Автоматизация складского учета. CRM.

ТЗ на производство программы для учёта складских остатков,

себестоимостей и расчёта/выплаты з/п

1. Вход в программу происходит через авторизацию пользователя имя/пароль. Каждый пользователь имеет разные права. Два вида прав – «менеджер», и «админ».

2. У всех документов в программе всегда присутсвует штамп время/дата/ФИО автора (последней сессии редактирования).

1. Справочник КЛИЕНТЫ

1. Менеджеры забивают в него полные и сокращённые наименования клиентов, которые синхронизируются с бухгалтерской 1:С. Обратная синхронизация из бухгалтерской 1:С полных/сокращённых наименований в случае их изменения там.

2. Карточка клиента состоит из след полей: полное наименование, сокращенное наименование (отображается при выборе клиентов, полное наименование используется при распечатке счетов), код города для стационарного телефона (2 цифры), три поля для стационарных номеров, одно поле для мобильного номера в формате 0??-???-??-??, поле для ФИО контактного лица, фамилия ведущего менеджера, а также переключатель вида клиента (физ лицо или юр лицо). При этом списки физ лиц и юр лиц находятся в разных папках с соотв названиями (физ и юр лица).

3. Все новые клиенты забиваются в новой программе, через открытие окна «поиск» при любом виде прав. Права «менеджер» разрешают вбивать и сохранять новых клиентов при отсутствии пересечений по полному/сокращенному названиям и номерам телефонов (моб и стац) с любым другим клиентом (не важно даже если это клиент того же самого менеджера). Редактировать карточки клиентов можно только из набора прав «итр» или «полный», эти же наборы прав позволяют сохранить карточку клиента даже при выявлении пересечения (выводится окно предупреждения). При этом фиксируется дата/время/ФИО пользователя подтвердившего сохранение карточки с пересечением.

4. менеджер при выборе (просмотре) клиентов из списка клиентов  может видеть и править только своих клиентов.

5. менеджерам доступно окно «ПОИСК» (такое же как и при вводе нового клиента) через которое они проверяют наличие клиента в базе и выявлении «хозяина» клиента. Поиск выполняется по всем заполненным полям и выдаётся список совпадений, с указанием поля по которому возникло совпадение, название клиента и ФИО менеджера хозяина. Если клиент новый, хозяина и пересечений нет – менеджер может сохранить и автоматически закрепить его за собой.

6. нужно придумать как можно менять привязку Клиента с менеджером с ведением списка таких замен (может быть не одна). Передача клиента другому менеджеру будет меняться вручную на основании анализа эффективности работы менеджера с этим клиентом (например – за год нет ни одного счёта – значит передаём другому менеджеру).

7. сюда же надо будет потом прикрутить какой то ЦРМ, чтобы менеджеры не вели ручных записей. С возможностью автоматических напоминаний. Но это позже наверное.

2. СПРАВОЧНИК ТМЦ

1. Все ТМЦ находятся в каталоге ТМЦ состоящего из папок. Ппки и сами наименования ТМЦ создаются только админом. При выборе есть выбор в какую папку поместить новый ТМЦ. Также есть возможность перемещать имеющиеся ТМЦ по папкам.
2. Каждое ТМЦ вводится в этой программе и экспортируется в бухгалтерскую 1:С. Права на ввод есть у пользователей с правами админ.
3. имеет карточку со следующими полями полное наименование и сокращённое наименование, единица измерения, прайсовая цена, птичка «складской товар».

Пример: У нас есть такой товар Куртка «Конструктор» тк. грета вас. 44-46/3-4. Это было его полное наименование. Сокращённое наименование будет: «Куртка Конструктор». Это ТМЦ имеет подчинённые характеристики «материал, цвет» (это необязательный атрибут - например у обуви его может не быть). В нашем примере это «тк.Грета вас»). Следующая характеристика товара - размер (тоже может отсутствовать – например у респиратора). В нашем примере это «44-46/3-4»). При распечатке счёта фактуры используется сокращенное наименование товара, и ТМЦ с количествами показывается в «свернутом» виде.

Полные наименования, например, Куртка Конструктор тк. Грета цв.т.зел 48-50/3-4. В этом виде ведётся весь внутренний учет по количеству, и каждое «полное наименование» имеет свою себестоимость при оприходовании. В сокращённом виде «Куртка Конструктор» используется только для счетов-фактур и бухгалтерских расходных накладных. И счета и РН экспортируются в бух базу. Все изменения проводятся только в нашей программе и переносятся в бух программу (при условии что нет подчинённых документов под счётом).

