Побудова багатопроєктної системи таск‑менеджменту в Notion

Команда вела кілька проєктів паралельно й зберігала задачі в різних сторінках/таблицях Notion.

Проблема: менеджеру важко бачити весь обсяг роботи по всіх напрямах, контролювати дедлайни й відповідальних — доводилось «бігати» між проєктами вручну.

Мета: створити єдиний дашборд задач, який автоматично збирає й синхронізує задачі з усіх проєктів, при цьому зберігає структуру всередині кожного проєкту.

Архітектура в Notion
- Створено центральну базу «Дашборд всі задачі» з основними полями: назва задачі, проєкт, відповідальний, дедлайн, опис, дата створення, статус, пріоритет тощо. [file:Screenshot_3.jpg]
- Кожен проєкт (Проект 1, Проект 2, …) — це окрема сторінка з власним представленням (view) цієї ж бази, відфільтрованої за полем «Проєкт = Проект 1» і з власними фільтрами/групуваннями (наприклад, по статусу або відповідальному).

Таким чином, фактично є одна «єдина таблиця задач», а всі розділи «Проект 1–8» — це різні вікна в ті самі дані.

Логіка синхронізації між проєктами
При створенні задачі в будь‑якому проєкті вона автоматично потрапляє в головну базу, бо створюється як запис у центральній таблиці (через зв’язаний view).
- Поле «Проєкт» виступає як ключ, який визначає, у якому розділі дашборда вона відображається; зміна проєкту автоматично переміщує задачу між розділами без дублювання.
- Оновлення статусу, дедлайну чи відповідального в будь‑якому з представлень (у «Проект 1» або в «Дашборд всі задачі») миттєво відображається скрізь, бо це один і той самий запис.
- За потреби можна додати автоматичні фільтри й сортування: наприклад, показувати зверху задачі з простроченим дедлайном або завдання конкретного менеджера на поточний тиждень.

Єдиний дашборд для менеджера
- Головна сторінка «Дашборд всі задачі» показує загальну картину по всіх проєктах: список задач, відповідальних і дедлайни в одному місці. [file:Screenshot_3.jpg]

Тут можна налаштувати кілька представлень:
- Kanban‑по статусах (To Do / In Progress / Done);
- таблицю по дедлайнах;
- вигляд «Мої задачі» — відфільтрований по конкретному користувачу.

Це дає менеджеру швидкий огляд завантаження команди й критичних задач без перемикання між окремими проєктами.

Результат для клієнта
- Один єдиний центр керування задачами замість розрізнених списків по проєктах.
- Автоматична синхронізація: будь‑яка зміна задачі відображається в усіх представленнях, немає дублювання чи роз’їзду даних.
- Прозора картина по проєктах: легко бачити, хто чим зайнятий, де є ризик зриву дедлайнів і які задачі «висять».