Tabela ewidencyjna dla małej sieci sklepów z kwiatami

Cel: zmniejszyć liczbę „ręcznych” operacji, zorganizować wygodne i przejrzyste śledzenie przychodów i wydatków

Jak było:

1. Dane o sprzedaży i wydatkach w różnych punktach były wprowadzane ręcznie przez pracowników do arkusza Google „Sklepy”
2. Menadżer ręcznie przenosił podsumowane dane według kierunków przychodów/wydatków do arkuszy Google „Reklama” i „Operacje” (w tym samym arkuszu obliczane były wyniki finansowe, ale w formułach nie uwzględniono wszystkich wydatków)

Co zrobiono:

1. Ustawiono automatyczne przenoszenie potrzebnych danych z arkusza „Sklepy” do arkuszy „Reklama” i „Operacje” oraz danych z arkusza „Reklama” do arkusza „Operacje” (ten arkusz wybrano do prowadzenia podsumowującego rejestru)

2. Zorganizowano wprowadzanie danych o operacjach gospodarczych: stworzono arkusz z katalogami „Operacje”, „Dostawcy” oraz saldami na początek roku dla każdej z pozycji; stworzono arkusz do wprowadzania operacji z wygodnymi rozwijanymi listami, co wykluczało możliwość błędnego wprowadzenia nazwy kontrahenta lub operacji

3. Stworzono arkusz-dashbord do automatycznego wyświetlania podsumowań z możliwością wyboru konkretnego przedziału czasowego (sprzedaż w podziale na źródła; przepływ gotówki; wskaźniki reklamowe; rozliczenia z dostawcami; struktura wydatków)
4. Stworzono arkusz do automatycznego formowania podsumowań roku, gdzie w podziale na miesiące wyświetlane są przychody i wydatki w podziale na źródła oraz stan rozliczeń z dostawcami

Rezultat:
1. Menadżer otrzymał przejrzysty i dokładny system rejestracji przychodów i wydatków — zarówno za konkretny okres (dzień, tydzień itp.), jak i w dynamice miesięcy roku
2. Zminimalizowano zakres „ręcznych” operacji, praca z arkuszami zajmuje mniej czasu.

#GoogleSheets #GoogleAppsScript #automatyzacja