Также есть варианты состоящие только из одного наименования, например Респиратор «РОСТОК» - все остальные поля-характеристика товара (материал/цвет и размер)могут и будут пустыми. Еще пример: полное наименование «Ботинки «ПРОФИ» р.41». Сокращённое будет «Ботинки Профи», и одна характеристика «размер».

Прайсовую цену, входящую в состав карточки ТМЦ должна быть предусмотрена возможность изменять каким то удобным способом (посредством формирования какой то интерактивной таблицы по всем ТМЦ), не заходя непосредственно в каждую карточку товара, т.к. изменения часто бывают массовыми. Формирование таблицы осуществляется через заполнение формы для её построения. Поля: по содержимому какой то одной папки ТМЦ, и «ТМЦ у которых уже есть цены». По принципу «И» - «ИЛИ».

4. ЖУРНАЛ АКТУАЛЬНЫХ ЦЕН

Каждое изменение цен по всем ТМЦ выглядит в виде отдельной строки (как журнал счетов-фактур например) внутри которой - таблицы, заполняемая автоматически всеми ТМЦ с признаком «складская». Цены меняются и сохраняются с пометкой ФИО дата время номер. Последняя запись – автоматически устанавливается актуальным прайс – листом.

5. ЖУРНАЛ СЧЕТА ФАКТУРЫ и его подчинённые документы

При отображении журнала счетов фактур экран разделён на две вертикальные части, в правой показывается список подчиненных документов под выделенным счетом. Есть возможность перейти в правую часть и открыть нужный документ. Создавать счета-фактуры могут все пользователи с любыми правами.

1. Каждый менеджер видит все счета, но заходить/открывать/смотреть может только свои. Счета в печатной форме выглядят как обычные 1:С. Автоматически каждый счет имеет срок годности 1 день (с возможностью изменения).
2. предусмотреть возможность разных ставок НДС.
3. при заполнении счета ТМЦ выбирается товар из складских остатков, с автоматическим проставлением на складские ТМЦ цен из актуального справочника цен. При попытке менеджера сделать счёт на отсутствующий товар (или если его не хватает) – об этом выводится предупреждение но не запрещается.
4. У каждого счета-фактуры есть поле, где автоматически сохраняется номер записи с актуальными складскими ценами из ЖУРНАЛА АКТУАЛЬНЫХ ЦЕН, при каждом проведении это поле обновляется. При каждом проведении счёта проверяется стобы цены на складские ТМЦ в счёте были НЕ МЕНЬШЕ прайсовых. Если они отличаются в меньшую сторону – провести счёт можно, но выводится предупреждение об этом, и запрашивается подтверждение проведения счёта.
5. Счёт менеджер может распечатать, сохранить, провести, распровести и отредактировать (в случае если у счета нет подчиненных проведённых документов). Менеджер может редактировать все поля, кроме срока его действия, птичек «сделка закрыта» и «полный комплект документов». Эти поля доступны только под правами админ.
6. Менеджеры могут открывать список подчиненных документов под свои счета где они смогут видеть резервы, упаковочные листы, расходные накладные, возвратные накладные, бланки обмена товара, банковские выписки.
7. Каждый документ «Счет фактура» является основным документом для каждой торговой сделки менеджера. Кроме обычных полей, он содержит «птичку»: «сделка закрыта», которая может быть проставлена админом вручную или автоматической обработкой.

              Пояснение: в целом каждая торговая сделка (как событие) бывает на разной стадии рабочего процесса. В идеале – она должна быть полностью закрыта. Это когда есть Счёт. Он полностью оплачен. Товар полностью отгружен. Все возвраты (если они были) не привели к возникновению задолженности перед покупателем, а если привели то есть выписка с возвратом средств. Также все документы (РН с подписью и печатью (или с доверенностью) присутствуют. Набор этих событий  является признаком того что «сделка закрыта» (этот признак нужен для того, чтобы сделка начала участвовать в расчете зп менеджера).  

РЕЗЕРВЫ

На основании проведённого документа Счет-Фактура может быть создан ТОЛЬКО один  документ. Это РЕЗЕР НА ТОВАР который содержит в себе те же реквизиты что и счёт (в том числе таблицу с ценами), только без срока действия, и «птичек». Дополнительно есть атрибуты: - «основание» где указывается родительский счет-фактура

- срок действия резерва, который устанавливается по умолчанию – 5 дней и не доступен для редактирования менеджерами (только админом).

