24 августа 2021 года Украина вошла в режим paperless. Что это значит? Никаких бумаг для государственных органов, никто не сможет требовать от украинцев справки. Так заявил президент Владимир Зеленский на майском форуме «Украина 30. Цифровизация». А с 23 августа электронные паспорта стали полноценными аналогами бумажных и пластиковых документов. В этот день вступил в силу Закон о цифровых паспортах. Расскажем, как это отразится на фрилансерах.

А как сейчас?

Около 5 миллионов украинцев уже пользуются цифровыми ID-картами через приложение «Дія». Новый закон закрепил на законодательном уровне определение электронного паспорта (е-паспорта) и электронного паспорта для выезда за границу, приравняв их к бумажным аналогам. А вот электронные документы юрлиц уже 13 лет имеют одинаковую юридическую силу с бумажными. Но почему-то многие продолжают по старинке ставить печати на договорах и актах, отправляя бумаги почтой. Большинство менеджеров в курсе, что такой формат в разы быстрее и проще, но не спешат перестраивать работу бухгалтерии. Карантин повлиял на то, что все больше предприятий начали внедрять электронный документооборот (ЭДО).

Украинские предприятия начали активно переходить на электронный формат несколько лет назад. С 2017 года компаний, заключающих договоры в ЭДО на нашем сервисе, ежегодно становится больше на 7-12%. Мы используем электронный документооборот уже 5 лет. За это время получили разносторонний опыт по работе с клиентами.

Договор автоматом

По законодательству все хозяйственные и финансовые взаимоотношения между сторонами нужно подкреплять документально. Как правило, перед началом сотрудничества контрагенты заключают договор, выставляют счет, а после завершения работы подписывают акт выполненных услуг. Такую форму документооборота используют на предприятиях не один десяток лет. При этом классический бумажный документооборот и электронный давно равноправны.

У нас на сервисе есть услуга Бизнес Сейф, о которой мы уже подробно рассказывали в блоге. Стороны сделки могут получить бумажные или электронные документы на выбор. Закрывающую документацию мы отправляем заказчику, который оплачивает проект по безналичному расчету. Исполнителем должен быть фрилансер — юрлицо, ФОП или физлицо. Стороны проекта подписывают акты выполненных работ.

Любой человек может получить электронную подпись, такую возможность в Украине предоставляют более десятка организаций. Наверное, самый простой вариант для физлиц — это Приват24. На предприятиях электронная подпись и печать есть у каждого юридического лица в Украине. Их используют с 2008 года, когда в электронном виде начали передавать отчетность в налоговую.

До составления договоров заказчик запрашивает у исполнителя выписки из реестров, чтобы проверить все документы контрагента. Бумажный договор и акт с подписями заказчика и исполнителя после завершения сделки должны быть у каждой из сторон. Поэтому оригиналы пересылаются почтой.

— К сожалению, даже большие компании могут забыть отправить обратно подписанные документы или они часто теряются при передаче между отделами предприятия, — говорит Владислав Кириченко, руководитель отдела обслуживания клиентов Freelancehunt. — Приходится звонить по несколько раз и в итоге отправлять повторно копии, менять почтовую службу, а иногда даже оплачивать за свой счет обратную отправку.

Почему ЭДО эффективнее

Некоторые фрилансеры могут игнорировать бумажные документы, поэтому с физлицами на сервисе мы используем только ЭДО. Электронные документы легко создавать и передавать контрагенту. Нужные «бумаги» составляются за пару минут и подписываются несколькими кликами мышки.

— Когда сервис привлекают как гарант сделки, мы подписываем документы с обеими сторонами — заказчиком и фрилансером, — поясняет операционный директор платформы Валентин Зюзин. — Через сервис Бизнес Сейф публикуется проект, служба поддержки проверяет ТЗ, которое будет включено в договор. Если все корректно, составляются документы.

Есть шаблон договора, данные в него подтягиваются из кабинета пользователя. Договор автоматически генерируется в PDF и отображается в рабочей области на сервисе. Сторонам нужно поставить несколько галочек, и документы подписаны!

После подписания мы получаем уведомление в Slack. Все происходит быстро. Если бы мы работали в бумажном варианте, то только на подписание и отправку документов уходило бы несколько дней. А потом пришлось бы ждать пару недель, пока доставят бумажную копию.

Мы используем сервис Paperless. Все генерируется и передается с помощью API без ручных действий.

Интеграция с банком

Почему стороны уверены в качественном выполнении проекта и своевременном получении гонорара? Заказчик вносит оплату перед стартом работ, и деньги резервируются на счету платформы до подписания актов. У каждого проекта есть свой номер, он указывается в счете, договоре и акте. Когда документы оформлены, заказчик оплачивает работу и деньги заходят в банк. В назначении платежа указывается уникальный номер, благодаря которому информация о поступлении денег появляется в Slack и работа над проектом запускается автоматически. После выполнения заказа и подписания актов выполненных работ происходит расчет с исполнителем.

После закрытия документов автоматически создаются платежки. Ответственному лицу фриланс-сервиса достаточно зайти в банкинг и поставить галочку, таким образом подписав платеж, чтобы деньги ушли исполнителям. За один клик можно сделать хоть тысячу выплат.

— Почему еще удобна интеграция с банком: когда деньги поступают исполнителю, автоматически просчитываются и налоги (ЕСВ, НДФЛ, военный сбор). Формулу однажды прописали, и далее все происходит по алгоритму, — говорит Валентин Зюзин.

Данные обо всех платежах собираются в Google-таблицу для бухгалтерии. Всегда можно проверить, был ли подписан документ как в Paperless, так и через сервис czo.gov.ua

— Наш опыт подсказывает, что переход на ЭДО тормозят консерваторы из бухгалтерий, которые не хотят разбираться в новых сервисах, — считает Валентин Зюзин. — Но если главбуху даже преклонных лет объяснить все преимущества, то целый пласт ненужных действий и бюрократии просто отпадет.

В Украине на сегодня есть десяток сервисов, которые предоставляют возможность пользования ЭДО, в том числе бесплатно: document.online, paperless.com.ua, medoc.ua, vchasno.ua и другие.

Заключение

Очевидно, что электронный документооборот на фрилансе значительно упрощает жизнь сторонам сделки, экономит время и деньги. При этом оформление отношений с удаленным исполнителем происходит полностью в правовом поле. Какие преимущества у ЭДО для сотрудничества на фрилансе:

  • возможность подписывать документы удаленно,
  • снижение затрат на пересылку документов и закупку сопутствующих расходных материалов;
  • подписание большого объема документов происходит за считанные минуты,
  • вся документация по проекту доступна в любой момент 24/7,
  • при заполнении документов исключены ошибки из-за человеческого фактора, поскольку все заполняется автоматически,
  • прозрачный бухучет.

Работать по ЭДО через Бизнес Сейф у нас на площадке просто, безопасно и надежно. Надеемся, вы в полной мере оцените преимущества этого сервиса. Удачных вам проектов!