KeyCRM Впровадження та автоматизація для онлайн‑аптеки

Клієнт і задача
Онлайн‑бізнес у ніші фармацевтики/здоров’я, який запускає активний трафік на лендінг і хоче:
- структурувати роботу з лідами в KeyCRM;
- підключити сайт і телефонію;
- дати менеджерам зрозумілу систему й навчальні матеріали.

Мета: налаштувати повний цикл «реклама - заявка - дзвінок - продаж - повторні продажі» в KeyCRM, з автоматизаціями та навчанням для команди.

1. Архітектура CRM: воронки, ролі, доступи
Спочатку ми структурували процес продажів:
- виділили воронки: «Тепла воронка», «Холодна», «Повторні продажі» з чіткими статусами (новий лід, презентація, обробка заперечень, в роботі, успіх, відмова тощо);
- налаштували ролі (власник, адміністратор, менеджер) і права доступу, забравши можливість експорту бази (картки, замовлення, покупці) у менеджерів.

2. Вбудовані автоматизації в KeyCRM
Щоб зменшити ручну рутину й не втрачати ліди, налаштовано автоматизації, прив’язані до зміни статусів карток, а не просто до часу:
- при переході в статус «Презентація менеджеру» через 30 хв автоматично створюється задача «Перевірити, чи клієнт отримав інформацію»;
- якщо картка 3 дні у статусі «Обробка заперечень» - створюється задача «Погодити круту пропозицію для клієнта»;
- якщо картка 5 днів висить у статусі «В роботі» - менеджеру прилітає нагадування.

3. Інтеграція сайту й форм із KeyCRM
Було кілька сценаріїв по сайту:
- якщо сайт на WordPress з формами на Elementor/іншому плагіні: запропоновано інтеграцію через ApiX Drive як готовий конектор між формами й KeyCRM;

- налаштовано маршрут: форма - ApiX/webhook - KeyCRM з передачею основних полів, UTM‑міток та джерела.

Як альтернативу обговорено варіант через Make (дешевший, але з потенційно меншою стабільністю, про що клієнт попереджений).

На перспективу клієнту запропоновано перенесення сайту на Weblium з повною інтеграцією Weblium - KeyCRM:
- проєктування структури й форм;
- інтеграція з CRM через скрипти/конектори;

4. Підключення та інтеграція телефонії Unitalk
Для роботи кол‑центру й відстеження дзвінків підключено Unitalk:
- клієнт оформив підключення й передав адмін‑доступ до кабінету;
- по базі знань Unitalk налаштовано:
- додавання менеджерів (ПІБ, e‑mail);
- розширення Unitalk Web Dialer у Chrome, щоб дзвінки йшли прямо з браузера та карток KeyCRM;
- скрипт call‑tracking / ClickToCall на сайті, щоб зв’язати дзвінки й веб‑активність із CRM.
- інтеграцію Unitalk - KeyCRM виконано за офіційною інструкцією: дзвінки й записи автоматично прикріплюються до клієнтів і угод.

5. UTM‑мітки й аналітика джерел
Разом з клієнтом налаштовано і проговорено схему трекінгу джерел:
- рекламні кампанії передають UTM‑мітки в посиланнях (source, campaign, ad group, creative);
- при відправці форми або дзвінку ці параметри автоматично потрапляють у KeyCRM;
- менеджеру та власнику показано, де дивитись UTM в CRM і як будувати фільтри по джерелах/кампаніях.
- У випадку збоїв по UTM рекомендовано звертатися в підтримку CRM/телефонії, оскільки це рівень штатної інтеграції, а не кастомних сценаріїв.

6. Навчання команди та база знань
Щоб CRM жила не тільки «на запуску», а й у щоденній роботі, клієнту запропоновано кілька форматів навчання; обрано повний пакет.
Він включав:
- 5–8 коротких відео до 7 хвилин з озвучкою:
- огляд KeyCRM і основних блоків;
- робота з лідами та клієнтськими картками;
- детальна логіка воронки й статусів;
- задачі й нагадування;
- робота з телефонією;
- обробка заявок з сайту та базова аналітика;
- детальний Google Doc/Notion:
- глосарій термінів (лід, картка, клієнт, оплата, автоматизація тощо);
- опис статусів та чек‑листи дій для менеджерів на кожному етапі;
- список усіх автоматизацій і пояснення, що саме відбувається;
- інструкції по ролях і правах доступу;
- окремий блок по телефонії: вхід у систему, дзвінки з CRM/браузера, прослуховування записів;

бонус: добірка навчальних матеріалів по KeyCRM, продажам і скриптам.