Opracowanie prostego systemu controllingu i ewidencji zarządczej w Google Sheets „pod klucz”

Nazwa zadania:

Opracowanie prostego systemu controllingu i ewidencji zarządczej w Google Sheets „pod klucz” dla firmy budowlanej w Polsce (+ szkolenie online oraz pomoc przy wdrożeniu)

O firmie, kontekście i moim głównym problemie

Dzień dobry,

Poszukuję doświadczonego specjalisty Google Sheets / analityka finansowego (koniecznie posługującego się językiem ukraińskim lub polskim) do stworzenia kompleksowego, ale jednocześnie prostego i przejrzystego wizualnie systemu ewidencji.

Prowadzę firmę zajmującą się ocieplaniem elewacji w Polsce. Zespół liczy od 6 do 10 pracowników. Firma działa już ponad rok i na ten moment całkowicie pogubiłem się w liczbach – nie wiem dokładnie, ile i na co wydałem pieniędzy przez ten czas.

Obecnie mam określoną kwotę środków na rachunku bankowym, ale nie jestem w stanie stwierdzić, czy jest to mój rzeczywisty zysk, czy też środki, z których muszę jeszcze zapłacić podatki, ZUS lub zwrócić kaucje.

Dlatego potrzebuję od specjalisty nie tylko samego arkusza, ale również jasnego wyjaśnienia oraz planu działania: od czego powinienem zacząć już teraz, aby uporządkować ten chaos i prawidłowo ustalić punkt startowy (saldo początkowe).

W szczególności planujemy zaimportować historię rachunku bankowego za ostatnie 12 miesięcy, aby odtworzyć wszystkie przepływy finansowe. Specjalista powinien pomóc odpowiednio uporządkować i zaksięgować stare operacje gotówkowe (wypłaty z bankomatów), których przeznaczenia trudno już dziś odtworzyć, oraz wdrożyć przejrzysty system ewidencji gotówki na przyszłość.

Moja znajomość Excela i Google Sheets jest ograniczona. Potrzebuję narzędzia „dla ludzi” – maksymalnie intuicyjnego, gdzie wszystkie kategorie kosztów wybiera się w 2 kliknięciach z list rozwijanych.

Interfejs arkusza powinien być w języku polskim (np. Księgowa, ZUS, Paliwo itd.), natomiast komunikacja ze mną może odbywać się po ukraińsku lub po polsku.

🛠 ZAKRES I STRUKTURA ARKUSZA

1. Główny dashboard

Na stronie głównej priorytet prezentacji danych powinien wyglądać następująco:

• CAŁKOWITY OBRÓT FIRMY: Łączna wartość przychodów brutto od początku działalności firmy.

• SKUMULOWANY ZYSK: Łączny zysk netto firmy za cały okres działalności (po odliczeniu wszystkich kosztów).

• KAPITAŁ FIRMY: Aktualna wartość przedsiębiorstwa, obejmująca: środki na rachunkach, stan materiałów, zakupione narzędzia i wyposażenie, należności od innych osób (udzielone pożyczki).

• EKSPRESOWY BILANS W 5 SEKUND: Osobny blok prezentujący aktualną sytuację finansową:

• Stan środków pieniężnych – środki na rachunkach bankowych oraz gotówka.

• Należności od klientów – wszystkie nieopłacone faktury, zwroty za zakupione materiały itd.

• Zobowiązania – VAT, PIT/CIT, ZUS, leasingi, inne zobowiązania operacyjne oraz zgromadzone kaucje do zwrotu.

• Wolne środki = Stan środków pieniężnych – Zobowiązania (Jest to kwota, którą mogę swobodnie dysponować bez ryzyka utraty płynności finansowej).

• BIEŻĄCY / WYBRANY MIESIĄC: Po wyborze miesiąca z listy rozwijanej powinny być widoczne: Obrót, Zysk netto oraz Szczegółowy podział wszystkich kosztów według kategorii za wybrany miesiąc.

• ANALIZA WZROSTU I MARŻY: Automatyczne wyliczanie rentowności (%) całej firmy oraz każdej budowy osobno. Dynamika wzrostu zysku (%) względem poprzednich miesięcy.

2. Moduł rozliczania budów i klientów

• Wyliczanie zysku netto z każdej budowy oddzielnie.

• Rozliczanie wydatków poniesionych za klienta (zakupy dodatkowych materiałów finansowane przeze mnie).

• Kontrola należności od klientów.

• Elastyczny system obsługi kaucji: Możliwość przypisania kaucji do konkretnej faktury, możliwość ręcznego wpisania kwoty kaucji, osobna baza/kalendarz kaucji z możliwością śledzenia ich nawet po kilku latach.

