SmartBill - Odoo PL

Specyfikacja techniczna
Projekt: SmartBill → Integracja z Odoo
Cel: SmartBill pozostaje prawnym systemem księgowym dla Rumunii, podczas gdy Odoo staje się głównym operacyjnym ERP dla stron internetowych, marketingu, operacji sprzedażowych, magazynów, POS, konfiguracji oraz skonsolidowanego raportowania zarządczego.

1. Tło biznesowe

Firma używa SmartBill jako głównego systemu księgowego i zgodności w Rumunii. SmartBill musi pozostać systemem rejestrującym dla ustawowego księgowania, faktur, rachunków dostawców, płatności, paragonów oraz wymogów raportowania w Rumunii.

Firma używa Odoo jako głównego operacyjnego ERP dla:

• integracji stron internetowych i e-commerce,
• integracji marketingowych,
• operacji sprzedażowych,
• operacji magazynowych i inwentaryzacyjnych,
• procesów operacyjnych POS,
• paneli zarządzania i analityki.

Celem tego projektu jest zapewnienie, że wszystkie dane związane z księgowością tworzone w SmartBill są synchronizowane do Odoo bez duplikacji, aby zarząd mógł zobaczyć skonsolidowane raporty w całej strukturze biznesowej, a w przyszłości w wielu magazynach i firmach w innych krajach europejskich.

2. Zasada podstawowa

• SmartBill = źródło prawdy dla danych księgowych i prawnych/związanych z zgodnością
• Odoo = źródło prawdy dla procesów operacyjnych i skonsolidowanego raportowania zarządczego

Integracja nie może naruszać tej zasady.

3. Wymagana architektura

Preferowana implementacja to:

SmartBill API → Odoo.sh moduł niestandardowy → Odoo ORM

Moduł niestandardowy w Odoo.sh jest preferowany w porównaniu do scenariusza tylko Make, ponieważ moduł lepiej radzi sobie z:

• mapowaniem pól,
• walidacją,
• zapobieganiem duplikatom,
• logowaniem,
• ponownymi próbami,
• przyszłym utrzymaniem.

4. Zakres projektu

Faza 1 – Obowiązkowa

Pierwsza wersja produkcyjna musi synchronizować następujące podmioty z SmartBill do Odoo:

1. Produkty
2. Klienci / Partnerzy
3. Faktury klientów
4. Linie faktur
5. Faktury dostawców / Rachunki dostawców
6. Płatności
7. Paragony / odniesienia do płatności
8. Punkty robocze / sklepy / lokalizacje używane do przypisania księgowego

Faza 2 – Opcjonalna / Następny etap

1. Ruchy magazynowe
2. Bardziej zaawansowana logika magazynowa
3. Opcjonalna odwrotna synchronizacja wybranych danych operacyjnych z Odoo do SmartBill

5. Główne wymagania funkcjonalne

5.1 Produkty

Integracja musi tworzyć lub aktualizować produkty w Odoo, korzystając z danych SmartBill.

Typowe mapowanie:

• ID produktu SmartBill → x_smartbill_id
• kod / SKU → default_code
• nazwa → name
• kategoria → categ_id
• jednostka → uom_id
• cena sprzedaży → list_price
• stawka VAT → taxes_id
• status aktywności → active

5.2 Klienci / Partnerzy

Integracja musi tworzyć lub aktualizować partnerów w Odoo, korzystając z danych SmartBill.

Typowe mapowanie:

• ID klienta SmartBill → x_smartbill_id
• nazwa firmy / pełna nazwa → name
• ID podatkowy / kod fiskalny → vat
• numer w rejestrze handlowym → company_registry
• email → email
• telefon → phone
• kraj / miasto / adres / kod pocztowy → standardowe pola partnera

5.3 Faktury klientów

Faktury klientów SmartBill muszą być synchronizowane do Odoo jako account.move z move_type = out_invoice.

Obowiązkowe dane:

• ID faktury SmartBill
• Umowa
• seria i numer faktury
• data wystawienia
• data płatności
• klient
• waluta
• kwota netto
• kwota VAT
• kwota całkowita
• status
• uwagi / notatki
• odniesienie do punktu roboczego / sklepu

5.4 Linie faktur

Każda linia faktury musi być importowana i powiązana z odpowiednią fakturą.

Obowiązkowe dane:

• ID linii SmartBill, jeśli dostępne
• produkt
• opis
• ilość
• jednostka
• cena jednostkowa
• zniżka
• stawka VAT
• subtotal
• całkowita

5.5 Faktury dostawców

Faktury dostawców muszą być importowane do Odoo jako account.move z move_type = in_invoice.

5.6 Płatności i paragony

Płatności muszą być synchronizowane do Odoo jako account.payment i powiązane z odpowiednią fakturą, gdy to możliwe.

Kursy wymiany muszą być importowane, aby obliczyć wartość księgową zagranicznych produktów.

Rozwiązanie powinno wspierać logikę uzgadniania, aby raportowanie zarządcze w Odoo odzwierciedlało status płatności poprawnie.

6. Zapobieganie duplikatom i idempotencja

To jest krytyczne wymaganie.

Integracja musi zapobiegać duplikatom, przechowując identyfikatory SmartBill w rekordach Odoo.

Co najmniej:

• x_smartbill_id
• x_smartbill_line_id
• x_smartbill_series
• x_smartbill_number
• x_smartbill_company_vat_code

Ponowne uruchomienie tego samego okna synchronizacji nie może tworzyć duplikatów rekordów.

7. Mapowanie podatków

Stawki VAT SmartBill muszą być mapowane do Odoo account.tax.

Programista musi wdrożyć konfigurowalną warstwę mapowania podatków:

• VAT SmartBill → podatek Odoo

8. Logika synchronizacji

System musi wspierać:

Pełna ponowna synchronizacja

Ręczny ponowny import dla wybranego zakresu dat bez tworzenia duplikatów.

9. Logowanie i obsługa błędów

Moduł musi zawierać:

• logi zadań synchronizacji,
• logi błędów,
• mechanizm ponownych prób,
• ochronę przed ograniczeniem,
• widoczność dla administratora w Odoo.

Użytkownik musi mieć możliwość zobaczenia:

• ostatniej udanej synchronizacji,
• nieudanych rekordów,
• powodu niepowodzenia,
• statusu ponownej próby.