Чек-лист для сети магазинов

Разработал многофункциональный Telegram чат-бот для автоматизации внутренних процессов сети магазинов Деликат. Основной задачей проекта стало создание цифровой системы чек-листов и автоматизированного учета рабочего времени сотрудников с распределением по отдельным магазинам компании.

В боте была реализована сложная многоуровневая структура воронок для каждого магазина сети отдельно. Первый этап взаимодействия включает автоматизированную регистрацию работников с последующим распределением в соответствующую воронку своего магазина. Система собирает и обрабатывает ключевые данные сотрудника: имя, фамилия, номер телефона и номер магазина. После завершения регистрации пользователь автоматически получает доступ к персонализированному главному меню.

Основное меню чат-бота включает функции:
• Начало работы
• Конец работы
• Ночной конец работы
• Просмотр отработанных часов за месяц
• Обращение в техническую поддержку

Функционал "Начало работы" автоматически фиксирует время начала смены работника и запускает систему алгоритмов для дальнейшего расчета рабочих часов. В процессе разработки были использованы сложные логические сценарии, переменные и автоматические действия для корректного расчета рабочего времени в зависимости от типа смены. Для дневных работников применяется отдельная формула расчета, а для ночных смен реализован более сложный алгоритм с дополнительным автоматическим начислением 25% к общему отработанному времени.

После завершения смены все данные автоматически передаются в Google Таблицу, что позволяет централизованно хранить и обрабатывать информацию о рабочем времени сотрудников. Дополнительно была реализована интеграция Telegram с Google Sheets через систему формул и автоматического обмена данными. Работники могут в любой момент получить информацию о общем количестве отработанных часов за месяц непосредственно в Telegram. Для этого используются четыре отдельные формулы, которые автоматически обрабатывают информацию в таблицах и передают результат в чат-бот.

Особое внимание было уделено автоматизации контроля рабочих процессов. В боте реализована система напоминаний для сотрудников, которые забыли завершить рабочую смену или "выписаться" из системы. Отдельные сценарии были созданы как для дневных, так и для ночных работников, что позволило минимизировать потерю данных и повысить точность учета рабочего времени.

Также в проекте была внедрена система коммуникации с технической поддержкой. Сотрудники могут быстро обратиться за помощью непосредственно через чат-бот, что значительно упрощает прохождение чек-листов и решение технических вопросов без привлечения сторонних сервисов.

Во время реализации проекта активно использовались навыки проектирования архитектуры чат-ботов, автоматизации бизнес-процессов, интеграции с Google Sheets, построения сложной логики сценариев и работы с переменными и алгоритмами. Особое внимание уделялось стабильности системы, удобству пользователей и масштабируемости решения для всей сети магазинов.

В результате был создан эффективный инструмент для автоматизации внутренних процессов компании, контроля рабочего времени персонала, оптимизации коммуникации и упрощения управления сотрудниками в большой торговой сети.

Вся техническая структура была разработана исключительно для рабочего процесса, поэтому в чат-боте отсутствуют продажные фото и т.д.

При создании проекта обсуждался лишь расчет времени, но в дальнейшем процессе работы с чат-ботом, возросла необходимость в увеличении сбора данных с пользователей, а именно:
• технические перерывы по 15 мин - 2 шт.
• обед 30 мин - 1 шт.
• возможность для руководителей видеть своих сотрудников, когда те выходят в другие магазины дополнительно привлеченными.

Именно поэтому проект сделан, но находится в стадии доработки и требует дальнейших проработок.

Если читатели нуждаются в проверке, тогда при внесении данных, пожалуйста, вносите № магазина 1001.