O firmie i bieżącej pracy
Firma sprzedaje towary przez:
kilka sklepów Rozetka;
5–8 sklepów Prom.ua;
kilka sklepów Epicentr.
Wolumen: orientacyjnie 50–100 zamówień dziennie.
Planowane jest podłączenie good w najbliższym czasie
Używane systemy i metody płatności
Rozetka;
Prom.ua;
Epicentr;
Nowa poczta;
NovaPay;
PrivatBank;
monobank;
RozetkaPay;
Checkbox.
Metody płatności:
płatność przy odbiorze przez Nową pocztę / NovaPay;
RozetkaPay;
bezpośredni przelew na IBAN;
planowana płatność przez link za pośrednictwem monobank.
NovaPay i RozetkaPay przekazują pieniądze w sumie według rejestrów:
w rejestrze NovaPay wskazane są TTN;
w rejestrze RozetkaPay wskazane są zamówienia.
Główne cele
Skonfigurować KeyCRM tak, aby właściciel mógł w jednym miejscu:
-Widzieć wszystkie zamówienia ze wszystkich sklepów.
-Nie tracić zamówień i TTN.
-Widzieć aktualny stan każdej wysyłki.
-Widzieć faktyczny ruch pieniędzy w zamówieniach.
-Automatycznie łączyć otrzymane płatności z odpowiednimi zamówieniami.
-Widzieć nieprzypisane płatności, niedopłaty, nadpłaty i inne rozbieżności.
-Kontrolować działania pracowników.
-Minimalizować pracę ręczną.
-Automatyczną fiskalizację
- Zbudować odpowiednią automatyzację ruchu zamówienia
Przeprowadzić audyt istniejącego KeyCRM
Sprawdzić:
-aktualne statusy, pola i automatyzacje;
-bankowe i płatnicze połączenia;
-role i prawa pracowników;
-historię działań;
-aktualne ustawienia Checkbox;
-możliwość realizacji wymagań standardowymi środkami KeyCRM.
Na podstawie audytu dostarczyć:
-listę znalezionych problemów;
-wykaz niezbędnych ustawień;
-wykaz zadań, dla których potrzebna jest integracja API lub zewnętrzna usługa;
-zalecenia dla lepszej pracy serwisu
-ocenę terminów i kosztów.
Skonfigurować przyjmowanie i przetwarzanie zamówień
Wymagane:
ustawić jednolitą sekwencję przetwarzania zamówień;
ustawić obowiązkowe pola, bez których zamówienie nie może być przekazane do następnego etapu;
stworzyć kontrolę zamówień, które się nie załadowały, załadowały z błędem lub pozostały bez odpowiedzialnego.
Skonfigurować ruch i weryfikację płatności
Podłączyć do KeyCRM wszystkie używane konta i usługi płatnicze:
PrivatBank;
monobank;
NovaPay;
RozetkaPay;
ekspedycja monobank po jego podłączeniu.
Należy zrealizować:
-Automatyczne pobieranie dostępnych wyciągów i transakcji.
-Wyświetlanie faktycznych wpływów dla każdego FOP i konta.
-Automatyczne przypisanie bezpośredniej płatności na IBAN do zamówienia według numeru zamówienia w komentarzu.
-Weryfikację całkowitej wypłaty NovaPay z rejestrem i dalsze przypisanie wierszy rejestru do zamówień według TTN.
-Weryfikację całkowitej wypłaty RozetkaPay z rejestrem i dalsze przypisanie wierszy rejestru do zamówień według numeru zamówienia.
-Automatyczne przetwarzanie płatności przez link po podłączeniu ekspedycji.
-Osobną listę płatności, które nie mogą być automatycznie przypisane.
Identyfikacja:
-niedopłaty;
-nadpłaty;
-częściowe płatności;
-duplikowane płatności;
-płatności bez znalezionego zamówienia;
-zamówienia oznaczone jako opłacone bez potwierdzonego wpływu.
-Codzienna weryfikacja kwot według FOP, kont i metod płatności.
-Status „Opłacono” powinien być ustawiany automatycznie po potwierdzonym zaksięgowaniu pieniędzy na odpowiednim IBAN. Pracownicy nie powinni mieć prawa ustawiać go ręcznie.
Jeśli standardowe możliwości KeyCRM są niewystarczające, integrator powinien:
proponować integrację API lub zewnętrzny moduł;
opisać jego logikę;
osobno ocenić rozwój;
zapewnić dziennik błędów i ponowne przetwarzanie;
nie przypisywać płatności automatycznie przy niejednoznacznym dopasowaniu.
