Telegram-bot dla notariusza

Cel: zwiększenie efektywności pracy asystentów notariusza oraz zmniejszenie obciążenia dzięki maksymalnej automatyzacji zbierania informacji i ich przenoszenia do dokumentów o ustalonym wzorze.

Realizacja: Telegram, SendPulse, Google Sheets, Google Docs, Google Apps Script
Link do bota umieszczany jest na stronie notariusza lub wysyłany użytkownikowi w prywatnej korespondencji.

Logika działania bota:

1. Użytkownik aktywuje bota, wybiera typ usługi/typ pełnomocnictwa
2. Bot krok po kroku pyta użytkownika. W zależności od wybranego typu usługi, zbierane są informacje: kto wydaje pełnomocnictwo, komu (opcje - jedna/dwie osoby), obiekt działań (nieruchomość, środek transportu, działka), dane o małżonku (w razie potrzeby).
3. Bot wysyła zebrane dane użytkownikowi do weryfikacji - w razie potrzeby wprowadzenia zmian przewidziano możliwość zarówno zmiany informacji w poszczególnych blokach logicznych, jak i ponownego przejścia bota od samego początku.
4. Zweryfikowane i uzgodnione dane bot przenosi do arkusza Google - dla każdego typu dokumentu przewidziano osobny arkusz.
5. Podczas wprowadzania zmian do arkusza aktywowany jest skrypt, który sprawdza, który konkretny arkusz został zmieniony, wybiera odpowiedni do tego arkusza szablon dokumentu, tworzy na jego podstawie nowy dokument Google i przenosi dane z arkusza zgodnie z oznaczeniem tagami.
6. Plik w formacie PDF wysyłany jest użytkownikowi w celu poinformowania, a link do utworzonego dokumentu Google z uwagami wysyłany jest pracownikom do osobnej grupy Telegram w celu weryfikacji i wprowadzenia niezbędnych zmian.

Rezultat:
1. Znaczna oszczędność czasu pracy pracowników:
- dzięki zbieraniu informacji przez bota (samodzielne przejście bota przez użytkownika zajmuje, w zależności od konkretnej sytuacji, od 8-10 do 18-20 minut)
- automatycznemu przenoszeniu danych i formowaniu dokumentu
Na tym etapie komunikacji z klientem pracownik łączy się tylko w celu końcowej weryfikacji i minimalnych poprawek, a także uzgodnienia czasu spotkania.

2. Skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedź klienta i poprawa jakości obsługi - klient nie musi czekać, aż pracownik będzie dostępny, może przejść bota w dogodnym dla siebie czasie, a nie tylko w godzinach pracy notariusza, w tym z przerwami (przewidziano oczekiwanie na odpowiedź użytkownika przez 24 godziny).