Kluczowy CRM e‑commerce (czeki, SMS, magazyn, leje)

Zadanie
Skonfigurować CRM i powiązane usługi dla sklepu internetowego w taki sposób, aby:
- dane były chronione dzięki wyraźnym rolom i prawom dostępu;
- statusy przesyłek Nowej Poczty były automatycznie aktualizowane w zamówieniach;
- klienci otrzymywali wiadomości SMS/Viber z wyzwalaczami za pośrednictwem usługi SMS Club.

Rozwiązanie

1. Role i dostęp w CRM
- Utworzono 8 ról: Administrator, Menedżer sprzedaży, Logistyka/Magazyn, Księgowy/Finanse, Marketingowiec, Obsługa klienta, Zakupowiec, Kierownik — z wyraźnymi obszarami odpowiedzialności.
- Skonfigurowano prawa do sekcji, zamówień, finansów, magazynu i słowników, aby każdy widział tylko potrzebne dane.
- Dokładnie opisano, kto co może zmieniać w zamówieniu (statusy, pola finansowe itp.).
- Stworzono matrycę dostępu w Google Sheets jako jednolity wewnętrzny standard.
- Przeprowadzono krótkie szkolenie zespołu, jak pracować w ramach swojej roli.

2. Integracja i automatyzacja z Nową Pocztą
- Dodano pole wyboru i techniczne pola do automatycznej aktualizacji statusów zamówień przez API Nowej Poczty.
- Statusy przesyłek są regularnie synchronizowane: „przesyłka utworzona”, „wysłano”, „dotarło”, „wydano/opłacono” itp., wszystko w jednym interfejsie.
- Zrealizowano auto-statusy: po dokonaniu płatności i odebraniu przesyłki system samodzielnie zmienia status zamówienia.
- Skonfigurowano kasy i stawkę bez VAT, z możliwością fiskalizacji w pełni opłaconych zamówień i zaliczek.
- Aktywowano powiadomienia systemowe w CRM, aby użytkownicy nie przegapili ważnych wydarzeń.

3. Automatyzacja SMS i Viber
- Do wysyłek wybrano SMS Club jako usługę z prostym rozpoczęciem, korzystnymi stawkami, wsparciem API i kaskadowymi wysyłkami (najpierw Viber, potem SMS). [ciframe.com](https://ciframe.com.ua/products/smsclub/)
- Zintegrowano CRM z SMS Club: wiadomości są wysyłane automatycznie po zmianie statusów zamówień (utworzenie, wysyłka, przybycie, przypomnienia itp.).
- W Miro stworzono mapę wyzwalaczy dla wszystkich stanów zamówień i odpowiednich wiadomości.
- Stworzono spersonalizowane szablony z podstawieniem imienia, numeru zamówienia, TTN, oddziału, terminu przechowywania i wiadomości promocyjnych.
- Wyzwalacze przetestowano zarówno przez osobisty telefon, jak i przez panel SMS Club w celu sprawdzenia dostarczalności.

Wynik
- CRM stała się zarządzalna: role i prawa są wyraźnie rozdzielone, ryzyko wycieków i błędów zostało zredukowane.
- Wszystkie zamówienia z dostawą Nową Pocztą automatycznie otrzymują aktualny status w systemie, a liczba „zapomnianych” przesyłek znacznie się zmniejszyła.
- Klienci otrzymują na czas spersonalizowane wiadomości SMS/Viber na kluczowych etapach zamówienia, co zmniejsza liczbę zwrotów i zwiększa lojalność.
- Istnieje pełna dokumentacja dotycząca dostępu i wyzwalaczy, którą można skalować w miarę wzrostu zespołu lub uruchamiania nowych kanałów sprzedaży.

W liczbach
- 8 ról z skonfigurowanymi prawami dostępu.
- 100% zamówień z dostawą Nową Pocztą otrzymuje aktualizacje statusów w CRM.
- Oszczędność kilku minut na każdym zamówieniu dzięki auto-statusom i automatycznej fiskalizacji.
- Wyzwalacze SMS/Viber obejmują wszystkie kluczowe etapy zamówienia; usługa zapewnia wsparcie 24/7 i elastyczne stawki dla e-commerce.