- птичкой «резев снят» и ФИО/дата того кто снял резерв.

Резервируются все ТМЦ (даже индивидуальные).

Документ РЕЗЕРВ создается на основании счета-фактуры. При его проведении выполняется проверка чтобы под счётом-фактурой не было других проведённых или не снятых документ РЕЗЕРВ (т.е. если нужно сделать новый РЕЗЕРВ то имеющийся нужно снять «птичкой» или распровести+пометить на удаление). Эту проверку нужно запускать при каждом проведении (даже повторном). Он на печать не выводится. Предоставляется возможность менять состав ТМЦ, цены и количества на любые. Созданный РЕЗЕРВ можно сохранить под любыми правами. Дальше – особенности его проведения.

Если состав ТМЦ и сумма не отличается от состава ТМЦ и суммы в счете-фактуре – РЕЗЕРВ можно провести и он начинает участвовать в расчёте резервирования товара (ставится в конец очереди) – под любыми правами. Иначе (т.е. если есть какие либо отличия с сотаве тмц и суммы между Резервом и Счетом) – то выводится предупреждение с указанием того, в чем выявлено отличие (или отличия) – его можно сохранить, но провести такой резерв можно только под правами админа. Распроводится РЕЗЕРВ по обычным правилам.

При распроведении документа РЕЗЕРВ (например для исправления) резервирование снимается. При повторном проведении резерв ставится в конец текущей очереди.

Любой РЕЗЕРВ может быть снят. Это когда внутри проведённого документа РЕЗЕРВ вручную ставится птичка «резерв снят». После этого, все ТМЦ  из табличной части этого РЕЗЕРВА снимаются с резервирования товара в остатках.

При проставлении этой птички рядом с ней ставится ФИО и дата снявшего резерв. Поставить эту птичку может автор счёта, или админ а убрать эту «птичку» не может вообще никто. После проставления «птички» о его снятии, всё содержимое документа РЕЗЕРВ становится «серым», и появляется доступной кнопка «восстановление резерва» (которая была «серой» пока не поставили птичку о снятии резерва). При нажатии на неё, снятый резерв без диалога копируется в новый с новым номером и датой (как будто созданный вновь вручную), который сразу же проводится, после чего он появляется в списке подчинённых документов под счётом-фактурой, и возобновляет резервирование перечисленного товара но ставится в конец очереди. То есть происходит сброс резерва в конец очереди.

УПАКОВОЧНЫЙ ЛИСТ

Это документ, который распечатывается на принтер, расположенный на складе, и служит сигналом кладовщику о том, что этот товар нужно приготовить к отгрузке. Этих документов может быть несколько (так как товар из одного РЕЗЕРВА может отгружаться частями).

Этот документ создаётся на основании проведённого документа РЕЗЕРВ. Содержит уникальный номер, дату, ФИО автора, указывается привязка к счёту с номером/датой и табличную часть с ТМЦ из документа РЕЗЕРВ (без цен и сумм цен). При создании автоматически копируется табличная часть из документа РЕЗЕРВ (без цен и сумм цен), разрешается удалить целиком строки с ТМЦ, или менять количества изделий (в меньшую сторону). Документ можно сохранить под любыми правами. При проведении, отслеживается чтобы количество каждого ТМЦ по всем Упаковочным Листам не превышало общее количество в родительском РЕЗЕРВЕ. В случае превышения документ сохраняется со сделанными изменениями, но не проводится никем ни под какими правами. Также при проведении осуществляется проверка наличия складского товара (с учетом резервов), и если складского товара нет, УпакЛист тоже не проводится  ни под какими правами. При проведении также выполняется проверка наличия 100% оплаты по счёту-фактуре, на основании которой введен РЕЗЕРВ на основании которого мы создали и проводим УпакЛист (оплат может быть несколько, и возвратов тоже несколько). И если оплата 100% - менеджер имеет право провести такой УпакЛист. Если не 100% - такое право есть только у пользователей с правами админ. При успешном проведении УпакЛиста, ему присваевается абсолютно уникальный (в разрезе всего времени функционирования программы) штрих код. После проведения, документ УпакЛист распроводить нельзя, даже если у него нет подчинённых документов. Его можно только пометить на удаление (при условии что у него нет проведенных подчиненных  документов). Убрать пометку на удаление – нельзя никому.

