Faktura bez firmy działa już także dla klientów z UE i spoza UE

Masz klienta z UE albo spoza UE i chcesz go rozliczyć bez zakładania firmy? Teraz w usłudze Faktura bez firmy możesz rozliczać nie tylko klientów z Polski, lecz także firmy i osoby fizyczne z Unii Europejskiej oraz spoza UE. Rozwiązanie to dotyczy freelancerów z polską rezydencją podatkową, którzy chcą współpracować z klientami zagranicznymi bez konieczności zakładania działalności gospodarczej.

Nie musisz też uczyć się nowego modelu rozliczeń. Podstawowy schemat pozostaje bez zmian: Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę VAT, a freelancer rozlicza się z platformą na podstawie umowy o dzieło. Przy wypłacie środków platforma pobiera zaliczkę na PIT, a po zakończeniu roku freelancer otrzymuje formularz PIT-11.

W praktyce daje to więcej możliwości bez zmiany sposobu rozliczania po stronie freelancera. Jeśli masz polską rezydencję podatkową i współpracujesz z klientami zagranicznymi, możesz obsługiwać takie zlecenia w tym samym modelu co wcześniej — także wtedy, gdy klientem jest firma lub osoba fizyczna spoza Polski.

Co dokładnie się zmieniło

Do tej pory usługa Faktura bez firmy była dostępna wyłącznie przy rozliczeniach z klientami z Polski. Teraz w ten sam sposób możesz rozliczać także współpracę z:

• firmami z UE,
• osobami fizycznymi z UE,
• firmami spoza UE,
• osobami fizycznymi spoza UE.

To istotna zmiana dla freelancerów pracujących z klientami zagranicznymi, którzy dotąd musieli szukać innego sposobu rozliczeń. Teraz, jeśli masz klienta z Berlina, Paryża, Pragi albo spoza Unii Europejskiej, możesz rozliczyć zlecenie przez usługę Faktura bez firmy bez zmiany podstawowego modelu działania.

Co pozostaje bez zmian

Choć pojawiła się możliwość rozliczania klientów z UE i spoza UE, sam model usługi pozostaje taki sam:

• Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę VAT,
• rozliczenie z freelancerem odbywa się na podstawie umowy o dzieło,
• przy wypłacie środków platforma pobiera zaliczkę na PIT,
• po zakończeniu roku freelancer otrzymuje PIT-11,
• freelancer rozlicza przez usługę konkretny rezultat pracy.

To ważne doprecyzowanie: również przy klientach zagranicznych schemat rozliczenia się nie zmienia. Klient otrzymuje fakturę VAT od Freelancehunt Sp. z o.o., a freelancer rozlicza wykonane zlecenie z platformą na podstawie umowy o dzieło. W tym modelu rozliczany jest konkretny rezultat pracy, który trzeba udokumentować przy wystawianiu faktury dla klienta.

Dlaczego to ważne dla freelancera z Polski

Najważniejsza korzyść jest prosta: możesz pracować z klientami z całego świata bez zmiany sposobu rozliczania. Jeśli do tej pory Faktura bez firmy była dla Ciebie wygodnym rozwiązaniem przy klientach z Polski, teraz sprawdzi się również przy współpracy międzynarodowej.

W praktyce oznacza to:

• dostęp do większego rynku klientów,
• mniej barier przy współpracy międzynarodowej,
• brak konieczności zakładania firmy tylko po to, by klient otrzymał fakturę VAT,
• ten sam, znany model rozliczenia po stronie freelancera.

Dodatkową zaletą jest wygoda po stronie klienta. Klient nie musi się rejestrować ani zakładać konta w serwisie — otrzymuje e-mail z linkiem do faktury VAT i płatności. Dzięki temu rozliczenie można domknąć szybciej i prościej, także przy współpracy z klientem zagranicznym.

Ważna jest również elastyczność wypłat. Freelancer z Polski może wypłacać środki na rachunki w PLN, EUR i USD, dodając osobne konta dla każdej waluty. Jeśli korzystasz z rachunku wielowalutowego, ten sam numer konta może być przypisany do kilku walut.

W jakiej walucie wystawiana jest faktura VAT

Waluta faktury VAT zależy od kraju klienta:

• Polska — PLN
• kraje UE — EUR
• kraje spoza UE — USD

Warto uwzględnić to już na etapie ustalania ceny. Klient z UE zobaczy fakturę w euro, a klient spoza UE — w dolarach amerykańskich. Waluta nie jest wybierana ręcznie, lecz wynika z kraju zleceniodawcy.

Jak działa VAT przy klientach z Polski i z zagranicy

Sposób rozliczenia VAT zależy od:

• kraju klienta,
• tego, czy klient jest firmą, czy osobą fizyczną.

Najprostsze podsumowanie standardowego modelu wygląda tak:

W praktyce:

• reverse charge oznacza, że VAT rozlicza nabywca, a na fakturze widnieje stawka 0% VAT,
• OSS oznacza rozliczenie VAT według kraju nabywcy.

