Про компанію та поточну роботу
Компанія продає товари через:
кілька магазинів Rozetka;
5–8 магазинів Prom.ua;
кілька магазинів Epicentr.
Обсяг: орієнтовно 50–100 замовлень на день.
Планується підключення хорошоп найближчим часом
Використовувані системи та способи оплати
Rozetka;
Prom.ua;
Epicentr;
Нова пошта;
NovaPay;
PrivatBank;
monobank;
RozetkaPay;
Checkbox.
Способи оплати:
накладений платіж через Нову пошту / NovaPay;
RozetkaPay;
прямий переказ на IBAN;
планується оплата за посиланням через еквайринг monobank.
NovaPay та RozetkaPay перераховують гроші загальною сумою за реєстрами:
в реєстрі NovaPay вказані ТТН;
в реєстрі RozetkaPay вказані замовлення.
Основні цілі
Налаштувати KeyCRM так, щоб власник міг в одному місці:
-Бачити всі замовлення з усіх магазинів.
-Не втрачати замовлення та ТТН.
-Бачити поточний стан кожної відправки.
-Бачити фактичний рух грошей за замовленнями.
-Автоматично пов'язувати отримані платежі з відповідними замовленнями.
-Бачити неприв'язані платежі, недоплати, переплати та інші розбіжності.
-Контролювати дії співробітників.
-Мінімізувати ручну роботу.
-Автоматичну фіскалізацію
- Вибудувати автоматизацію правильну по руху замовлення
Провести аудит діючого KeyCRM
Перевірити:
-поточні статуси, поля та автоматизації;
-банківські та платіжні підключення;
-ролі та права співробітників;
-історію дій;
-поточну настройку Checkbox;
-можливість реалізації вимог штатними засобами KeyCRM.
За результатами аудиту надати:
-список знайдених проблем;
-перелік необхідних налаштувань;
-перелік завдань, для яких потрібна API-інтеграція або зовнішній сервіс;
-рекомендації для кращої роботи сервісу
-оцінку термінів та вартості.
Налаштувати надходження та обробку замовлень
Необхідно:
налаштувати єдину послідовність обробки замовлень;
налаштувати обов'язкові поля, без яких замовлення не можна передати на наступний етап;
створити контроль замовлень, які не завантажились, завантажились з помилкою або залишились без відповідального.
Налаштувати рух та звірку оплат
Підключити до KeyCRM всі використовувані рахунки та платіжні сервіси:
PrivatBank;
monobank;
NovaPay;
RozetkaPay;
еквайринг monobank після його підключення.
Необхідно реалізувати:
-Автоматичне отримання доступних виписок та транзакцій.
-Відображення фактичних надходжень по кожному ФОП та рахунку.
-Автоматичну прив'язку прямого платежу на IBAN до замовлення за номером замовлення в коментарі.
-Звірку загальної виплати NovaPay з реєстром і подальшу прив'язку рядків реєстру до замовлень за ТТН.
-Звірку загальної виплати RozetkaPay з реєстром і подальшу прив'язку рядків реєстру до замовлень за номером замовлення.
-Автоматичну обробку оплат за посиланням після підключення еквайрингу.
-Окремий список оплат, які неможливо зв'язати автоматично.
Виявлення:
-недоплати;
-переплати;
-часткової оплати;
-дубльованої оплати;
-оплати без знайденого замовлення;
-замовлення, відміченого оплаченим без підтвердженого надходження.
-Щоденну звірку сум по ФОП, рахункам та способам оплати.
-Статус «Оплачено» повинен встановлюватись автоматично після підтвердженого зарахування грошей на відповідний IBAN. Співробітники не повинні мати права встановлювати його вручну.
Якщо штатних можливостей KeyCRM недостатньо, інтегратор повинен:
пропонувати API-інтеграцію або зовнішній модуль;
описати його логіку;
окремо оцінити розробку;
забезпечити журнал помилок та повторну обробку;
не прив'язувати оплату автоматично при неоднозначному збігу.
Налаштувати контроль втрачених замовлень
Потрібен окремий робочий список або звіт:
замовлення надійшло, але не взято в роботу;
замовлення підтверджено, але не передано на склад або дроп;
замовлення готове, але ТТН не створена;
ТТН створена, але посилка не передана перевізнику;
посилка довго не рухається;
клієнт не забирає посилку;
була переадресація;
почався повернення;
повернена посилка не отримана компанією;
замовлення доставлено, але оплата не зарахована;
оплата отримана, але не пов'язана з замовленням;
замовлення залишилось в проміжному статусі довше допустимого терміну.
По кожному виключенню повинні бути:
відповідальний;
термін реакції;
завдання або сповіщення;
зрозуміла причина;
посилання на замовлення.
4.7. Налаштувати права та контроль співробітників
Обов'язкові обмеження:
-співробітники не можуть видаляти замовлення;
-співробітники не можуть вручну ставити статус «Оплачено»;
-співробітники не мають доступу до банківських підключень, API-ключів та адміністративних налаштувань.
Налаштувати Checkbox
Зараз чеки з KeyCRM не створюються.
Інтегратору необхідно:
-перевірити існуючі кабінети, каси та касирів Checkbox;
-підключити каси відповідних ФОП;
-налаштувати способи оплати;
-налаштувати автоматичну фіскалізацію для погоджених сценаріїв;
-налаштувати обробку помилок;
-налаштувати чеки повернення;
-провести тестування.
Налаштувати звіти для власника
Власник повинен бачити:
-кількість нових і необроблених замовлень;
-проблемні відправлення;
-посилки в відділенні;
-повернення;
-доставлені замовлення без отриманої оплати;
-отримані, але неприв'язані платежі;
-недоплати та переплати;
-ручні зміни співробітників.
Формат може бути реалізований штатними списками, фільтрами, аналітикою, завданнями або зовнішнім звітом — спосіб пропонує інтегратор.
Навчити співробітників
Після налаштування провести навчання:
власника — контроль, звіти, помилки та права;
менеджерів — обробка замовлень;
співробітника дропа — передача замовлення та контроль ТТН;
співробітника складу — створення ТТН та відправка;
відповідального за фінанси — обробка неприв'язаних платежів та розбіжностей.
Надати короткі інструкції або відеозаписи основних операцій.
Очікуваний результат
Після виконання робіт:
-всі замовлення обробляються в KeyCRM;
-пропущені та завислі замовлення автоматично виявляються;
-кожна ТТН пов'язана з замовленням і відстежується;
-проблемні посилки потрапляють відповідальним співробітникам;
-банківські та платіжні надходження видимі в CRM;
-однозначні платежі автоматично пов'язуються з замовленнями;
-реєстри NovaPay та RozetkaPay звіряються з надходженнями та замовленнями;
-неоднозначні платежі потрапляють на ручну перевірку;
-співробітники не можуть видалити замовлення або вручну відзначити його оплаченим;
-власник бачить рух грошей і список відхилень;
-Checkbox працює за погодженими сценаріями;
-команда навчена роботі.
Формат пропозиції від інтегратора
До початку впровадження виконавець повинен надати:
-Результат аудиту.
-Пропоновану схему налаштування.
-Що буде реалізовано штатними засобами KeyCRM.
-Що вимагатиме API або зовнішнього сервісу.
-Вартість штатної настройки.
-Окрему вартість розробки.
-Терміни по етапах.
-Перелік необхідних доступів.
-План тестування та запуску.
