CRM i zarządzanie sprawami dla firmy prawniczej

Wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi (CRM i zarządzanie sprawami) dla Firmy Prawniczej
Kluczowe wyzwania klienta: Konieczność centralizacji zarządzania sprawami, zapewnienie przejrzystej kontroli nad pracą prawników oraz ścisłe rozgraniczenie dostępu do informacji poufnych.
Zrealizowane rozwiązania:
1. Architektura projektowo-macierzowa i strukturyzacja:
◦ Wdrożono strukturę projektowo-macierzową z wieloma lejkami, podzieloną na cztery główne działy: Zarząd, Dział sprzedaży, Dział prawny oraz Biuro (procesy wewnętrzne).
◦ Każda nowa sprawa klienta realizowana jest jako osobny Projekt ("Sprawa klienta"), który centralizuje wszystkie zadania, dokumenty i dane finansowe.
2. Dwukonturowe procesy biznesowe (Wielolejek):
◦ Skonfigurowano dwa powiązane obiekty (procesy): "Umowa" (dla działu sprzedaży/finansów) oraz "Otwarte sprawy" (dla obsługi prawnej).
◦ Lejek sprzedaży ("Umowa") zarządza etapami komercyjnymi (Nowy klient, Konsultacja, Płatność za usługę). Kluczowy wyzwalacz: pomyślna płatność za usługę automatycznie uruchamia utworzenie sprawy prawnej.
◦ Cykl życia sprawy ("Otwarte sprawy") składa się z 7 etapów (np. Chronologia sprawy, Przygotowanie materiałów, Proces sądowy, Zamknięcie sprawy).
3. Elastyczność i kontrola spraw prawnych:
◦ Zapewniono możliwość elastycznego przemieszczania sprawy między etapami (w tym powrót do wcześniejszych kroków lub rozpoczęcie procesu od nowa), co jest krytyczne w nieprzewidywalnych sytuacjach prawnych (zmiana sędziego, reorganizacja).
◦ Dla każdego etapu sprawy skonfigurowano standardowe listy kontrolne/podzadania, które prawnik musi wypełnić, zanim przeprowadzi sprawę na następny etap.
4. Bezpieczeństwo danych i kontrola pracy:
◦ Zrealizowano ścisłe rozgraniczenie dostępu na poziomie pól użytkownika: prawnicy wykonawcy nie widzą pól dotyczących informacji finansowych (koszt, płatność, kwota umowy).
◦ Wdrożono śledzenie czasu pracy dla prawników, co pozwala kierownictwu kontrolować rzeczywisty czas poświęcony na realizację zadań.
◦ Skonfigurowano automatyczne przypomnienia do kontrolowania terminów w sprawach.
5. Skalowalność:
◦ Architektura systemu jest elastyczna i pozwala na dalszą skalowalność w celu dodania nowych obszarów działalności oraz tworzenia wirtualnych biur w różnych regionach.