Разработка простого системы контроллинга и управленческого учета в Google Sheets «под ключ»

Название задания:

Разработка простого системы контроля и управленческого учета в Google Sheets «под ключ» для строительной компании в Польше (+ онлайн обучение и помощь при внедрении)

О компании, контексте и моей главной проблеме

Добрый день,

Я ищу опытного специалиста Google Sheets / финансового аналитика (обязательно владеющего украинским или польским языком) для создания комплексной, но в то же время простой и визуально понятной системы учета.

Я веду компанию, занимающуюся утеплением фасадов в Польше. Команда состоит из 6-10 сотрудников. Компания работает уже более года, и на данный момент я полностью запутался в цифрах – не знаю точно, сколько и на что я потратил деньги за это время.

В настоящее время у меня есть определенная сумма средств на банковском счете, но я не могу сказать, является ли это моей реальной прибылью или же средствами, с которых мне еще нужно заплатить налоги, ZUS или вернуть залоги.

Поэтому мне нужен от специалиста не только сам лист, но и четкое объяснение и план действий: с чего мне следует начать уже сейчас, чтобы упорядочить этот хаос и правильно установить стартовую точку (начальный баланс).

В частности, мы планируем импортировать историю банковского счета за последние 12 месяцев, чтобы восстановить все финансовые потоки. Специалист должен помочь правильно упорядочить и учесть старые наличные операции (снятия с банкоматов), назначения которых трудно восстановить на сегодняшний день, а также внедрить прозрачную систему учета наличных на будущее.

Мои знания Excel и Google Sheets ограничены. Мне нужен инструмент «для людей» – максимально интуитивный, где все категории расходов выбираются в 2 клика из выпадающих списков.

Интерфейс листа должен быть на польском языке (например, Бухгалтер, ZUS, Топливо и т.д.), в то время как общение со мной может происходить на украинском или польском.

🛠 ОБЪЕМ И СТРУКТУРА ЛИСТА

1. Главный дашборд

На главной странице приоритет представления данных должен выглядеть следующим образом:

• ОБЩИЙ ОБОРОТ КОМПАНИИ: Общая сумма валовых доходов с начала деятельности компании.

• СКУМУЛИРОВАННАЯ ПРИБЫЛЬ: Общая чистая прибыль компании за весь период деятельности (после вычета всех расходов).

• КАПИТАЛ КОМПАНИИ: Текущая стоимость предприятия, включая: средства на счетах, состояние материалов, приобретенные инструменты и оборудование, дебиторская задолженность (выданные кредиты).

• ЭКСПРЕСС-БАЛАНС ЗА 5 СЕКУНД: Отдельный блок, представляющий текущую финансовую ситуацию:

• Состояние денежных средств – средства на банковских счетах и наличные.

• Дебиторская задолженность от клиентов – все неоплаченные счета, возвраты за приобретенные материалы и т.д.

• Обязательства – НДС, PIT/CIT, ZUS, лизинг, другие операционные обязательства и накопленные залоги к возврату.

• Свободные средства = Состояние денежных средств – Обязательства (Это сумма, которой я могу свободно распоряжаться без риска потери финансовой ликвидности).

• ТЕКУЩИЙ / ВЫБРАННЫЙ МЕСЯЦ: После выбора месяца из выпадающего списка должны быть видны: Оборот, Чистая прибыль и Подробное распределение всех расходов по категориям за выбранный месяц.

• АНАЛИЗ РОСТА И МАРЖИ: Автоматический расчет рентабельности (%) всей компании и каждого строительства отдельно. Динамика роста прибыли (%) по сравнению с предыдущими месяцами.

2. Модуль расчета строительств и клиентов

• Расчет чистой прибыли от каждого строительства отдельно.

• Расчет расходов, понесенных за клиента (покупки дополнительных материалов, финансируемые мной).

• Контроль дебиторской задолженности от клиентов.

• Гибкая система учета залогов: Возможность привязки залога к конкретному счету, возможность ручного ввода суммы залога, отдельная база/календарь залогов с возможностью отслеживания их даже через несколько лет.

