Integracja SalesDrive → Dział Księgowości

W SalesDrive podłączono 4 strony. Dla każdej strony w Dziale Księgowości stworzono osobnego kontrahenta. Wszystkie rezerwacje i wydania towarów w Dziale Księgowości są realizowane z głównego magazynu.

1. Przekazywanie zamówień

Pierwotne przekazanie zamówienia do Działu Księgowości odbywa się jeden raz przy zmianie statusu zamówienia na „Wydrukowane”. Automatycznie tworzony jest dokument „Zamówienie klienta” i ustalany jest rezerw na towar.

Przy zmianie statusu tego samego zamówienia na „Wysłane” webhook aktualizuje dane dokumentu „Zamówienie klienta” i inicjuje stworzenie dokumentu „Wydanie towaru” na jego podstawie. Podczas realizacji „Wydania towaru” następuje faktyczne wydanie towaru, a rezerwacja jest automatycznie znoszona.

Jeśli dokument „Zamówienie klienta” już istnieje, przy ponownym otrzymaniu webhooka nowy dokument nie musi być tworzony. Należy zaktualizować istniejący dokument według ID zamówienia SalesDrive.

2. Kontrahenci i dane klienta

Podczas przekazywania zamówienia system automatycznie określa kontrahenta w zależności od strony, z której wpłynęło zamówienie.

• Strona 1 → Kontrahent 1

• Strona 2 → Kontrahent 2

• Strona 3 → Kontrahent 3

• Strona 4 → Kontrahent 4

• Jeśli zamówienie zostało stworzone ręcznie w SalesDrive — używany jest osobny kontrahent „Zamówienia ręczne”.

Dodatkowo przekazywać:

• Imię i nazwisko klienta;

• telefon;

• numer TTN (jeśli dostępny).

Te dane powinny być automatycznie zapisywane w polu „Komentarz” dokumentów „Zamówienie klienta” oraz „Wydania towaru”.

3. Asortyment

Porównanie towarów między SalesDrive a Działem Księgowości odbywa się wyłącznie według artykułu (SKU).

Jeśli towar o odpowiednim SKU nie został znaleziony w Dziale Księgowości:

• nowa karta towaru nie powinna być tworzona;

• dokument nie powinien być tworzony;

• zarejestrować informację o błędzie w dowolny wygodny sposób.

4. Część tabelaryczna

Do dokumentu należy przekazywać:

• towar (według SKU);

• ilość;

• cenę za jednostkę;

• kwotę;

• zniżkę (jeśli dostępna).

5. Zniżki z SalesDrive

Zniżka z SalesDrive powinna być automatycznie rozdzielana proporcjonalnie między wszystkie towary zamówienia poprzez korektę ceny każdej pozycji.

Łączna kwota dokumentu w Dziale Księgowości powinna całkowicie odpowiadać kwocie zamówienia w SalesDrive (grosz w grosz).

6. Anulowanie lub usunięcie zamówienia

Jeśli zamówienie zostało anulowane lub usunięte w SalesDrive przed utworzeniem dokumentu „Wydanie towaru”:

• zdjąć rezerwację w Dziale Księgowości;

• jeśli „Wydanie towaru” jeszcze nie zostało utworzone lub nie zostało zrealizowane — anulować dokument „Zamówienie klienta”;

• jeśli „Wydanie towaru” już zostało zrealizowane — żadnych zmian w Dziale Księgowości nie wprowadzać.

7. Rejestracja błędów

W przypadku wystąpienia jakiegokolwiek błędu (towar o takim SKU nie został znaleziony, kontrahent nie został znaleziony, błąd API itp.):

• nie tworzyć nowego towaru;

• nie tworzyć dokumentu;

• zarejestrować informację o błędzie w dowolny wygodny sposób.

Informacja o błędzie powinna zawierać:

• numer (ID) zamówienia SalesDrive;

• datę;

• czas;

• tekst błędu.

8. Identyfikacja zamówienia

Do powiązania dokumentów w Dziale Księgowości z zamówieniami SalesDrive należy używać unikalnego ID zamówienia SalesDrive.

To właśnie według tego ID powinny być realizowane:

• wyszukiwanie istniejącego dokumentu;

• aktualizacja dokumentu;

• ochrona przed duplikowaniem.

9. Kontrola przekazywania i wyświetlanie błędów

W przypadku wystąpienia błędu podczas przekazywania zamówienia z SalesDrive do Działu Księgowości należy zrealizować dowolny wygodny sposób wyświetlania informacji o zamówieniach, które nie zostały przekazane.

Dla każdego takiego zamówienia powinna być dostępna następująca informacja:

• numer (ID) zamówienia SalesDrive;

• przyczyna błędu;

• data i czas wystąpienia błędu.

Użytkownik powinien mieć możliwość szybkiego określenia, które zamówienia nie zostały przekazane do Działu Księgowości z powodu błędu.