После того как УпакЛист успешно провёлся внутри него появляется доступной кнопочка ОТПРАВИТЬ НА СКЛАД, которая осуществляет распечатку на складской принтер (прописывается в настройках программы и который можно менять при смене) реквизитов и содержимого УпакЛиста вместе со штрих-кодом.

РАСХОДНЫЕ НАКЛАДНЫЕ

Предназначены для отгрузки Покупателю товара с нашего склада кладовщиком.

Создаются пользователями с правами админ на основании документа УпакЛист, откуда берётся всё содержимое ТМЦ но уже с ценами. Выглядит как в 1С. В журнале РН фиксируется дата время создания и ФИО автора. При её создании редактировать нельзя НИЧЕГО никому, т.к. главная идея – это отсутствия возможности возникновения различий между расходной накладной и упаковочным листом. При проведении РН на основании УпакЛиста, в тело РН копируется штрих код из УпакЛиста. (хранится он в РН отдельно и независимо от того что в УпакЛисте). Распроводить РН нельзя. Её можно только пометить на удаление. Снять пометку на удаление нельзя никому.

В РН есть признак-птичка «полный комплект документов». Это единственное поле, которое доступно к редактированию как в момент создания РН так и после проведения РН, и может ставиться либо убираться произвольно пользователями с правами админ. По умолчанию – птички нет (т.е. комплект документов НЕ полный).

ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКУ

Создаются менеджером (или под любыми правами) для отдела снабжения. Создаётся на основании документа РЕЗЕРВ, на перекупные позиции.

При создании ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКУ, автоматически из РЕЗЕРВА перетягиваются только ТМЦ без признака «складской товар» с правом изменения количества, и/или удаления целых строк.

Можно сохранить, провести, просматривать, распечатать. Распровести – нельзя – только пометить на удаление.

 ЖУРНАЛ   ПОШИВОВ

Бланк задание на ПОШИВ создаётся для пошива изделий. Все пошивы имеют сквозную необнуляющуюся номерацию. Все могут смотреть этот журнал, изменять интервал просмотра, искать по номеру, по названию контрагента для кого этот пошив сделан, по ФИО автора, по номеру счёта-фактуры. (эти поля составляют строку журнала).

Дата, №пошива, Контрагент, с/фактура, ФИО автора

Если задание на пошив создаётся менеджерами, то они имею право это делать только на основании РЕЗЕРВА. Тогда автоматически из РЕЗЕРВА перетягиваются только ТМЦ без признака «складской товар» с правом изменения количества, и/или удаления целых строк. У документа ПОШИВ атрибуты – см. бланк образец.

Если задание на ПОШИВ создается пользователями с правами админ – то они могут выбирать любые ТМЦ из журнала ТМЦ.

ПРИХОДНЫЕ НАКЛАДНЫЕ

Создаются пользователями с правами админ.

Два способа создания.

1. На основании ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКУ с точным копированием её содержимого, с правом менять только количество, удалять целые строки, (добавлять нельзя) и заполнить поле входной цены.
2. На основании документа ПОШИВ с точным копированием её содержимого, с правом менять только количество, удалять целые строки (но не добавлять) и заполнить поле входной цены.
3. В произвольной форме набирая состав ТМЦ из всей номенклатуры, с возможностью указать входную цену.

Сохраняется, проводится, распроводится для админов без ограничений.

ЗАЯВКИ НА ЛОГОТИПЫ

ВОЗВРАТНЫЕ НАКЛАДНЫЕ

Вводятся на основании приходных и расходных накладных пользователями с правами админ. При этом есть возможность редактирования состава ТМЦ по количеству, и удалять целые строки (но не добавлять).

ЖУРНАЛ ОПЛАТ

Каждая запись в журнале выписок имеет дату номер и автора. Поле №счета-фактуры, наименование клиента (сокращенное), сумма оплаты.

При создании можно сделать выбор или из списка контрагентов, или по номеру счета-факутры.

Журнал имеет фильтр интервалом дат, и  ФИО менеджера (менеджерам их ФИО подставляется автоматически,  они его менять не могут). Админы могут ФИО не выбирать (и сбрасывать на пустое) и смотреть все оплаты в интервале дат.

Доступно к просмотру всем. К редактированию только админам. Менеджеры могут видеть только свои оплаты.

Просматривая журнал оплат, кликнув на строке – можно открыть счет по которому пришла эта оплата.

