasu, ale w dalszym procesie pracy z botem czatu wzrosła potrzeba zwiększenia zbierania danych od użytkowników, a mianowicie:
• przerwy techniczne po 15 minut - 2 szt.
• obiad 30 minut - 1 szt.
• możliwość dla kierowników widzenia swoich pracowników, gdy ci wychodzą do innych sklepów dodatkowo zaangażowanych.
Dlatego projekt został zrealizowany, ale znajduje się w fazie dopracowywania i wymaga dalszych prac.
Jeśli czytelnicy potrzebują weryfikacji, to przy wprowadzaniu danych, proszę wprowadzać nr sklepu 1001.
Czerkasy 
Gotowy do podjęcia pracy