Wypowiedzenie umowy zlecenia — co wolno i kiedy trzeba uważać

Chcesz zakończyć współpracę na zleceniu, ale nie wiesz, czy możesz zrobić to od razu? To częsta sytuacja: klient przestaje odpowiadać, zleceniobiorca nie realizuje ustaleń, zmienia się zakres prac albo jedna ze stron po prostu nie chce kontynuować umowy.

Wypowiedzenie umowy zlecenia jest możliwe, ale nie zawsze oznacza brak rozliczeń. Przy zakończeniu współpracy trzeba sprawdzić, kto wypowiada umowę, czy zlecenie było odpłatne, czy istnieje ważny powód i co zostało już wykonane.

Krótka odpowiedź

Umowę zlecenia można co do zasady wypowiedzieć w każdym czasie. Nie oznacza to jednak, że każdą współpracę da się zakończyć bez kosztów, rozliczeń albo ryzyka sporu.

Przy wypowiedzeniu mogą pojawić się trzy ważne tematy:

• zwrot wydatków poniesionych w celu wykonania zlecenia,
• zapłata części wynagrodzenia za czynności już wykonane,
• odpowiedzialność za szkodę, jeśli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu.

Kluczowy jest tu art. 746 Kodeksu cywilnego, który osobno opisuje sytuację dającego zlecenie i przyjmującego zlecenie. Przepis przewiduje możliwość wypowiedzenia zlecenia przez obie strony, ale jednocześnie pokazuje, że samo „mogę wypowiedzieć” nie oznacza jeszcze „nie muszę nic rozliczyć”.

Co mówi Kodeks cywilny?

Umowa zlecenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 734 KC przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Przy wypowiedzeniu najważniejszy jest art. 746 KC. W praktyce sprowadza się do kilku zasad.

Dający zlecenie, czyli najczęściej klient albo zleceniodawca, może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia. Jeśli zlecenie było odpłatne, powinien też zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą czynnościom wykonanym do momentu wypowiedzenia. Jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, może pojawić się obowiązek naprawienia szkody.

Przyjmujący zlecenie, czyli najczęściej zleceniobiorca albo freelancer, również może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Jeśli jednak zlecenie było odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, także po jego stronie może powstać odpowiedzialność za szkodę.

Jest jeszcze jedna ważna zasada: nie można z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Nawet jeśli umowa przewiduje okres wypowiedzenia albo określoną formę zakończenia współpracy, poważne okoliczności mogą mieć znaczenie dla oceny całej sytuacji.

Wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniobiorcę

Zleceniobiorca może chcieć zakończyć współpracę z wielu powodów. Klient nie przekazuje materiałów, zalega z płatnościami, nie odpowiada na wiadomości, zmienia zakres prac albo oczekuje działań, których nie było w ustaleniach.

Samo wypowiedzenie jest możliwe, ale warto podejść do niego spokojnie. Zleceniobiorca powinien sprawdzić trzy rzeczy.

• czy umowa jest odpłatna. Przy odpłatnym zleceniu wypowiedzenie bez ważnego powodu może prowadzić do odpowiedzialności za szkodę.
• co zostało już wykonane. Jeżeli część pracy jest gotowa, dobrze opisać ją konkretnie: jakie czynności wykonano, co przekazano, kiedy i w jakiej formie. To ogranicza ryzyko sporu o wynagrodzenie.
• czy zostaje dowód wypowiedzenia. Nawet jeśli umowa nie wymaga szczególnej formy, bezpieczniej wysłać wypowiedzenie tak, żeby dało się je później potwierdzić. Może to być e-mail, wiadomość w systemie współpracy, podpisany dokument albo inna forma zostawiająca ślad.

Co warto wpisać w wypowiedzeniu przez zleceniobiorcę?

Wypowiedzenie nie musi być długie. Powinno być jasne i rzeczowe. Warto uwzględnić:

• datę wypowiedzenia,
• oznaczenie stron,
• wskazanie umowy,
• krótkie oświadczenie o wypowiedzeniu,
• datę zakończenia współpracy, jeśli jest wskazywana,
• przyczynę, jeśli ma znaczenie,
• opis czynności wykonanych do dnia wypowiedzenia,
• prośbę o rozliczenie dotychczasowej pracy.

Nie trzeba pisać emocjonalnego uzasadnienia. Lepiej trzymać się faktów, dat i dokumentów.

Wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniodawcę

Zleceniodawca także może wypowiedzieć umowę zlecenia w każdym czasie. Przy odpłatnym zleceniu musi jednak pamiętać o rozliczeniu tego, co zostało już wykonane.

To ważne zwłaszcza przy współpracy z freelancerem. Jeśli zleceniobiorca przygotował analizę, research, szkic, projekt, strategię, pliki robocze albo część wdrożenia, wypowiedzenie nie powinno pomijać tej pracy.

Spory rzadko zaczynają się od samego zdania „wypowiadam umowę”. Najczęściej zaczynają się od pytania: ile należy się za to, co zostało wykonane?

Przed wypowiedzeniem zleceniodawca powinien sprawdzić:

• czy umowa przewiduje okres wypowiedzenia,
• czy wskazano formę wypowiedzenia,
• czy istnieje ważny powód zakończenia współpracy,
• jakie czynności zostały już wykonane,
• jakie wydatki poniósł zleceniobiorca,
• czy zleceniobiorca przekazał materiały, pliki, dostępy albo efekty prac,
• czy wypowiedzenie może spowodować szkodę po drugiej stronie.