Sposób rozliczenia VAT wynika z danych klienta i obowiązujących zasad dla danego typu transakcji. Dlatego tak ważne jest prawidłowe oznaczenie statusu klienta w formularzu. Jedna pomyłka może wpłynąć jednocześnie na walutę faktury, sposób rozliczenia VAT i dalszy przebieg całego procesu.

Jak działa Faktura bez firmy krok po kroku

Cały proces pozostaje prosty, ale przy klientach zagranicznych warto jeszcze uważniej sprawdzić dane przed wysłaniem faktury VAT.

1. Ustalasz z klientem rezultat pracy i kwotę

Zanim klikniesz „Wystaw fakturę”, ustal:

• co dokładnie zostało wykonane,
• jaką kwotę chcecie rozliczyć.

W formularzu dostępne są dwa tryby:

• „Otrzymuję” — gdy punktem wyjścia jest kwota, którą chcesz otrzymać,
• „Zleceniodawca płaci” — gdy punktem wyjścia jest kwota, którą ma zapłacić klient.

2. Przygotowujesz dane klienta

Przed wypełnieniem formularza warto mieć pod ręką:

• adres e-mail płatnika,
• nazwę firmy albo imię i nazwisko klienta,
• adres klienta,
• kraj klienta,
• NIP lub TAX ID — jeśli klientem jest firma,
• materiał potwierdzający wykonanie pracy.

3. Wypełniasz formularz

W formularzu podajesz m.in.:

• nazwę zlecenia,
• opis wykonanej pracy,
• termin płatności.

4. Dołączasz rezultat pracy

To bardzo ważny element całego modelu. Faktura bez firmy służy do rozliczania konkretnego rezultatu pracy, a nie samego czasu pracy, dyżuru czy gotowości do wykonania zlecenia. Do formularza trzeba dołączyć rzeczywisty, weryfikowalny efekt pracy.

5. Poprawnie oznaczasz typ klienta

To szczególnie ważne przy klientach z UE, bo inaczej rozliczana jest:

• firma z UE,
• osoba fizyczna z UE.

6. Wysyłasz fakturę VAT do klienta

Po wysłaniu klient otrzymuje e-mail z linkiem do faktury VAT i płatności. Gdy płatność zostanie potwierdzona, środki pojawiają się na Twoim saldzie, a przy wypłacie platforma pobiera zaliczkę na PIT.

Jakie usługi możesz rozliczyć

W tym modelu nie chodzi o samą branżę, lecz o to, czy wykonana praca kończy się konkretnym rezultatem, który można przekazać klientowi i wykazać w rozliczeniu.

W materiale źródłowym jako przykłady usług wskazano m.in.:

• strony internetowe, sklepy, landing page’e, wdrożenia i integracje,
• montaż wideo, animacje, obróbkę zdjęć,
• aplikacje, skrypty, boty, uporządkowane zbiory danych,
• artykuły, opisy produktów, audyty SEO, raporty,
• projekty graficzne, layouty, makiety, prototypy,
• tłumaczenia, redakcję, korektę, lokalizację,
• research, zestawienia, dokumentację, raporty i analizy.

Wspólny mianownik jest prosty: musi istnieć efekt pracy, który można zweryfikować.

Jaki rezultat pracy możesz dołączyć

Do formularza możesz dołączyć np.:

• kod źródłowy w pliku ZIP,
• pliki graficzne,
• dokument PDF,
• raport,
• inne materiały potwierdzające wykonanie zlecenia.

Ważne jest nie tylko to, żeby coś dołączyć, lecz także to, by załącznik odpowiadał temu, co faktycznie rozliczasz. Jeśli rozliczasz audyt SEO, załącznikiem powinien być rzeczywisty audyt. Jeśli rozliczasz wdrożenie strony, materiał powinien potwierdzać właśnie to wdrożenie. Pusty plik albo sam opis zlecenia nie wystarczą.

Co w przypadku NDA

Poufność nie blokuje rozliczenia. Jeśli zlecenie było objęte NDA, możesz dołączyć:

• fragment pracy,
• zrzut ekranu z ukrytymi danymi wrażliwymi.

Taki materiał nadal musi jednak pokazywać, że rezultat rzeczywiście istnieje.

Jak działa PIT i jakie dokumenty dostajesz

Przy wypłacie środków platforma pobiera zaliczkę na PIT. W materiale źródłowym wskazano dwa warianty:

• 6% — gdy w rozliczeniu dochodzi do przekazania praw autorskich,
• 9,6% — gdy w rozliczeniu nie dochodzi do przekazania praw autorskich.

Po stronie freelancera pojawiają się przede wszystkim:

• umowa o dzieło,
• dokument rozliczeniowy,
• PIT-11 po zakończeniu roku.

