Цель – создать автономную платформу, которая могла бы максимально оптимизировать процессы получения, обработки и выполнения заказов, а так же позволила вести бухгалтерский учет и анализировать полученные данные. Фактически, это комбинация CRM системы с freelance биржей и бухгалтерской программой.
Главные приоритеты:
- Автоматизация процесса. Уменьшение влияния человеческого фактора, снижение необходимости в человеко-часах для выполнения фиксированного количества работы.
- Безопасность данных. Предотвращение утечки информации из клиентской базы к сотрудникам. Защита контактных данных авторов от менеджеров.
Масштабируемость. Возможность увеличивать одновременное количество специалистов на платформе, подключать ее к другим сайтам, добавлять новый функционал.
Когда клиент заполняет форму заявки на сайте Х, он отображается в тикетной системе у менеджера на сайте Y. Клиентов можно распределять в разные папки в зависимости от стадии процесса обработки их тикетов, например: «Новые», «Ожидает оплаты», «В процессе» и т.п. У одного клиента может быть несколько тикетов в разных стадиях обработки. В диалоговом окне менеджер может вести переписку с клиентом и параллельно заполнять его тикеты. Сообщения клиенту приходят с корпоративной почты. Менеджер не видит имейл клиента. На сайте к нему привязывается уникальный идентификатор по типу «name000000»(генерируется на основе имейла клиента). Когда требования к заказу оговорены, тикет заполнен и клиент прислал подтверждение оплаты (вручную), менеджер нажимает кнопку «Сформировать заказ» и тикет дальше попадает на биржу заказов. Автора видят список доступных тикетов, могут их фильтровать по различным характеристикам и просматривать детальную информацию. Если автор видит подходящий тикет, он его выбирает и подает свою заявку. Менеджер видит перечень авторов, которые подались на определенный тикет. Он может просмотреть их статистику успеха, количество активных проектов и текстовое окно с кратким резюме. При подтверждении заказа, автор добавляется в чат с клиентом и менеджером. Автор видит менеджера и клиента только как «name000000» и «Manager Name». Сообщения, которые отправлены от автора, приходят клиенту с того же самого корпоративного имейла, однако на них есть текстовая пометка «От автора». Менеджер может написать автору персональное сообщение в диалоговом окне тикета, клиенту оно видно не будет. Способы общения между автором и менеджером вне конкретного тикета не предусмотрены. По выполнению заказа, когда клиент в сообщении подтверждает качество или не выходит на связь на протяжении Х дней, менеджер в ручную закрывает заказ. На страничку бухгалтерии приходит сообщение, что автору A нужно выплатить суму 00000. Когда гонорар отправляется, данные транзакции вручную вносятся в систему бух.учета, и сообщение исчезает. Диалоговое окно клиента не чистится, тикет отображается как «Выполненный». Если клиент не принимает работу, менеджер может отметить тикет как «Невыполненный с выплатой» или «Невыполненный», и гонорар автор не получает. В любой момент у менеджера должна быть возможность активировать старый тикет, и тогда автору придет уведомление о продолжении работы.
Более детальное описание внизу
