Organizacja pracy freelancera — 10 rad profesjonalistów

Jak skutecznie działać jako freelancer np. obsługiwać kilku klientów na raz i zachować work life balance? Rozmowy z freelancerami Freelancehunt.

Coraz więcej freelancerów

Według najnowszych szacunków rynkowych wolnych strzelców w Polsce jest już około 350 tys. To zarówno profesjonaliści, dla których freelancing to podstawowe źródło utrzymania jak i osoby, które realizują dodatkowe zlecenia z doskoku, gdy mają czas. 

Niezależnie w której grupie jesteś Ty, aby sprawnie działać, szanować swój czas i dobrze zarabiać potrzebujesz dobrej organizacji swojej pracy. Poniżej znajdziesz rady swoich kolegów z platformy Freelancehunt oraz czeklistę 10 najczęściej powtarzających się zasad. 

Praca freelancera, chociaż czasami jeszcze przedstawiana idyllicznie na rajskiej plaży z laptopem, nie należy do łatwych. Freelancer zmaga się zwykle ze zmieniającymi się obciążeniami pracą, krótkimi terminami realizacji projektów, dużą konkurencją oraz czasami nierealistycznymi wymaganiami klientów. Aby sprostać tym wyzwaniom potrzebna jest dobra organizacja pracy oraz zasady, które umożliwią spokojne działanie. Bez tego ryzykujemy wypaleniem zawodowym, które następuje po serii sprintów jakie podejmiemy, a w konsekwencji utratę zaufania klientów. Ci którzy tego doświadczyli lub byli blisko ustalają swoje własne zasady, przygotowują miejsce pracy oraz organizują workflow. 

O najlepsze praktyki w tym zakresie zapytaliśmy freelancerów działających w ramach platformy Freelacehunt. 10 najczęściej powtarzających się rad zamieszczamy poniżej. Dodatkowe komentarze pod radami.

10 rad, które wprowadzą Cię ze świata chaosu i stresu do równowagi i skuteczności: 

1. Zorganizuj swoje cyfrowe pliki w czytelny, wygodny sposób

Każdy z nas ma swoje patenty na zapisywanie ważnych informacji więc nie sugerujemy jak masz to zrobić, tylko przypominamy, żebyś to zrobił/zrobiła. Zapisywanie wszystkich plików w «pobranych» lub na pulpicie wprowadza tylko chaos. 

2. Wykonuj zadania w oparciu o priorytety, a nie swoje chęci

To wymaga dyscypliny. Potraktuj zajęcie się swoimi ulubionymi zadaniami po tym jak uporasz się z tymi ważnymi — jako nagrodę. Sprawi Ci to jeszcze większą przyjemność. 

Ustal sobie bloki czasu przeznaczone tylko na pracę 

3. Jeżeli co chwilę musisz odrywać się od pracy i robić coś innego to tylko oszukujesz się

W takim sposób można jedynie szybko odpowiedzieć na pytanie, na które znasz odpowiedź, ale praca wymaga skupienia i ze swojego napiętego grafiku musisz wyizolować czas tylko na nią

4. Zadbaj o swoje otoczenie, aby było przyjazne w produktywnej pracy

Widzimy tu dwa poziomy organizacji. Jeden to ustawienie mebli, odpowiednie ergonomiczne krzesło, lampka, odpowiednia wielkość biurka etc. To wymaga zwykle zakupów lub przynajmniej aranżacji otoczenia. Drugi element to bieżący porządek w miejscu pracy. Piżama, 5 kubków po kawie, pokruszone ciasteczko pod stopami oraz walające się ciuchy za Tobą wprowadzą Twój mózg w tryb chaosu. Zrób z tym porządek. 5 minut zwykle wystarczy. 

5. Maraton, a nie sprint — dbaj o siebie, rób przerwy i dziel pracę na mniejsze kawałki

Wiemy, że możesz wszystko, sky is the limit, ale po ciężkiej pracy i nocnych sprintach potrzebny jest odpoczynek, a nie kolejna kawa, czy energetyk. Sen, melatonina, kortyzol, zdrowe jedzenie, woda, a do tego trochę ruchu, natury i przyjaciół. Pamiętaj o balansie jeśli chcesz być profesjonalistą długofalowo. 

6. Planuj pracę dzień wcześniej

To pozwoli Ci lepiej zaplanować czas potrzebny na pilne i ważne działania. 

7. Ustal sobie regularny plan dnia

Stały rytm wprowadza porządek w głowie i w działaniu. Organizm wie, że zbliża się przerwa lub jeszcze na nią nie czas. To bardzo pomaga. 

8. Nie przesadź z obciążeniem pracą — to być może najtrudniejsze?

Aby zarabiać więcej chcemy więcej zleceń. To naturalne, przynajmniej na początku. Pamiętaj jednak, że samymi sprintami nie da się żyć. Będziesz efektywniejszy gdy odpoczniesz i postawisz sobie granice przyjmowania nowych zleceń, zwłaszcza w tym samym czasie. Odesłanie klienta z kwitkiem boli, ale mniej niż zawalenie terminu projektu i zła opinia. 

