CRM dla usług wizowych HotVisa

Przejście z HubSpot na Zoho One dla HotVisa

Firma: HotVisa.
Strona klienta: https://www.hotvisa.com.ua/

HotVisa — specjalizuje się w świadczeniu usług wizowych, pomagając klientom uzyskać wizy do USA, Wielkiej Brytanii, Kanady, Australii, Japonii i Korei Południowej. Oferują indywidualne podejście do każdego klienta, analizując jego sytuację i dobierając odpowiedni typ wizy. Dzięki 15-letniemu doświadczeniu i wysokiemu poziomowi profesjonalizmu, firma osiągnęła 98% skuteczności w zatwierdzaniu wiz.

Klient zwrócił się z prośbą o znalezienie alternatywy dla HubSpot.

Zamawiający korzystał z systemu HubSpot i miał dużą ilość danych w systemie. Z powodu braku pewnych możliwości w automatyzacji, raportowaniu oraz wysokich kosztów subskrypcji, klient zwrócił się do nas o pomoc w znalezieniu mocniejszej alternatywy CRM.

Ten projekt wymagał szybkości i profesjonalizmu, ponieważ subskrypcja HubSpot kończyła się pod koniec roku i musieliśmy szybko przejść na nowy system.

Co zrobiliśmy i jak przebiegał proces przejścia na nowy system?

- Przeanalizowaliśmy istniejące ustawienia HubSpot.
- Przeprowadziliśmy dogłębne wywiady w celu analizy procesów biznesowych działu sprzedaży.
- Przeprowadziliśmy dogłębne wywiady w celu analizy procesów biznesowych działu wsparcia (accountingu).
- Opisaliśmy proces w prostym dokumencie i opracowaliśmy "mapę" przejścia na nowy system z wyraźnymi datami. Wyzwanie polegało na tym, że system musiał zostać uruchomiony 2 stycznia, aby rozpocząć zbieranie analityki w nowym systemie.
- Ustawiliśmy system zgodnie z procesami klienta.
- Zintegrowaliśmy stronę, aby wszystkie zapytania trafiały do CRM z UTM-znacznikami.
- Zintegrowaliśmy telefonię, aby wszystkie rozmowy były nagrywane.
- Ustawiliśmy kluczowe wskaźniki działu sprzedaży i accountingu.
- Ustawiliśmy zaawansowaną analitykę na platformie Zoho Analytics.
- Zintegrowaliśmy system Send Pulse, aby zapytania z Instagramu trafiały do Zoho CRM.
- Opracowaliśmy indywidualny projekt interfejsu dla menedżerów.
- Ustawiliśmy bezpieczeństwo bazy klientów, aby nikt nie mógł usuwać ani eksportować danych.
- Przeprowadziliśmy szkolenia z obsługi systemu dla wszystkich pracowników i kierownika.

Wynik:

Klient otrzymał wygodny i funkcjonalny system do skalowania sprzedaży i marketingu.

W ten sposób menedżerowie mają wygodny program do zarządzania swoją bazą klientów, planowania przypomnień, a kierownik może kontrolować swój dział na podstawie liczb i planować skalowanie.

Jakie trudności pojawiły się w projekcie?

- Należało przenieść setki tysięcy rekordów do systemu w momencie uruchomienia.
- W tym celu napisaliśmy skrypt programowy, który przenosi dane, ale samo przeniesienie zajęło kilka dni, co wymagało wyraźnej daty startu, aby "przesiąść się" z jednego systemu na inny.
- W trakcie przenoszenia połączenie kilka razy przerywało się z powodu limitów systemu, ale nasz zespół deweloperski poradził sobie z zadaniem.

Po co klientowi CRM?

System CRM w dziale sprzedaży pomaga zapewnić organizację, automatyzację i analitykę procesów, co w efekcie prowadzi do zwiększenia efektywności pracy zespołu.

Dlaczego warto wybrać nas do współpracy?

- Pracujemy na wynik.
- Zastosujemy metodę od prostego do złożonego w procesach.
- Opracowujemy rozwiązania, myśląc przede wszystkim o ludziach.
- Doświadczenie setek projektów daje nam dużą pewność, że spełnimy Twoje oczekiwania z przewyższającymi oczekiwaniami na 11 z 10.

#ZohoCRM #ZOHO #analityka