1. Model biznesowy (jak to działa w rzeczywistości)
Jest firma zarządzająca, która:
- zarządza 12 identycznymi studiami,
- przyjmuje rezerwacje z różnych kanałów,
- zarabia pieniądze i dzieli wyniki między właścicieli.
Studia są fizycznie identyczne, dlatego ewidencja prowadzona jest nie według konkretnego studia, a według logiki podziału dochodu.
2. Struktura „slotów” własności
Istnieje 12 slotów dochodowych, odpowiadających 12 studiom:
- 5 slotów — główny właściciel
- 1 slot — dodatkowy właściciel,
- 6 slotów — pula właścicieli.
Sloty są używane do podziału dochodu, a nie jako sztywne powiązanie z konkretnym studiem.
3. Rezerwacje
Istnieją rezerwacje:
- o różnej długości,
- o różnej wartości,
- z różnych kanałów sprzedaży.
Wszystkie rezerwacje potencjalnie mogą być przypisane do dowolnego z 12 slotów.
Zadaniem systemu jest poprawne uwzględnienie rezerwacji i określenie, do kogo dokładnie należy dochód.
4. Źródła danych
Informacje do obliczeń i raportowania będą pochodziły z:
- raportów Booking,
- raportów Airbnb,
- Beds24 (w tym rezerwacji Direct, przedłużeń i rezerwacji na miejscu),
- innych kanałów i lejków sprzedażowych, które mogą być dodane w przyszłości.
Dane są dostarczane w postaci standardowych raportów platform
(CSV / XLS / PDF itp.).
Zadaniem systemu jest:
- poprawna interpretacja danych z różnych źródeł,
- przygotowanie ich do jednolitej logiki ewidencji,
- użycie ich jako podstawy do obliczeń dochodów, podziału i raportowania.
Źródło rezerwacji nie powinno wpływać na logikę podziału, a jedynie na początkowe liczby dochodu.
5. Kluczowa logika podziału (podstawa zadania)
Zasada
Podział rezerwacji odbywa się na zasadzie korzyści, a nie na zasadzie „które studio jest fizycznie zajęte”.
Każda rezerwacja jest oceniana według czystej rentowności (rzeczywistego czystego dochodu).
Przykład (kluczowy dla zrozumienia)
- jest jedna rezerwacja z dochodem 300 €,
- są trzy rezerwacje po 150 € (łącznie 450 €).
W tym przypadku:
- trzy rezerwacje po 150 € są uznawane za bardziej korzystne,
- otrzymują wyższy priorytet,
- rezerwacja na 300 € trafia do mniej priorytetowego slotu.
System powinien umieć:
- porównywać rezerwacje między sobą,
- rankingować je według korzystności,
- przydzielać je do slotów według priorytetu.
6. Mechanika podziału
W okresie sprawozdawczym (miesiąc) system:
- zbiera wszystkie rezerwacje,
- oblicza ich czystą rentowność,
- tworzy kolejkę priorytetów,
- przydziela rezerwacje do 12 slotów:
- pierwsze 5 — główny właściciel,
- następny — dodatkowy właściciel,
- pozostałe — pula
Podział odbywa się post factum, na koniec okresu.
7. Dochód i „czystość” obliczeń
Dla każdej rezerwacji oblicza się rzeczywisty czysty dochód:
- po prowizjach kanałów sprzedaży,
- po zapłacie VAT.
To właśnie ten czysty dochód:
- jest używany do porównania korzystności,
- bierze udział w podziale,
- stanowi podstawę do obliczenia zysku właścicieli.
8. Wydatki
Należy uwzględnić wszystkie wydatki wpływające na wyniki biznesu, w tym:
- wydatki stałe (na studio, na obiekt, na biznes),
- jednorazowe wydatki związane z rezerwacją (sprzątanie, pranie itp.),
- wydatki zmienne,
- inne wydatki operacyjne.
Wydatki powinny:
- poprawnie odnosić się do dochodu,
- być uwzględniane przy obliczaniu końcowego zysku,
- nie zniekształcać logiki podziału rezerwacji.
9. Ostateczny cel systemu
Na wyjściu system powinien umożliwiać:
- Obliczenie:
- całkowitego dochodu biznesu,
- czystego zysku biznesu.
- Zrozumienie:
- jakie rezerwacje zostały uwzględnione,
- w jakie sloty trafiły,
- dlaczego właśnie tak.
- Stworzenie zrozumiałego raportu, który pokazuje:
- dochód,
- wydatki,
- ostateczny czysty zysk,
- podział wyniku między właścicieli
10. Oczekiwania wobec eksperta
Od eksperta oczekuje się:
- rozumienia rachunkowości zarządczej i branży hotelarskiej,
- propozycji logiki i podejścia do realizacji,
- budowy przejrzystego modelu ewidencji i raportowania,
- umiejętności wyjaśnienia liczb nie tylko „jak obliczono”, ale i „dlaczego tak”.
Konkretny instrument realizacji — według uznania eksperta.
