Облікова таблиця для невеликої мережі квіткових магазинів

Мета: зменшити кількість «ручних» операцій, організувати зручний та наглядний облік доходів та витрат

Як було:

1. Дані про продажі та витрати на різних точках вносились вручну працівниками в Google таблицю «Магазини»
2. Керівником підсумкові дані за напрямами доходів/витрат вручну переносились до Google таблиці «Реклама» та «Операціі» (в цій же таблиці розраховувались фінансові підсумки, але у формулах було враховано не всі витрати

Що зроблено:

1. Налаштовано автоматичне перенесення потрібних даних із таблиці «Магазини» до таблиць «Реклама» та «Операціі» та даних з таблиці «Реклама» до таблиці «Операціі» (цю таблицю обрано для ведення підсумкового обліку)

2. Впорядковано внесення даних про господарські операції: створено аркуш із довідниками «Операції», «Постачальники» та залишками на початок року по кожній із статей; створено аркуш для внесення операцій із зручними випадаючими списками, що виключало можливість некоректного введення назви контрагенту чи операції

3. Створено лист-дашборд для автоматичного виведення підсумків з можливістю обрати конкретний інтервал часу (продажи в розрізі джерел; рух грошових коштів; рекламні показники; розрахунки з постачальниками; структура витрат)
4. Створено лист для автоматичного формування підсумків року, де у розрізі місяців відображаються доходи та витрати у розрізі джерел та стан розрахунків з постачальниками

Результат:
1. Керівник отримав прозору та точну систему обліку доході та витрат — як за конкретний період (день, тиждень і т. п.), так і в динаміці по місяцях року
2. Мінімізовано обсяг «ручних» операцій, робота з таблицями займає менше часу.

#GoogleSheets #GoogleAppsScript #автоматизація