9. Odpowiadaj na pytania klientów sprawnie, szybko, ale bez nerwicy

Sprawna komunikacja jest bardzo ważna, ale nie za wszelką cenę i nie kosztem prywatnego czasu na odpoczynek. Jeżeli klient dzwoni wieczorem żeby porozmawiać to bądź asertywny i zapytaj czy to nie może poczekać do jutra. Zwykle może.

10. Wyłącz rzeczy, które cię rozpraszają — social media, podcasty w tle

Część z nas chciałaby wykorzystać czas lepiej niż to się da zrobić. Słuchanie podcastu, uczenie się języka obcego, czy oglądanie ulubionego serialu w trakcie pracy to zwykle złe połączenie. To może być sygnał, że bardzo chcesz się rozwijać, ale może doprowadzić Cię do pogorszenia skupienia i jakości pracy.

I jeszcze kilka indywidualnych rad od naszych freelancerów: 

Miroslava Miroslava, doświadczona freelancerka, menadżerka SMM:

«Oto trzy kluczowe rady, które pomogły mi skutecznie zorganizować pracę:

1. Priorytetyzacja i planowanie — ustalanie priorytetów i tworzenie harmonogramu pracy to fundament efektywnej pracy freelancera. Korzystam z narzędzi takich jak Trello lub Asana do organizacji zadań według pilności i terminów. Codziennie rozpoczynam od określenia trzech głównych zadań, które muszę zrealizować, co pomaga mi utrzymać skupienie i efektywność.
2. Automatyzacja i narzędzia — automatyzacja powtarzalnych zadań oszczędza mnóstwo czasu. Używam narzędzi do automatyzacji postów w mediach społecznościowych, takich jak Buffer lub Hootsuite, co pozwala mi planować treści z wyprzedzeniem i jednocześnie obsługiwać kilku klientów.
3. Work-life balance — utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym jest kluczowe dla zdrowia psychicznego i utrzymania kreatywności. Staram się jasno określać godziny pracy i respektować je, co pozwala mi na regenerację i spędzanie czasu z rodziną czy na hobby. Regularne przerwy i czas wolny są dla mnie niezbędne do utrzymania wysokiej wydajności»
   

Mariola Kolary, twórczyni treści marketingowych i copywriting:

«Kilka kluczowych rad, które mogę podać to:

1. Stworzenie harmonogramu — ważne jest zaplanowanie swojego czasu pracy i obowiązków, aby uniknąć chaosu i zapewnienia efektywności.
2. Komunikacja z klientami — regularny kontakt z klientami pomaga utrzymać dobre relacje i uniknąć nieporozumień.
3. Zadbanie o work-life balance — ważne jest znalezienie równowagi między pracą a życiem prywatnym, aby uniknąć wypalenia zawodowego.
4. Stałe doskonalenie się — ciągłe rozwijanie umiejętności i nauka nowych rzeczy pozwala być konkurencyjnym na rynku i przyciągnąć nowych klientów».
   

Daniel S., programista z ponad 12 latami doświadczenia w IT: 

«Oto kilka rad ode mnie: 

1. Stwórz harmonogram i odpowiadaj klientom tylko w wyznaczonym i uzgodnionym z nimi czasie
2. Zorganizuj wygodne miejsce do pracy i nie ingeruj w życie osobiste, a jeśli zajdzie taka potrzeba, wynajmij biuro lub pokój, w którym będziesz mógł tylko pracować.
3. Zautomatyzuj pracę z klientem, jeśli to możliwe, utwórz bota, ważne, aby wszyscy klienci komunikowali się z Tobą za pomocą jednego środka komunikacji, gdzie będą wszyscy zebrani i uporządkowani, wskazane jest, aby nie rozpraszać się i starać się korespondować z różnymi klientami w różnych komunikatorach.
4. Szanuj siebie i swój czas i pracuj według ustalonego dla siebie harmonogramu, w przeciwnym razie ryzykujesz wejściem w sytuację, w której zyskałeś wielu klientów i teraz pracujesz 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a co za tym idzie, doświadczasz wypalenia zawodowego i problemów ze zdrowiem psychicznym». 

Artur Wiśniewski, doświadczony tester biorący aktywny udział w projektach na platformie uTest oraz profesjonalny freelancer: 

«W mojej pracy trzymam się tych zasad: 

1. Planowanie i samodyscyplina: 

• Stworzyć harmonogram dnia i ustalić priorytety dla swoich zadań.
• Zaplanować regularne przerwy, aby uniknąć przemęczenia.

2. Komunikacja i zarządzanie klientami:

• Jasno określić swoje stawki i warunki współpracy przed rozpoczęciem pracy z klientem.
• Stosować asertywność w kontaktach z klientami, aby chronić swój czas i granice.

3. Work-life balance:

• Wyznaczyć wyraźne granice między czasem pracy a czasem wolnym».

Możecie potraktować te rady jako swoistą checklistę sprawdzającą Waszą organizację pracy. Możecie również wdrożyć kilka z nich, jeżeli uważacie je za ważne i potrzebne. Jak z każdą zmianą radzimy wdrażać mniej, ale od razu niż wszystkie, ale kiedyś :) 

Życzymy Wam świetnej organizacji pracy, wielu wartościowych projektów i samych zadowolonych klientów. 

Jeżeli macie inne ważne rady, o których nie wspomnieliśmy napiszcie do nas na editor@freelancehunt.com, listę rad możemy poszerzyć.