Rodzaje faktur: jakie dokumenty spotyka freelancer i klient B2B
Faktura to dokument potwierdzający sprzedaż, ale w praktyce istnieje kilka rodzajów faktur i dokumentów podobnych do faktury. Freelancer powinien znać podstawowe różnice, zwłaszcza gdy pracuje z klientami biznesowymi albo korzysta z modelu Faktura bez firmy.
Nie każdy dokument z napisem „faktura” ma taki sam skutek. Proforma nie jest fakturą księgową. Faktura korygująca zmienia wcześniejszy dokument. Faktura VAT RR dotyczy szczególnej sytuacji z rolnikiem ryczałtowym. A w usłudze Faktura bez firmy klient otrzymuje fakturę VAT od Freelancehunt Sp. z o.o., nie od freelancera jako samodzielnego przedsiębiorcy.
Faktura VAT
Faktura VAT jest podstawowym dokumentem w obrocie gospodarczym. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, numer, datę, nazwę usługi lub towaru, wartości netto i brutto oraz stawkę VAT, jeśli transakcja jest opodatkowana.
Możliwość odliczenia VAT przez klienta zależy od jego statusu, rodzaju wydatku i związku z działalnością.
Faktura bez VAT
Faktura bez VAT może wystąpić przy zwolnieniu podmiotowym albo przedmiotowym. Taki dokument nadal może być dokumentem księgowym, ale nie zawiera kwoty podatku VAT. Powinien zawierać właściwą podstawę zwolnienia, jeśli jest wymagana.
Faktura uproszczona
Faktura uproszczona dotyczy drobnych transakcji do określonej wartości, najczęściej kojarzona jest z paragonem z NIP. Nie stosuje się jej w każdej sytuacji. Przy większych projektach freelancerskich zwykle nie będzie właściwym dokumentem.
Faktura zaliczkowa i końcowa
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą. Faktura końcowa zamyka transakcję i uwzględnia wcześniejsze zaliczki. Dla freelancera ważne jest, aby ustalić z klientem, czy płatność jest zaliczką, etapem czy zapłatą za ukończony rezultat.
Faktura korygująca
Faktura korygująca służy do poprawienia wcześniejszej faktury, np. danych, kwoty, stawki VAT, rabatu albo zakresu usługi. Jeśli klient poda błędne dane, korekta może być konieczna. Dlatego przed wysłaniem dokumentu warto dokładnie sprawdzić nazwę firmy, adres, kraj i identyfikator podatkowy.
Faktura proforma
Proforma jest dokumentem informacyjnym. Może przypominać fakturę, ale nie jest fakturą księgową i co do zasady nie dokumentuje sprzedaży. Przy rozliczeniach przez platformę proforma może pojawić się przed dokumentem właściwym jako informacja o płatności.
Jakiego dokumentu potrzebuje klient freelancera
| Sytuacja | Dokument, którego klient zwykle oczekuje |
|---|---|
| Klient biznesowy w Polsce | Faktura VAT albo inny dokument księgowy zależnie od modelu |
| Klient z UE firma | Faktura z właściwym modelem VAT, często reverse charge |
| Osoba fizyczna z UE | Dokument zgodny z modelem B2C, możliwy OSS |
| Freelancer bez JDG przez Freelancehunt | Faktura od Freelancehunt Sp. z o.o. |
Jeżeli klient wymaga faktury, a Ty nie prowadzisz JDG, sprawdź Fakturę bez firmy.
Czy proforma to faktura?
Nie. Proforma jest dokumentem informacyjnym i nie powinna być traktowana jak faktura księgowa.
Czy freelancer bez firmy wystawia fakturę VAT klientowi?
W usłudze Freelancehunt dokument klientowi wystawia Freelancehunt Sp. z o.o. Freelancer wykonuje projekt i rozlicza się z platformą.
Czy faktura VAT zawsze pozwala odliczyć VAT?
Nie. Prawo do odliczenia zależy od statusu klienta, rodzaju wydatku i związku z działalnością opodatkowaną.