3. Moduł „Straty / Poprawki / Reklamacje”

Osobna sekcja do ewidencji strat finansowych wynikających z błędów lub sytuacji losowych, np. zastosowanie niewłaściwego materiału, konieczność wykonania poprawek na własny koszt. Koszty te powinny obniżać wynik konkretnej budowy, ale być również prezentowane jako osobna pozycja w analizie rocznej.

4. Moduł „Pracownicy” i ewidencja pożyczek

• Koszty związane z personelem: badania lekarskie, szkolenia i certyfikaty BHP, odzież robocza, środki ochrony indywidualnej.

• EWIDENCJA UDZIELONYCH POŻYCZEK: Jeżeli udzielę komuś pożyczki (np. pracownikowi lub znajomemu): kwota ma zostać odjęta od bieżącego salda środków pieniężnych, jednocześnie ma pozostać w kapitale firmy i w skumulowanym zysku jako należność do odzyskania. Powinno być widoczne: komu pożyczono pieniądze, jaka jest kwota, ile pozostaje do zwrotu.

5. Szczegółowa analiza kosztów rocznych i obsługa zwrotów

Osobny moduł obejmujący koszty stałe i operacyjne: ZUS, Urząd Skarbowy (VAT, PIT/CIT), księgowość, usługi prawne, paliwo, naprawy i serwis samochodów, wynajem magazynu, marketing i reklamę. Wymagane jest filtrowanie danych rocznych i prezentowanie sum kosztów dla każdej kategorii.

• 🔴 WAŻNY ANEKS – SYSTEM OBSŁUGI ZWROTÓW I NADPŁAT: Arkusz musi w sposób automatyczny obsługiwać sytuacje, w których firma otrzymuje jakikolwiek zwrot środków (zarówno przelewem na konto, jak i gotówką do kasy). System powinien umożliwiać przypisanie transakcji jako "Przychód / Zwrot" z odpowiednią kategorią podrzędną:

• Zwrot: ZUS (np. zwrot nadpłaconych składek).

• Zwrot: Podatki / Urząd Skarbowy (np. zwroty VAT/PIT).

• Zwrot: Materiały (np. zwrot gotówki lub korekta od hurtowni za oddane materiały – kwota ta musi automatycznie pomniejszać koszty materiałowe przypisanej do transakcji budowy).

• Zwrot: Kaucja (odzyskanie wpłaconych wcześniej zabezpieczeń).

• Wprowadzenie zwrotu/nadpłaty musi automatycznie skorygować (zmniejszyć) bilans kosztów w danej kategorii rocznej, podnieść stan faktycznych środków (gotówka/bank) oraz odpowiednio zaktualizować pozycję „Wolne środki” w Dashboardzie.

6. Kapitał właściciela i inwestycje

• Rejestrowanie prywatnych wkładów właściciela do firmy.

• Ewidencja inwestycji w sprzęt i wyposażenie: rusztowania, młoty udarowe, mieszarki, inne narzędzia.

7. Moduł terminów i przypomnień (Alerts / Przypomnienia)

Kontrola terminów: Badania lekarskie pracowników, szkolenia BHP, daty zakończenia umów o pracę i umów zlecenia, terminy zakończenia budów, terminy płatności faktur, ubezpieczenia pojazdów, leasingi i inne zobowiązania terminowe.

• Wymaganie: Na 14 dni przed upływem terminu komórka powinna automatycznie podświetlać się na czerwono.

8. Import wyciągów bankowych i obsługa gotówki

• Osobna zakładka do importu wyciągów bankowych (.csv lub .xlsx). Automatyczne rozpoznawanie dat i kwot. Użytkownik powinien jedynie przypisać kategorię kosztu/zwrotu lub budowę z listy rozwijanej.

• Osobny dziennik gotówki (kasa) obsługujący operacje gotówkowe (w tym zwroty otrzymane w gotówce) współpracujący z wypłatami z bankomatów, tak aby uniknąć podwójnego księgowania wydatków.

🤝 FORMA WSPÓŁPRACY I BUDŻET

1. Ograniczony budżet

Ponieważ firma jest na etapie rozwoju, budżet przeznaczony na automatyzację jest ograniczony. Proszę kandydatów o podanie już w pierwszej wiadomości orientacyjnej wyceny realizacji projektu.

2. Otwartość na sugestie

Chętnie wysłucham rekomendacji dotyczących optymalizacji systemu pod specyfikę branży ociepleń elewacji.

3. Spotkanie końcowe (szkolenie)

Projekt zostanie uznany za zakończony po spotkaniu online (Zoom / Google Meet), podczas którego wykonawca:

• wyjaśni sposób działania arkusza,

• pokaże, jak wprowadzić saldo początkowe,

• pokaże, jak zaimportować dane historyczne i jak prawidłowo księgować nadpłaty/zwroty,

• przekaże pełne prawa właścicielskie do pliku.

Zapraszam do składania ofert wraz z orientacyjną wyceną i terminem realizacji.