KeyCRM Внедрение и автоматизация для онлайн-аптеки

Клиент и задача
Онлайн-бизнес в нише фармацевтики/здоровья, который запускает активный трафик на лендинг и хочет:
- структурировать работу с лидами в KeyCRM;
- подключить сайт и телефонию;
- дать менеджерам понятную систему и учебные материалы.

Цель: настроить полный цикл «реклама - заявка - звонок - продажа - повторные продажи» в KeyCRM, с автоматизациями и обучением для команды.

1. Архитектура CRM: воронки, роли, доступы
Сначала мы структурировали процесс продаж:
- выделили воронки: «Теплая воронка», «Холодная», «Повторные продажи» с четкими статусами (новый лид, презентация, обработка возражений, в работе, успех, отказ и т.д.);
- настроили роли (владелец, администратор, менеджер) и права доступа, убрав возможность экспорта базы (карточки, заказы, покупатели) у менеджеров.

2. Встроенные автоматизации в KeyCRM
Чтобы уменьшить ручную рутину и не терять лиды, настроены автоматизации, привязанные к изменению статусов карточек, а не просто ко времени:
- при переходе в статус «Презентация менеджеру» через 30 минут автоматически создается задача «Проверить, получил ли клиент информацию»;
- если карточка 3 дня в статусе «Обработка возражений» - создается задача «Согласовать крутую предложение для клиента»;
- если карточка 5 дней висит в статусе «В работе» - менеджеру приходит напоминание.

3. Интеграция сайта и форм с KeyCRM
Было несколько сценариев по сайту:
- если сайт на WordPress с формами на Elementor/другом плагине: предложена интеграция через ApiX Drive как готовый коннектор между формами и KeyCRM;

- настроен маршрут: форма - ApiX/webhook - KeyCRM с передачей основных полей, UTM-меток и источника.

В качестве альтернативы обсужден вариант через Make (дешевле, но с потенциально меньшей стабильностью, о чем клиент предупрежден).

На перспективу клиенту предложено перенесение сайта на Weblium с полной интеграцией Weblium - KeyCRM:
- проектирование структуры и форм;
- интеграция с CRM через скрипты/коннекторы;

4. Подключение и интеграция телефонии Unitalk
Для работы кол-центра и отслеживания звонков подключено Unitalk:
- клиент оформил подключение и передал админ-доступ к кабинету;
- по базе знаний Unitalk настроено:
- добавление менеджеров (ФИО, e-mail);
- расширение Unitalk Web Dialer в Chrome, чтобы звонки шли прямо из браузера и карточек KeyCRM;
- скрипт call-tracking / ClickToCall на сайте, чтобы связать звонки и веб-активность с CRM.
- интеграция Unitalk - KeyCRM выполнена по официальной инструкции: звонки и записи автоматически прикрепляются к клиентам и сделкам.

5. UTM-метки и аналитика источников
Вместе с клиентом настроена и проговорена схема трекинга источников:
- рекламные кампании передают UTM-метки в ссылках (source, campaign, ad group, creative);
- при отправке формы или звонке эти параметры автоматически попадают в KeyCRM;
- менеджеру и владельцу показано, где смотреть UTM в CRM и как строить фильтры по источникам/кампаниям.
- В случае сбоев по UTM рекомендовано обращаться в поддержку CRM/телефонии, поскольку это уровень штатной интеграции, а не кастомных сценариев.

6. Обучение команды и база знаний
Чтобы CRM жила не только «на запуске», а и в ежедневной работе, клиенту предложено несколько форматов обучения; выбран полный пакет.
Он включал:
- 5–8 коротких видео до 7 минут с озвучкой:
- обзор KeyCRM и основных блоков;
- работа с лидами и клиентскими карточками;
- детальная логика воронки и статусов;
- задачи и напоминания;
- работа с телефонией;
- обработка заявок с сайта и базовая аналитика;
- детальный Google Doc/Notion:
- глоссарий терминов (лид, карточка, клиент, оплата, автоматизация и т.д.);
- описание статусов и чек-листы действий для менеджеров на каждом этапе;
- список всех автоматизаций и объяснение, что именно происходит;
- инструкции по ролям и правам доступа;
- отдельный блок по телефонии: вход в систему, звонки из CRM/браузера, прослушивание записей;

бонус: подборка учебных материалов по KeyCRM, продажам и скриптам.