Integracja i konfiguracja Keycrm, połączenie z nova pay, socket pay itd.
O firmie i bieżącej pracy Firma sprzedaje towary przez: kilka sklepów Rozetka; 5–8 sklepów Prom.ua; kilka sklepów Epicentr. Wolumen: orientacyjnie 50–100 zamówień dziennie. Planowane jest podłączenie good w najbliższym czasieUżywane systemy i metody płatności Rozetka; Prom.ua; Epicentr; Nowa poczta; NovaPay; PrivatBank; monobank; RozetkaPay; Checkbox. Metody płatności: płatność przy odbiorze przez Nową pocztę / NovaPay; RozetkaPay; bezpośredni przelew na IBAN; planowana płatność przez link za pośrednictwem monobank. NovaPay i RozetkaPay przekazują pieniądze w sumie według rejestrów: w rejestrze NovaPay wskazane są TTN; w rejestrze RozetkaPay wskazane są zamówienia. Główne cele Skonfigurować KeyCRM tak, aby właściciel mógł w jednym miejscu: -Widzieć wszystkie zamówienia ze wszystkich sklepów. -Nie tracić zamówień i TTN. -Widzieć aktualny stan każdej wysyłki. -Widzieć faktyczny ruch pieniędzy w zamówieniach. -Automatycznie łączyć otrzymane płatności z odpowiednimi zamówieniami. -Widzieć nieprzypisane płatności, niedopłaty, nadpłaty i inne rozbieżności. -Kontrolować działania pracowników. -Minimalizować pracę ręczną.-Automatyczną fiskalizację - Zbudować odpowiednią automatyzację ruchu zamówienia Przeprowadzić audyt istniejącego KeyCRM Sprawdzić: -aktualne statusy, pola i automatyzacje; -bankowe i płatnicze połączenia; -role i prawa pracowników; -historię działań; -aktualne ustawienia Checkbox; -możliwość realizacji wymagań standardowymi środkami KeyCRM. Na podstawie audytu dostarczyć: -listę znalezionych problemów; -wykaz niezbędnych ustawień; -wykaz zadań, dla których potrzebna jest integracja API lub zewnętrzna usługa; -zalecenia dla lepszej pracy serwisu -ocenę terminów i kosztów. Skonfigurować przyjmowanie i przetwarzanie zamówień Wymagane: ustawić jednolitą sekwencję przetwarzania zamówień; ustawić obowiązkowe pola, bez których zamówienie nie może być przekazane do następnego etapu; stworzyć kontrolę zamówień, które się nie załadowały, załadowały z błędem lub pozostały bez odpowiedzialnego. Skonfigurować ruch i weryfikację płatności Podłączyć do KeyCRM wszystkie używane konta i usługi płatnicze: PrivatBank; monobank; NovaPay; RozetkaPay; ekspedycja monobank po jego podłączeniu. Należy zrealizować: -Automatyczne pobieranie dostępnych wyciągów i transakcji. -Wyświetlanie faktycznych wpływów dla każdego FOP i konta. -Automatyczne przypisanie bezpośredniej płatności na IBAN do zamówienia według numeru zamówienia w komentarzu. -Weryfikację całkowitej wypłaty NovaPay z rejestrem i dalsze przypisanie wierszy rejestru do zamówień według TTN. -Weryfikację całkowitej wypłaty RozetkaPay z rejestrem i dalsze przypisanie wierszy rejestru do zamówień według numeru zamówienia. -Automatyczne przetwarzanie płatności przez link po podłączeniu ekspedycji. -Osobną listę płatności, które nie mogą być automatycznie przypisane. Identyfikacja: -niedopłaty; -nadpłaty; -częściowe płatności; -duplikowane płatności; -płatności bez znalezionego zamówienia; -zamówienia oznaczone jako opłacone bez potwierdzonego wpływu. -Codzienna weryfikacja kwot według FOP, kont i metod płatności. -Status „Opłacono” powinien być ustawiany automatycznie po potwierdzonym zaksięgowaniu pieniędzy na odpowiednim IBAN. Pracownicy nie powinni mieć prawa ustawiać go ręcznie. Jeśli standardowe możliwości KeyCRM są niewystarczające, integrator powinien: proponować integrację API lub zewnętrzny moduł; opisać jego logikę; osobno