Задача
Потрібно було налаштувати систему, яка автоматично відслідковує нові документи в певній папці Google Drive, аналізує їхній вміст за допомогою AI, зберігає результати в Google Sheets і надсилає сповіщення в Telegram. Важливо — мати історію обробки документів у таблиці та не дублювати вже опрацьовані файли.
Рішення
Було зібрано сценарій у Make, який стартує модулем Google Drive (Watch Files in a Folder) і підхоплює кожен новий документ. Далі Google Docs модуль отримує текстовий вміст документа та передає його до Perplexity AI для аналізу/узагальнення у потрібному форматі (наприклад, структура JSON). Отримана відповідь парситься модулем JSON, після чого сценарій звертається до Google Sheets: спочатку шукає відповідний рядок, далі записує або оновлює дані (результати аналізу, статус, дата обробки). Після оновлення таблиці сценарій надсилає повідомлення в Telegram Bot із коротким підсумком — наприклад, назва документа та основний висновок — і завершується через модуль Ignore. Для окремих випадків передбачена гілка, де результат з AI відразу відправляється в Telegram без запису в таблицю (швидкі нотифікації).
Результат
Всі нові документи, що потрапляють до вибраної папки Google Drive, автоматично аналізуються AI без участі людини. Ключова інформація зберігається у структурованому вигляді в Google Sheets, що дозволяє швидко фільтрувати, шукати та будувати просту аналітику по документах. Власник отримує оперативні сповіщення в Telegram про кожен новий оброблений документ, а ризик пропустити важливий файл або повторно його опрацювати практично зведений до нуля.
У цифрах
- 1 сценарій у Make, що поєднує Google Drive, Google Docs, Perplexity AI, Google Sheets та Telegram Bot.
- 100% нових документів у цільовій папці автоматично проходять AI‑аналіз і потрапляють у Google Sheets.
- Обробка кожного документа займає від кількох секунд до хвилини замість ручного читання та перенесення даних.
- 0 дублювань завдяки пошуку й оновленню існуючих рядків у таблиці перед записом нових даних.
Потрібно було налаштувати систему, яка автоматично відслідковує нові документи в певній папці Google Drive, аналізує їхній вміст за допомогою AI, зберігає результати в Google Sheets і надсилає сповіщення в Telegram. Важливо — мати історію обробки документів у таблиці та не дублювати вже опрацьовані файли.
Рішення
Було зібрано сценарій у Make, який стартує модулем Google Drive (Watch Files in a Folder) і підхоплює кожен новий документ. Далі Google Docs модуль отримує текстовий вміст документа та передає його до Perplexity AI для аналізу/узагальнення у потрібному форматі (наприклад, структура JSON). Отримана відповідь парситься модулем JSON, після чого сценарій звертається до Google Sheets: спочатку шукає відповідний рядок, далі записує або оновлює дані (результати аналізу, статус, дата обробки). Після оновлення таблиці сценарій надсилає повідомлення в Telegram Bot із коротким підсумком — наприклад, назва документа та основний висновок — і завершується через модуль Ignore. Для окремих випадків передбачена гілка, де результат з AI відразу відправляється в Telegram без запису в таблицю (швидкі нотифікації).
Результат
Всі нові документи, що потрапляють до вибраної папки Google Drive, автоматично аналізуються AI без участі людини. Ключова інформація зберігається у структурованому вигляді в Google Sheets, що дозволяє швидко фільтрувати, шукати та будувати просту аналітику по документах. Власник отримує оперативні сповіщення в Telegram про кожен новий оброблений документ, а ризик пропустити важливий файл або повторно його опрацювати практично зведений до нуля.
У цифрах
- 1 сценарій у Make, що поєднує Google Drive, Google Docs, Perplexity AI, Google Sheets та Telegram Bot.
- 100% нових документів у цільовій папці автоматично проходять AI‑аналіз і потрапляють у Google Sheets.
- Обробка кожного документа займає від кількох секунд до хвилини замість ручного читання та перенесення даних.
- 0 дублювань завдяки пошуку й оновленню існуючих рядків у таблиці перед записом нових даних.