Jeżeli wypowiedzenie następuje bez ważnego powodu, druga strona może próbować wykazać szkodę. To nie znaczy, że szkoda powstaje automatycznie w każdej sytuacji. Oznacza to, że przy konflikcie liczą się fakty, dokumenty i realne skutki wypowiedzenia.

Czy można zerwać zlecenie z dnia na dzień?

Czasem wypowiedzenie umowy zlecenia może działać natychmiastowo. Mimo to hasło „zerwać z dnia na dzień” jest ryzykowne, bo miesza dwie rzeczy: możliwość złożenia wypowiedzenia i skutki takiego działania.

Kodeks cywilny dopuszcza wypowiedzenie w każdym czasie, ale przewiduje też konsekwencje finansowe: zwrot wydatków, część wynagrodzenia za wykonane czynności, a w określonych przypadkach także odpowiedzialność za szkodę.

W praktyce przed szybkim wypowiedzeniem trzeba odpowiedzieć na cztery pytania:

• Co dokładnie mówi umowa?
• Czy strony ustaliły okres wypowiedzenia?
• Czy istnieje ważny powód?
• Co zostało już wykonane i jakie koszty powstały?

Jeżeli umowa zawiera okres wypowiedzenia, nie warto go ignorować bez analizy. Jeżeli powodem zakończenia współpracy jest poważne naruszenie, np. brak płatności, brak kontaktu, naruszenie poufności, utrata dostępu albo działania sprzeczne z umową, sytuacja może wyglądać inaczej niż przy zwykłej zmianie decyzji biznesowej.

Najbezpieczniej przyjąć prostą zasadę: umowę zlecenia można wypowiedzieć, ale „z dnia na dzień” nie zawsze oznacza „bez kosztów i bez ryzyka”.

Co może być ważnym powodem wypowiedzenia?

Nie ma jednej zamkniętej listy ważnych powodów. To zawsze zależy od konkretnej umowy, charakteru współpracy i tego, co faktycznie się wydarzyło.

W praktyce ważnym powodem może być na przykład:

• brak zapłaty mimo ustaleń,
• uporczywy brak kontaktu,
• nieprzekazanie materiałów potrzebnych do wykonania zlecenia,
• naruszenie poufności,
• działanie sprzeczne z umową,
• utrata zaufania przy współpracy, która wymaga stałej wymiany informacji,
• jednostronna zmiana zakresu prac,
• poważne opóźnienia,
• brak możliwości dalszego wykonania zlecenia z przyczyn niezależnych od strony.

Samo wpisanie w wypowiedzeniu „ważny powód” nie wystarczy. W razie sporu trzeba umieć pokazać, co dokładnie się stało i dlaczego dalsza współpraca nie miała sensu albo była niemożliwa.

A co z umową o dzieło?

Wypowiedzenie umowy zlecenia i zakończenie umowy o dzieło to nie jest ten sam temat. Zlecenie koncentruje się na wykonywaniu określonych czynności, a umowa o dzieło skupia się na rezultacie.

Dlatego nie warto automatycznie przenosić zasad z art. 746 KC na każdą współpracę. Najpierw trzeba ustalić, z jaką umową naprawdę mamy do czynienia. Pomocne może być też porównanie: zlecenie a dzieło.

Jeżeli problem dotyczy klasycznej umowy zlecenia, najważniejsze będą zasady wypowiedzenia zlecenia. Jeśli dotyczy konkretnego rezultatu, odbioru dzieła albo wynagrodzenia za gotowy efekt, trzeba sprawdzić reguły właściwe dla umowy o dzieło.

Najczęstsze błędy przy wypowiedzeniu zlecenia

Brak sprawdzenia umowy przed wypowiedzeniem

Ogólna zasada z Kodeksu cywilnego jest ważna, ale sama umowa też ma znaczenie. Może określać formę wypowiedzenia, adres do doręczeń, okres wypowiedzenia albo sposób rozliczenia.

Mylenie zlecenia z etatem

Umowa zlecenia nie jest umową o pracę. Nie stosuje się do niej automatycznie zasad wypowiedzenia znanych z etatu. Jeśli współpraca w praktyce wygląda jak stosunek pracy, to osobny problem prawny, którego nie rozwiązuje samo wypowiedzenie zlecenia.

Emocjonalne zerwanie współpracy bez dokumentu

Wiadomość w stylu „kończę współpracę, mam dość” może później utrudnić rozliczenie. Lepiej napisać krótko i konkretnie: jaka umowa, od kiedy wypowiedzenie, co zostało wykonane i czego strona oczekuje w zakresie rozliczenia.

Brak rozliczenia wykonanych czynności

Przy odpłatnym zleceniu trzeba zwrócić uwagę na czynności już wykonane. Zleceniodawca może mieć obowiązek zapłaty części wynagrodzenia odpowiadającej dotychczasowym czynnościom.

Nadużywanie hasła „ważny powód”

Ważny powód nie powinien być pustą etykietą. Warto wskazać konkret: brak płatności, utratę dostępu, naruszenie poufności, brak współpracy, zmianę zakresu bez zgody albo inną okoliczność istotną dla danej umowy.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy zlecenia jest dopuszczalne, ale wymaga spokojnego podejścia. Najpierw sprawdź umowę, potem ustal, czy istnieje ważny powód, a dopiero później składaj oświadczenie i rozlicz dotychczasowe czynności.

Największy błąd to założenie, że „w każdym czasie” oznacza „bez skutków”. Art. 746 Kodeksu cywilnego daje stronom elastyczność, ale jednocześnie przewiduje obowiązek rozliczeń i możliwą odpowiedzialność za szkodę.