Automatyczne zbieranie notatek w Google z przetwarzaniem AI na podstawie make

Zadanie
Należało skonfigurować system, który automatycznie śledzi nowe dokumenty w określonym folderze Google Drive, analizuje ich zawartość za pomocą AI, zapisuje wyniki w Google Sheets i wysyła powiadomienia w Telegramie. Ważne — mieć historię przetwarzania dokumentów w tabeli i nie duplikować już przetworzonych plików.

Rozwiązanie
Został zebrany scenariusz w Make, który uruchamia moduł Google Drive (Watch Files in a Folder) i przechwytuje każdy nowy dokument. Następnie moduł Google Docs uzyskuje tekstową zawartość dokumentu i przekazuje ją do Perplexity AI do analizy/streszczenia w wymaganym formacie (na przykład struktura JSON). Otrzymana odpowiedź jest parsowana modułem JSON, po czym scenariusz zwraca się do Google Sheets: najpierw wyszukuje odpowiedni wiersz, następnie zapisuje lub aktualizuje dane (wyniki analizy, status, data przetwarzania). Po aktualizacji tabeli scenariusz wysyła wiadomość do Telegram Bot z krótkim podsumowaniem — na przykład tytuł dokumentu i główny wniosek — i kończy się przez moduł Ignore. Dla szczególnych przypadków przewidziano gałąź, gdzie wynik z AI od razu wysyłany jest do Telegramu bez zapisu w tabeli (szybkie powiadomienia).

Wynik
Wszystkie nowe dokumenty, które trafiają do wybranego folderu Google Drive, są automatycznie analizowane przez AI bez udziału człowieka. Kluczowe informacje są przechowywane w ustrukturyzowanej formie w Google Sheets, co pozwala szybko filtrować, wyszukiwać i budować prostą analizę dokumentów. Właściciel otrzymuje bieżące powiadomienia w Telegramie o każdym nowym przetworzonym dokumencie, a ryzyko pominięcia ważnego pliku lub ponownego jego przetworzenia jest praktycznie zredukowane do zera.

W liczbach
- 1 scenariusz w Make, który łączy Google Drive, Google Docs, Perplexity AI, Google Sheets i Telegram Bot.
- 100% nowych dokumentów w docelowym folderze automatycznie przechodzi AI‑analizę i trafia do Google Sheets.
- Przetwarzanie każdego dokumentu zajmuje od kilku sekund do minuty zamiast ręcznego czytania i przenoszenia danych.
- 0 duplikatów dzięki wyszukiwaniu i aktualizacji istniejących wierszy w tabeli przed zapisaniem nowych danych.