3. Модуль «Убытки / Исправления / Жалобы»

Отдельный раздел для учета финансовых убытков, возникающих из-за ошибок или случайных ситуаций, например, использование неправильного материала, необходимость выполнения исправлений за свой счет. Эти расходы должны снижать результат конкретного строительства, но также должны быть представлены как отдельная позиция в годовом анализе.

4. Модуль «Сотрудники» и учет займов

• Расходы, связанные с персоналом: медицинские обследования, обучение и сертификаты по охране труда, рабочая одежда, средства индивидуальной защиты.

• УЧЕТ ВЫДАННЫХ ЗАЙМОВ: Если я выдам кому-то заем (например, сотруднику или знакомому): сумма должна быть вычтена из текущего баланса денежных средств, одновременно она должна оставаться в капитале компании и в скумулированной прибыли как дебиторская задолженность. Должно быть видно: кому были даны деньги, какая сумма, сколько осталось к возврату.

5. Подробный анализ годовых расходов и обработка возвратов

Отдельный модуль, охватывающий постоянные и операционные расходы: ZUS, Налоговая служба (НДС, PIT/CIT), бухгалтерия, юридические услуги, топливо, ремонты и сервис автомобилей, аренда склада, маркетинг и реклама. Требуется фильтрация годовых данных и представление сумм расходов для каждой категории.

• 🔴 ВАЖНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ – СИСТЕМА ОБСЛУЖИВАНИЯ ВОЗВРАТОВ И ПЕРЕПЛАТ: Лист должен автоматически обрабатывать ситуации, в которых компания получает любые возвраты средств (как переводом на счет, так и наличными в кассу). Система должна позволять присваивать транзакцию как "Доход / Возврат" с соответствующей подкатегорией:

• Возврат: ZUS (например, возврат переплаченных взносов).

• Возврат: Налоги / Налоговая служба (например, возвраты НДС/PIT).

• Возврат: Материалы (например, возврат наличных или корректировка от оптовика за возвращенные материалы – эта сумма должна автоматически уменьшать материальные расходы, присвоенные к транзакции строительства).

• Возврат: Залог (возврат ранее внесенных гарантий).

• Ввод возврата/переплаты должен автоматически скорректировать (уменьшить) баланс расходов в данной категории за год, повысить фактическое состояние средств (наличные/банк) и соответственно обновить позицию "Свободные средства" в Дашборде.

6. Капитал владельца и инвестиции

• Регистрация частных вкладов владельца в компанию.

• Учет инвестиций в оборудование и инвентарь: строительные леса, ударные молоты, миксеры, другие инструменты.

7. Модуль сроков и напоминаний (Alerts / Напоминания)

Контроль сроков: Медицинские обследования сотрудников, обучение по охране труда, даты окончания трудовых договоров и договоров подряда, сроки завершения строительств, сроки оплаты счетов, страхование транспортных средств, лизинги и другие обязательства по срокам.

• Требование: За 14 дней до истечения срока ячейка должна автоматически подсвечиваться красным.

8. Импорт банковских выписок и обработка наличных

• Отдельная вкладка для импорта банковских выписок (.csv или .xlsx). Автоматическое распознавание дат и сумм. Пользователь должен только присвоить категорию расхода/возврата или строительства из выпадающего списка.

• Отдельный журнал наличных (касса), обрабатывающий наличные операции (включая возвраты, полученные наличными), работающий с выплатами из банкоматов, чтобы избежать двойного учета расходов.

🤝 ФОРМА СОТРУДНИЧЕСТВА И БЮДЖЕТ

1. Ограниченный бюджет

Поскольку компания находится на стадии развития, бюджет, выделенный на автоматизацию, ограничен. Прошу кандидатов указать уже в первом сообщении ориентировочную стоимость реализации проекта.

2. Открытость к предложениям

С удовольствием выслушаю рекомендации по оптимизации системы под специфику отрасли утепления фасадов.

3. Финальная встреча (обучение)

Проект будет считаться завершенным после онлайн-встречи (Zoom / Google Meet), на которой исполнитель:

• объяснит, как работает лист,

• покажет, как ввести начальный баланс,

• покажет, как импортировать исторические данные и как правильно учитывать переплаты/возвраты,

• передаст полные права собственности на файл.

Приглашаю к подаче заявок с ориентировочной стоимостью и сроком выполнения.