Automatyzacja CRM - Automatyzacja zbierania faktur - ClickUp

Amerykańska firma świadcząca usługi budowlane zarządzała ponad 5 000 faktur za pomocą Service Fusion — platformy legacy z ograniczoną możliwością dostosowania i bez wbudowanego procesu windykacji.
PROBLEM
Księgowy spędzał około 60 godzin miesięcznie na pracy ręcznej: przenoszeniu danych faktur między systemami, śledzeniu terminów płatności z pamięci, komponowaniu indywidualnych e-maili przypominających. Każdy e-mail zajmował 15 minut — zbieranie informacji z wielu ekranów, porównywanie szczegółów zleceń, ręczne formatowanie wiadomości.

Krytyczne ograniczenie: Service Fusion przechowuje faktury i klientów w oddzielnych tabelach bez bezpośredniego połączenia. Pracownicy śledzili powiązania przez tabelę Zleceń, co czyniło systematyczne śledzenie niemal niemożliwym.
ROZWIĄZANIE
Trzy automatyzacje działające razem, zachowujące Service Fusion jako źródło prawdy:
• Zjednoczone Śledzenie: Szacunki + faktury automatycznie trafiają do Smartsheet
• System Windykacji: 7 szablonów e-mailowych według etapu płatności (-2 dni, dzień 1, 7, 14, 31+). Jedno kliknięcie wysyła spersonalizowane przypomnienie z nazwą zlecenia, adresem, identyfikatorem faktury, kwotą
• Auto-Synchronizacja: Aktualizacje co 30 minut. Opłacone faktury automatycznie zamykają powiązane zadania w ClickUp
WYNIKI
• 60 godzin/miesiąc uwolnionych od pracy ręcznej
• Czas przypomnienia: 15 min → 1 klik
• Pierwsza w historii możliwość śledzenia wskaźnika windykacji
• Obsługuje ponad 5 000 faktur bez dodatkowych pracowników
Harmonogram: 2,5 tygodnia (rozwój + testowanie)