Чекліст для мережі магазинів

Розробив багатофункціональний Telegram чат-бот для автоматизації внутрішніх процесів мережі магазинів Делікат. Основною задачею проєкту стало створення цифрової системи чеклістів та автоматизованого обліку робочого часу співробітників із розподілом по окремих магазинах компанії.

У боті було реалізовано складну багаторівневу структуру воронок для кожного магазину мережі окремо. Перший етап взаємодії включає автоматизовану реєстрацію працівників із подальшим розподілом у відповідну воронку свого магазину. Система збирає та обробляє ключові дані співробітника: ім’я, прізвище, номер телефону та номер магазину. Після завершення реєстрації користувач автоматично отримує доступ до персоналізованого головного меню.

Основне меню чат-бота включає функції:
• Початок роботи
• Кінець роботи
• Нічний кінець роботи
• Перегляд відпрацьованих годин за місяць
• Звернення до технічної підтримки

Функціонал “Початок роботи” автоматично фіксує час початку зміни працівника та запускає систему алгоритмів для подальшого розрахунку робочих годин. У процесі розробки були використані складні логічні сценарії, змінні та автоматичні дії для коректного обрахунку робочого часу залежно від типу зміни. Для денних працівників застосовується окрема формула розрахунку, а для нічних змін реалізовано більш складний алгоритм із додатковим автоматичним нарахуванням 25% до загального відпрацьованого часу.

Після завершення зміни всі дані автоматично передаються до Google Таблицю, що дозволяє централізовано зберігати та обробляти інформацію про робочий час співробітників. Додатково було реалізовано інтеграцію Telegram із Google Sheets через систему формул та автоматичного обміну даними. Працівники можуть у будь-який момент отримати інформацію про загальну кількість відпрацьованих годин за місяць безпосередньо в Telegram. Для цього використовуються чотири окремі формули, які автоматично обробляють інформацію в таблицях та передають результат у чат-бот.

Особливу увагу було приділено автоматизації контролю робочих процесів. У боті реалізовано систему нагадувань для співробітників, які забули завершити робочу зміну або “виписатись” із системи. Окремі сценарії були створені як для денних, так і для нічних працівників, що дозволило мінімізувати втрату даних та підвищити точність обліку робочого часу.

Також у проєкті була впроваджена система комунікації з технічною підтримкою. Співробітники можуть швидко звернутись за допомогою безпосередньо через чат-бот, що значно спрощує проходження чеклістів та вирішення технічних питань без залучення сторонніх сервісів.

Під час реалізації проєкту активно використовувались навички проєктування архітектури чат-ботів, автоматизації бізнес-процесів, інтеграції з Google Sheets, побудови складної логіки сценаріїв та роботи зі змінними й алгоритмами. Особлива увага приділялась стабільності системи, зручності користувачів та масштабованості рішення для всієї мережі магазинів.

У результаті було створено ефективний інструмент для автоматизації внутрішніх процесів компанії, контролю робочого часу персоналу, оптимізації комунікації та спрощення управління співробітниками у великій торговій мережі.

Уся технічна структура була розроблена виключено для робочого процесу, тому в чат боті відсутні продажні фото, тощо.

При створенні проекту обговорювався лише прорахунок часу, але в подальшому процесі роботи з чат ботом, зросла необхідність в збільшенні збору даних з користувачів, а саме:
• технічні перерви по 15 хв - 2 шт.
• обід 30 хв - 1 шт
• можливість для керівників бачити своїх співробітників, коли ті виходять на інші магазини додатково залученими.

Саме тому проект зроблений, але знаходиться в стадії доопрацювання, та потребує подальших опрацювань.

Якщо читачі потребують перевірки, тоді при внесенні даних, будьласка вносьте № магазину 1001