О компании и текущей работе
Компания продает товары через:
несколько магазинов Rozetka;
5–8 магазинов Prom.ua;
несколько магазинов Epicentr.
Объем: ориентировочно 50–100 заказов в день.
Планируется подключение хорошоп в ближайшее время
Используемые системы и способы оплаты
Rozetka;
Prom.ua;
Epicentr;
Новая почта;
NovaPay;
PrivatBank;
monobank;
RozetkaPay;
Checkbox.
Способы оплаты:
наложенный платеж через Новую почту / NovaPay;
RozetkaPay;
прямой перевод на IBAN;
планируется оплата по ссылке через эквайринг monobank.
NovaPay и RozetkaPay перечисляют деньги общей суммой по реестрам:
в реестре NovaPay указаны ТТН;
в реестре RozetkaPay указаны заказы.
Основные цели
Настроить KeyCRM так, чтобы владелец мог в одном месте:
-Видеть все заказы из всех магазинов.
-Не терять заказы и ТТН.
-Видеть текущее состояние каждой отправки.
-Видеть фактическое движение денег по заказам.
-Автоматически связывать поступившие оплаты с соответствующими заказами.
-Видеть непривязанные оплаты, недоплаты, переплаты и другие расхождения.
-Контролировать действия сотрудников.
-Минимизировать ручную работу.
-Автоматическую фискализацию
- Выстроить автоматизацию правильную по движению заказа
Провести аудит действующего KeyCRM
Проверить:
-текущие статусы, поля и автоматизации;
-банковские и платежные подключения;
-роли и права сотрудников;
-историю действий;
-текущую настройку Checkbox;
-возможность реализации требований штатными средствами KeyCRM.
По результатам аудита предоставить:
-список найденных проблем;
-перечень необходимых настроек;
-перечень задач, для которых нужна API-интеграция или внешний сервис;
-рекомендации для лучшей работы сервиса
-оценку сроков и стоимости.
Настроить поступление и обработку заказов
Необходимо:
настроить единую последовательность обработки заказов;
настроить обязательные поля, без которых заказ нельзя передать на следующий этап;
создать контроль заказов, которые не загрузились, загрузились с ошибкой или остались без ответственного.
Настроить движение и сверку оплат
Подключить к KeyCRM все используемые счета и платежные сервисы:
PrivatBank;
monobank;
NovaPay;
RozetkaPay;
эквайринг monobank после его подключения.
Необходимо реализовать:
-Автоматическое получение доступных выписок и транзакций.
-Отображение фактических поступлений по каждому ФОП и счету.
-Автоматическую привязку прямого платежа на IBAN к заказу по номеру заказа в комментарии.
-Сверку общей выплаты NovaPay с реестром и дальнейшую привязку строк реестра к заказам по ТТН.
-Сверку общей выплаты RozetkaPay с реестром и дальнейшую привязку строк реестра к заказам по номеру заказа.
-Автоматическую обработку оплат по ссылке после подключения эквайринга.
-Отдельный список оплат, которые невозможно связать автоматически.
Выявление:
-недоплаты;
-переплаты;
-частичной оплаты;
-дублированной оплаты;
-оплаты без найденного заказа;
-заказа, отмеченного оплаченным без подтвержденного поступления.
-Ежедневную сверку сумм по ФОП, счетам и способам оплаты.
-Статус «Оплачено» должен устанавливаться автоматически после подтвержденного зачисления денег на соответствующий IBAN. Сотрудники не должны иметь права устанавливать его вручную.
Если штатных возможностей KeyCRM недостаточно, интегратор должен:
предложить API-интеграцию или внешний модуль;
описать его логику;
отдельно оценить разработку;
обеспечить журнал ошибок и повторную обработку;
не привязывать оплату автоматически при неоднозначном совпадении.
Настроить контроль потерянных заказов
Нужен отдельный рабочий список или отчет:
заказ поступил, но не взят в работу;
заказ подтвержден, но не передан на склад или дроп;
заказ готов, но ТТН не создана;
ТТН создана, но посылка не передана перевозчику;
посылка долго не движется;
клиент не забирает посылку;
была переадресация;
начался возврат;
возвратная посылка не получена компанией;
заказ доставлен, но оплата не зачислена;
оплата получена, но не связана с заказом;
заказ остался в промежуточном статусе дольше допустимого срока.
По каждому исключению должны быть:
ответственный;
срок реакции;
задача или уведомление;
понятная причина;
ссылка на заказ.
4.7. Настроить права и контроль сотрудников
Обязательные ограничения:
-сотрудники не могут удалять заказы;
-сотрудники не могут вручную ставить статус «Оплачено»;
-сотрудники не имеют доступа к банковским подключениям, API-ключам и административным настройкам.
Настроить Checkbox
Сейчас чеки из KeyCRM не создаются.
Интегратору необходимо:
-проверить существующие кабинеты, кассы и кассиров Checkbox;
-подключить кассы соответствующих ФОП;
-настроить способы оплаты;
-настроить автоматическую фискализацию для согласованных сценариев;
-настроить обработку ошибок;
-настроить чеки возврата;
-провести тестирование.
Настроить отчеты для владельца
Владелец должен видеть:
-количество новых и необработанных заказов;
-проблемные отправления;
-посылки в отделении;
-возвраты;
-доставленные заказы без поступившей оплаты;
-поступившие, но непривязанные оплаты;
-недоплаты и переплаты;
-ручные изменения сотрудников.
Формат может быть реализован штатными списками, фильтрами, аналитикой, задачами или внешним отчетом — способ предлагает интегратор.
Обучить сотрудников
После настройки провести обучение:
владельца — контроль, отчеты, ошибки и права;
менеджеров — обработка заказов;
сотрудника дропа — передача заказа и контроль ТТН;
сотрудника склада — создание ТТН и отправка;
ответственного за финансы — обработка непривязанных платежей и расхождений.
Предоставить короткие инструкции или видеозаписи основных операций.
Ожидаемый результат
После выполнения работ:
-все заказы обрабатываются в KeyCRM;
-пропущенные и зависшие заказы автоматически выявляются;
-каждая ТТН связана с заказом и отслеживается;
-проблемные посылки попадают ответственным сотрудникам;
-банковские и платежные поступления видны в CRM;
-однозначные оплаты автоматически связываются с заказами;
-реестры NovaPay и RozetkaPay сверяются с поступлениями и заказами;
-неоднозначные оплаты попадают на ручную проверку;
-сотрудники не могут удалить заказ или вручную отметить его оплаченным;
-владелец видит движение денег и список отклонений;
-Checkbox работает по согласованным сценариям;
-команда обучена работе.
Формат предложения от интегратора
До начала внедрения исполнитель должен предоставить:
-Результат аудита.
-Предлагаемую схему настройки.
-Что будет реализовано штатными средствами KeyCRM.
-Что потребует API или внешнего сервиса.
-Стоимость штатной настройки.
-Отдельную стоимость разработки.
-Сроки по этапам.
-Перечень необходимых доступов.
-План тестирования и запуска.
