Автоматизація CRM - Автоматизація збору рахунків - ClickUp

Компанія з будівельних послуг, що базується в США, обробляла понад 5,000 рахунків через Service Fusion — застарілу платформу з обмеженими можливостями налаштування та без вбудованого робочого процесу збору.

ПРОБЛЕМА
Бухгалтер витрачав приблизно 60 годин на місяць на ручну роботу: перенесення даних рахунків між системами, відстеження термінів сплати за пам'яттю, складання індивідуальних листів-нагадувань. Кожен лист займав 15 хвилин — збір інформації з кількох екранів, перехресна перевірка деталей роботи, ручне форматування повідомлень. Критичне обмеження: Service Fusion зберігає рахунки та клієнтів у окремих таблицях без прямого зв'язку. Персонал відстежував зв'язки через таблицю Робіт, що робило систематичне відстеження майже неможливим.

РІШЕННЯ

Три автоматизації, що працюють разом, зберігаючи Service Fusion як джерело істини:
• Уніфіковане відстеження: Оцінки + рахунки автоматично надходять у Smartsheet
• Система збору: 7 шаблонів електронних листів за етапом платежу (-2 дні, день 1, 7, 14, 31+). Один клік надсилає персоналізоване нагадування з назвою роботи, адресою, ID рахунка, сумою
• Авто-синхронізація: Оновлення кожні 30 хв. Сплачені рахунки автоматично закривають пов'язані завдання ClickUp
РЕЗУЛЬТАТИ
• 60 годин/місяць звільнено від ручної роботи
• Час на нагадування: 15 хв → 1 клік
• Перша можливість відстеження ставки збору
• Обробляє понад 5,000 рахунків без додаткового персоналу
Термін: 2,5 тижні (розробка + тестування)