KeyCRM Wdrożenie i automatyzacja dla apteki internetowej

Klient i zadanie
Biznes online w branży farmaceutycznej/zdrowotnej, który uruchamia aktywny ruch na stronie docelowej i chce:
- zorganizować pracę z leadami w KeyCRM;
- podłączyć stronę i telefonię;
- dać menedżerom zrozumiałą system i materiały szkoleniowe.

Cel: skonfigurować pełny cykl „reklama - zgłoszenie - telefon - sprzedaż - powtórne sprzedaże” w KeyCRM, z automatyzacjami i szkoleniem dla zespołu.

1. Architektura CRM: lejki, role, dostęp
Na początku zorganizowaliśmy proces sprzedaży:
- wyróżniliśmy lejki: „Ciepły lejek”, „Zimny”, „Powtórne sprzedaże” z wyraźnymi statusami (nowy lead, prezentacja, obróbka zastrzeżeń, w trakcie, sukces, odmowa itp.);
- skonfigurowaliśmy role (właściciel, administrator, menedżer) i prawa dostępu, zabierając możliwość eksportu bazy (karty, zamówienia, klienci) menedżerom.

2. Wbudowane automatyzacje w KeyCRM
Aby zmniejszyć ręczną rutynę i nie tracić leadów, skonfigurowano automatyzacje, powiązane ze zmianą statusów kart, a nie tylko z czasem:
- przy przejściu do statusu „Prezentacja menedżerowi” po 30 minutach automatycznie tworzy się zadanie „Sprawdzić, czy klient otrzymał informacje”;
- jeśli karta jest 3 dni w statusie „Obróbka zastrzeżeń” - tworzy się zadanie „Zgodzić świetną ofertę dla klienta”;
- jeśli karta 5 dni wisi w statusie „W trakcie” - menedżer otrzymuje przypomnienie.

3. Integracja strony i formularzy z KeyCRM
Było kilka scenariuszy dotyczących strony:
- jeśli strona jest na WordPressie z formularzami na Elementorze/innej wtyczce: zaproponowano integrację przez ApiX Drive jako gotowy konektor między formularzami a KeyCRM;

- skonfigurowano trasę: formularz - ApiX/webhook - KeyCRM z przekazywaniem podstawowych pól, znaczników UTM i źródła.

Jako alternatywę omówiono opcję przez Make (tańsza, ale z potencjalnie mniejszą stabilnością, o czym klient został poinformowany).

Na przyszłość klientowi zaproponowano przeniesienie strony na Weblium z pełną integracją Weblium - KeyCRM:
- projektowanie struktury i formularzy;
- integracja z CRM przez skrypty/konektory;

4. Podłączenie i integracja telefonii Unitalk
Dla pracy call center i śledzenia połączeń podłączono Unitalk:
- klient zrealizował podłączenie i przekazał dostęp administracyjny do panelu;
- w bazie wiedzy Unitalk skonfigurowano:
- dodawanie menedżerów (imię i nazwisko, e-mail);
- rozszerzenie Unitalk Web Dialer w Chrome, aby połączenia odbywały się bezpośrednio z przeglądarki i kart KeyCRM;
- skrypt call-tracking / ClickToCall na stronie, aby powiązać połączenia i aktywność w sieci z CRM.
- integrację Unitalk - KeyCRM wykonano zgodnie z oficjalną instrukcją: połączenia i nagrania automatycznie przypisywane są do klientów i transakcji.

5. Znaczniki UTM i analiza źródeł
Razem z klientem skonfigurowano i omówiono schemat śledzenia źródeł:
- kampanie reklamowe przekazują znaczniki UTM w linkach (source, campaign, ad group, creative);
- przy wysyłaniu formularza lub połączeniu te parametry automatycznie trafiają do KeyCRM;
- menedżerowi i właścicielowi pokazano, gdzie szukać UTM w CRM i jak budować filtry według źródeł/kampanii.
- W przypadku awarii związanych z UTM zaleca się kontakt z pomocą techniczną CRM/telefonii, ponieważ to poziom standardowej integracji, a nie niestandardowych scenariuszy.

6. Szkolenie zespołu i baza wiedzy
Aby CRM żyła nie tylko „na uruchomieniu”, ale także w codziennej pracy, klientowi zaproponowano kilka formatów szkolenia; wybrano pełny pakiet.
Zawierał:
- 5–8 krótkich filmów do 7 minut z lektorem:
- przegląd KeyCRM i głównych bloków;
- praca z leadami i kartami klientów;
- szczegółowa logika lejka i statusów;
- zadania i przypomnienia;
- praca z telefonią;
- obróbka zgłoszeń ze strony i podstawowa analiza;
- szczegółowy Google Doc/Notion:
- glosariusz terminów (lead, karta, klient, płatność, automatyzacja itp.);
- opis statusów i listy kontrolne działań dla menedżerów na każdym etapie;
- lista wszystkich automatyzacji i wyjaśnienie, co dokładnie się dzieje;
- instrukcje dotyczące ról i praw dostępu;
- osobny blok dotyczący telefonii: logowanie do systemu, połączenia z CRM/przeglądarki, odsłuchiwanie nagrań;

bonus: zbiór materiałów szkoleniowych dotyczących KeyCRM, sprzedaży i skryptów.