ocenić rozwój; zapewnić dziennik błędów i ponowne przetwarzanie; nie przypisywać płatności automatycznie przy niejednoznacznym dopasowaniu. Skonfigurować kontrolę zagubionych zamówień Potrzebna jest osobna lista robocza lub raport: zamówienie wpłynęło, ale nie zostało podjęte do pracy; zamówienie potwierdzone, ale nie przekazane do magazynu lub drop; zamówienie gotowe, ale TTN nie została stworzona; TTN stworzona, ale paczka nie została przekazana przewoźnikowi; paczka długo się nie porusza; klient nie odbiera paczki; była przekierowanie; rozpoczęto zwrot; zwrotna paczka nie została odebrana przez firmę; zamówienie dostarczone, ale płatność nie została zaksięgowana; płatność otrzymana, ale nie przypisana do zamówienia; zamówienie pozostało w statusie pośrednim dłużej niż dopuszczalny czas. W przypadku każdego wyjątku powinny być: odpowiedzialny; czas reakcji; zadanie lub powiadomienie; jasny powód; link do zamówienia. 4.7. Skonfigurować prawa i kontrolę pracowników Obowiązkowe ograniczenia: -pracownicy nie mogą usuwać zamówień; -pracownicy nie mogą ręcznie ustawiać statusu „Opłacono”; -pracownicy nie mają dostępu do połączeń bankowych, kluczy API i ustawień administracyjnych.Skonfigurować Checkbox Obecnie paragony z KeyCRM nie są tworzone. Integrator musi: -sprawdzić istniejące konta, kasy i kasjerów Checkbox; -podłączyć kasy odpowiednich FOP; -ustawić metody płatności; -ustawić automatyczną fiskalizację dla uzgodnionych scenariuszy; -ustawić przetwarzanie błędów; -ustawić paragony zwrotu; -przeprowadzić testy.Skonfigurować raporty dla właściciela Właściciel powinien widzieć: -liczbę nowych i nieprzetworzonych zamówień; -problemowe wysyłki; -paczki w oddziale; -zwroty; -dostarczone zamówienia bez otrzymanej płatności; -otrzymane, ale nieprzypisane płatności; -niedopłaty i nadpłaty; -ręczne zmiany pracowników.Format może być realizowany standardowymi listami, filtrami, analizą, zadaniami lub zewnętrznym raportem — sposób proponuje integrator. Przeszkolić pracowników Po konfiguracji przeprowadzić szkolenie: właściciela — kontrola, raporty, błędy i prawa; menedżerów — przetwarzanie zamówień; pracownika dropu — przekazanie zamówienia i kontrola TTN; pracownika magazynu — tworzenie TTN i wysyłka; odpowiedzialnego za finanse — przetwarzanie nieprzypisanych płatności i rozbieżności. Dostarczyć krótkie instrukcje lub nagrania wideo podstawowych operacji. Oczekiwany rezultat Po wykonaniu prac: -wszystkie zamówienia są przetwarzane w KeyCRM; -przegapione i zawieszone zamówienia są automatycznie identyfikowane; -każda TTN jest powiązana z zamówieniem i śledzona; -problemowe paczki trafiają do odpowiedzialnych pracowników; -bankowe i płatnicze wpływy są widoczne w CRM; -jednoznaczne płatności są automatycznie przypisywane do zamówień; -rejestry NovaPay i RozetkaPay są weryfikowane z wpływami i zamówieniami; -niejednoznaczne płatności trafiają na ręczną weryfikację; -pracownicy nie mogą usunąć zamówienia ani ręcznie oznaczyć go jako opłacone; -właściciel widzi ruch pieniędzy i listę odchyleń; -Checkbox działa zgodnie z uzgodnionymi scenariuszami; -zespół jest przeszkolony do pracy. Format propozycji od integratora Przed rozpoczęciem wdrożenia wykonawca powinien dostarczyć: -Wynik audytu. -Proponowany schemat konfiguracji. -Co będzie realizowane standardowymi środkami KeyCRM. -Co wymaga API lub zewnętrznej usługi. -Koszt standardowej konfiguracji. -Osobny koszt rozwoju. -Terminy według etapów. -Wykaz niezbędnych dostępów. -Plan testowania i uruchomienia.