To ważne odróżnienie: klient otrzymuje fakturę VAT od platformy, a freelancer otrzymuje dokumenty wynikające z własnego rozliczenia z platformą.

Prowizja i miesięczny limit

Standardowa prowizja usługi wynosi 4,9%. Miesięczne limity prowizji zależą od waluty faktury VAT:

• 249 PLN
• 69 EUR
• 69 USD

Jeśli w jednym miesiącu wystawiasz faktury w różnych walutach, prowizje są sumowane i przeliczane na PLN. W takim przypadku obowiązuje łączny limit 249 PLN według kursu Revolut.

Jak to wygląda w praktyce — 3 krótkie przykłady rozliczenia

Najłatwiej zrozumieć działanie usługi Faktura bez firmy na konkretnych liczbach. Dlatego poniżej pokazujemy trzy przykładowe sytuacje: dla klienta z Polski, dla firmy z UE i dla klienta spoza UE.

Na potrzeby przykładów przyjmujemy kursy poglądowe:

• 1 EUR = 4,50 PLN
• 1 USD = 4,00 PLN

Rzeczywiste przeliczenie zależy od kursu Revolut z dnia rozliczenia.

Przykład 1. Polska firma, PLN

Załóżmy, że rozliczasz zlecenie o wartości 1 000 PLN netto dla polskiej firmy. Przy stawce VAT 23% klient otrzymuje fakturę VAT na 1 230 PLN brutto. W tym przykładzie przyjmujemy rozliczenie bez przekazania praw autorskich, więc zaliczka na PIT wynosi 9,6%.

Co to pokazuje? Przy pierwszej opłaconej fakturze w miesiącu do limitu prowizji wlicza się tutaj 49 PLN, więc do wykorzystania pozostaje jeszcze 200 PLN.

Przykład 2. Firma z UE, EUR

Załóżmy, że wystawiana jest faktura VAT na 1 000 EUR dla firmy z Unii Europejskiej. W tym przykładzie przyjmujemy wariant z przekazaniem praw autorskich, dlatego zaliczka na PIT wynosi 6%. Dla firmy z UE standardowo stosowany jest model reverse charge, więc faktura jest wystawiana ze stawką 0% VAT.

Po pierwszej opłaconej fakturze do wykorzystania w limicie prowizji pozostaje jeszcze 200 PLN. Standardowa prowizja od 1 000 EUR wyniosłaby 49 EUR, czyli 220,50 PLN przy kursie 4,50 PLN za 1 EUR. Ponieważ do limitu brakuje już tylko 200 PLN, faktycznie naliczona prowizja wyniesie 44,44 EUR.

Co to pokazuje? Po tej płatności miesięczny limit prowizji zostaje wyczerpany, bo 44,44 EUR × 4,50 PLN = ok. 200 PLN.

Przykład 3. Klient spoza UE, USD

Załóżmy, że wystawiana jest faktura VAT na 1 000 USD dla klienta spoza UE. W tym wariancie przyjmujemy rozliczenie bez przekazania praw autorskich, więc zaliczka na PIT wynosi 9,6%. Dla takiej transakcji standardowo stosowany jest model reverse charge, a faktura jest wystawiana ze stawką 0% VAT.

Ponieważ miesięczny limit prowizji został już osiągnięty przy poprzednich opłaconych fakturach, prowizja serwisu nie zostanie tu naliczona.

Co to pokazuje? Po wykorzystaniu miesięcznego limitu prowizji kolejne opłacone faktury w tym samym miesiącu nie są już objęte prowizją serwisu.

Na tych trzech przykładach dobrze widać, że ostateczna kwota do wypłaty zależy od:

• prowizji serwisu,
• zaliczki na PIT,
• rodzaju klienta,
• waluty faktury,
• oraz od tego, czy miesięczny limit prowizji został już wykorzystany.

Co ta aktualizacja oznacza w praktyce

Najważniejsza zmiana jest prosta: jeśli jesteś freelancerem z Polski, nie ograniczasz się już wyłącznie do klientów krajowych. Możesz rozliczać przez Fakturę bez firmy także współpracę z firmami i osobami fizycznymi z UE oraz spoza UE — bez zmiany podstawowego modelu usługi.

W praktyce oznacza to większą swobodę w pracy z klientami zagranicznymi. Nie musisz zakładać firmy tylko po to, by klient otrzymał fakturę VAT, a sam model rozliczenia pozostaje taki sam: klient otrzymuje fakturę VAT od Freelancehunt Sp. z o.o., a Ty rozliczasz się z platformą i otrzymujesz dokumenty potrzebne do rozliczenia podatku.

Dodatkowo możesz wypłacać środki w różnych walutach, przypisując rachunki do PLN, EUR i USD. Dzięki temu rozszerzenie usługi nie kończy się na samej możliwości wystawienia faktury — obejmuje także wygodniejszą obsługę współpracy międzynarodowej po stronie freelancera.