Skonfigurować kontrolę zagubionych zamówień
Potrzebna jest osobna lista robocza lub raport:
zamówienie wpłynęło, ale nie zostało podjęte do pracy;
zamówienie potwierdzone, ale nie przekazane do magazynu lub drop;
zamówienie gotowe, ale TTN nie została stworzona;
TTN stworzona, ale paczka nie została przekazana przewoźnikowi;
paczka długo się nie porusza;
klient nie odbiera paczki;
była przekierowanie;
rozpoczęto zwrot;
zwrotna paczka nie została odebrana przez firmę;
zamówienie dostarczone, ale płatność nie została zaksięgowana;
płatność otrzymana, ale nie przypisana do zamówienia;
zamówienie pozostało w statusie pośrednim dłużej niż dopuszczalny czas.
W przypadku każdego wyjątku powinny być:
odpowiedzialny;
czas reakcji;
zadanie lub powiadomienie;
jasny powód;
link do zamówienia.
4.7. Skonfigurować prawa i kontrolę pracowników
Obowiązkowe ograniczenia:
-pracownicy nie mogą usuwać zamówień;
-pracownicy nie mogą ręcznie ustawiać statusu „Opłacono”;
-pracownicy nie mają dostępu do połączeń bankowych, kluczy API i ustawień administracyjnych.
Skonfigurować Checkbox
Obecnie paragony z KeyCRM nie są tworzone.
Integrator musi:
-sprawdzić istniejące konta, kasy i kasjerów Checkbox;
-podłączyć kasy odpowiednich FOP;
-ustawić metody płatności;
-ustawić automatyczną fiskalizację dla uzgodnionych scenariuszy;
-ustawić przetwarzanie błędów;
-ustawić paragony zwrotu;
-przeprowadzić testy.
Skonfigurować raporty dla właściciela
Właściciel powinien widzieć:
-liczbę nowych i nieprzetworzonych zamówień;
-problemowe wysyłki;
-paczki w oddziale;
-zwroty;
-dostarczone zamówienia bez otrzymanej płatności;
-otrzymane, ale nieprzypisane płatności;
-niedopłaty i nadpłaty;
-ręczne zmiany pracowników.
Format może być realizowany standardowymi listami, filtrami, analizą, zadaniami lub zewnętrznym raportem — sposób proponuje integrator.
Przeszkolić pracowników
Po konfiguracji przeprowadzić szkolenie:
właściciela — kontrola, raporty, błędy i prawa;
menedżerów — przetwarzanie zamówień;
pracownika dropu — przekazanie zamówienia i kontrola TTN;
pracownika magazynu — tworzenie TTN i wysyłka;
odpowiedzialnego za finanse — przetwarzanie nieprzypisanych płatności i rozbieżności.
Dostarczyć krótkie instrukcje lub nagrania wideo podstawowych operacji.
Oczekiwany rezultat
Po wykonaniu prac:
-wszystkie zamówienia są przetwarzane w KeyCRM;
-przegapione i zawieszone zamówienia są automatycznie identyfikowane;
-każda TTN jest powiązana z zamówieniem i śledzona;
-problemowe paczki trafiają do odpowiedzialnych pracowników;
-bankowe i płatnicze wpływy są widoczne w CRM;
-jednoznaczne płatności są automatycznie przypisywane do zamówień;
-rejestry NovaPay i RozetkaPay są weryfikowane z wpływami i zamówieniami;
-niejednoznaczne płatności trafiają na ręczną weryfikację;
-pracownicy nie mogą usunąć zamówienia ani ręcznie oznaczyć go jako opłacone;
-właściciel widzi ruch pieniędzy i listę odchyleń;
-Checkbox działa zgodnie z uzgodnionymi scenariuszami;
-zespół jest przeszkolony do pracy.
Format propozycji od integratora
Przed rozpoczęciem wdrożenia wykonawca powinien dostarczyć:
-Wynik audytu.
-Proponowany schemat konfiguracji.
-Co będzie realizowane standardowymi środkami KeyCRM.
-Co wymaga API lub zewnętrznej usługi.
-Koszt standardowej konfiguracji.
-Osobny koszt rozwoju.
-Terminy według etapów.
-Wykaz niezbędnych dostępów.
-Plan testowania i uruchomienia.
