Key CRM e‑commerce (чеки, SMS, склад,воронки)

Задача
Налаштувати CRM і пов’язані сервіси для інтернет‑магазину так, щоб:
- дані були захищені завдяки чітким ролям і правам доступу;
- статуси відправлень Нової пошти автоматично підтягувались у замовлення;
- клієнти отримували тригерні SMS/Viber‑повідомлення через сервіс SMS Club.

Рішення

1. Ролі та доступи в CRM
- Сформовано 8 ролей: Адміністратор, Менеджер з продажу, Логіст/Склад, Бухгалтер/Фінанси, Маркетолог, Підтримка клієнтів, Закупівельник, Керівник — із чіткими зонами відповідальності.
- Налаштовано права на розділи, замовлення, фінанси, склад і довідники, щоб кожен бачив лише потрібні дані.
- Детально прописано, хто що може змінювати всередині замовлення (статуси, фінансові поля тощо).
- Створено матрицю доступів у Google Sheets як єдиний внутрішній стандарт.
- Проведено коротке навчання команди, як працювати в межах своєї ролі.

2. Інтеграція й автоматизація з Новою поштою
- Додано чекбокс і технічні поля для автоматичного оновлення статусів замовлень через API Нової пошти.
- Статуси відправлень регулярно синхронізуються: «накладна створена», «відправлено», «прибуло», «видано/оплачено» тощо, все в одному інтерфейсі.
- Реалізовано автостатуси: після оплати й отримання посилки система самостійно змінює статус замовлення.
- Налаштовано каси та ставку без ПДВ, з можливістю фіскалізувати повністю оплачені замовлення й передплати.
- Активовано системні сповіщення в CRM, щоб користувачі не пропускали важливі події.

3. SMS‑ та Viber‑автоматизація
- Для розсилок обрано SMS Club як сервіс з простим стартом, вигідними тарифами, підтримкою API та каскадних розсилок (спочатку Viber, потім SMS). [ciframe.com](https://ciframe.com.ua/products/smsclub/)
- Інтегровано CRM із SMS Club: повідомлення відправляються автоматично після зміни статусів замовлень (створення, відправка, прибуття, нагадування тощо).
- У Miro сформована карта тригерів для всіх станів замовлень і відповідних повідомлень.
- Створено персоналізовані шаблони з підстановкою імені, номера замовлення, ТТН, відділення, строку зберігання й промоповідомлень.
- Тригери протестовано як через особистий телефон, так і через кабінет SMS Club для перевірки доставлюваності.

Результат
- CRM стала керованою: ролі й права чітко розмежовані, ризики витоку та помилок знижені.
- Всі замовлення з доставкою Новою поштою автоматично отримують актуальний статус у системі, а кількість «забутих» відправлень суттєво зменшилась.
- Клієнти отримують своєчасні, персоналізовані SMS/Viber‑повідомлення на ключових етапах замовлення, що знижує кількість повернень і підвищує лояльність.
- Є повна документація по доступах і тригерах, яку можна масштабувати при зростанні команди або запуску нових каналів продажу.

У цифрах
- 8 ролей із налаштованими правами доступу.
- 100% замовлень з доставкою Новою поштою отримують оновлення статусів у CRM.
- Економія кількох хвилин на кожному замовленні завдяки автостатусам і автоматичній фіскалізації.
- Тригери SMS/Viber покривають усі ключові етапи замовлення; сервіс надає підтримку 24/7 і гнучкі тарифи для e‑commerce.