Когда вводится строка с оплатой по счету, проводится сравнение поля «даты актуальных цен» счёта-фактуры с последней записью из ЖУРНАЛА АКТУАЛЬНЫХ ЦЕН. Т.е. проводится анализ актуальности цен. Если цены НЕ АКТУАЛЬНЫ и при этом срок действия счёта-фактуры НЕ истёк ввод оплаты разрешается. Если цены НЕ АКТУАЛЬНЫ и срок счета истёк – ввод оплаты запрещается. В остальных случаях ввод оплаты разрешен. Для решения этой проблемы нужно будет зайти в счёт под правами админ и продлить срок его действия.

ОБЩИЕ ЗАМЕЧАНИЯ ПО ДОКУМЕНТАМ

Каждый документ может быть сохранён при этом не проведён (на его основании в непроведенном виде нельзя вводить подчиненные документы и он не участвует в расчётах), проведён (на его основании могут вводится другие документы, и он принимает участие в расчетах), распроведён (только при условии что распроведены или удалены все его подчиненные и соподчиненные документы, и перестает принимать участие в расчетах) помечен на удаление (при условии что помечеы на удаление его подч.и соподч.документы, физически виден, но не принимает участие в расчетах).

Редактирование проведённых документов не разрешается никому.

Все документы кроме номера даты и ФИО автора (под какими правами он изначально был создан) – содержат информацию о том, кто и когда последний раз его менял (т.к. это может быть кто-то под правами админ).

Если у документа есть какие то другие документы, введённые на его основании, то эти документы считаются подчинёнными и должна быть возможность лёгкой визуализации их наличия (чтобы сразу было видно что они есть) и просмотра.

НЕОБХОДИМЫЕ ОТЧЁТЫ

1. Нужен будет отчёт, позволяющий показать незакрытые сделки (в виде журнала счетов фактур но только с «незакрытыми» счетами-сделками) за определенный интервал времени по определенному менеджеру, и возможностью просмотреть только те счета, по которым вообще не было движений. Этот отчёт должен показать причину почему сделка не закрыта. Этот отчёт доступен всем пользователям.

Сделка закрыта, это когда есть Счёт. Он полностью оплачен. Товар полностью отгружен. Все возвраты (если они были) не привели к возникновению задолженности перед покупателем, а если привели то есть выписка с возвратом средств. Также у всех подчинённых счёту-фактуре расходных и возвратных накладных стоит птичка «полный комплект документов».

2 Нужна будет обработка позволяющая по интервалу дат и ФИО менеджера провести автоматический анализ «закрытости» сделок и при наличии всех условий автоматически поставить птичку «сделка закрыта» в соотв. счёте, и отобразить их список на экран (в виде журнала счетов). Эта обработка доступна только под правами админ.

3. Нужен будет отчёт, который запрашивает ФИО менеджера и показывает клиентов из справочника КЛИЕНТЫ, по которым не было никаких движений за выбираемый интервал дат. Этот отчет доступен всем. (под правами менеджер автоматически проставляется его ФИО без права поменять, под правами админ – ФИО менеджера можно менять).

4. Нужен отчет показывающий список НОВЫХ клиентов, введённых за выбираемый интервал дат выбираемым менеджером (или всеми менеджерами если ни одно ФИО не выбрано). При этом важно разделать клиентов по юр.лицам и физ.лицам. Этот отчет доступен только пользователям с правами админ.

5. Отчёт запрашивает ФИО менеджера и показывает список документов РЕЗЕРВ, по которым истёк срок резервирования товара. Можно зайти в любой документ из этого списка и поставить птичку «снятие резерва». Все остальные поля РЕЗЕРВ недоступны для редактирования никому. Отчёт доступен всем, но менеджерам автоматически проставляется их ФИО без правы поменять на другое.

6. Отчёт запрашивает ФИО менеджера, и вид товара «складской» или «индивидуальный», и выводит список соответственно складских или индивидуальных зарезервированных позиций по конкретному ФИО (или по всем если ФИО не выбрано).
7. Отчёт запрашивает ФИО менеджера и интервал дат, и отображает список клиентов по которым есть разница между суммой счета, банковскими выписками, суммами в расходных и возвратных накладных. Отчёт доступен всем, но менеджерам автоматически проставляется их ФИО без правы поменять на другое.

--------------------------------------------

Структура документов (вводятся только в такой последовательности как указано). Каждый предыдущий документ может быть отредактирован (помечен на удаление) только его автором (или админом) при условии что все его подчиненные документы распроведены (помечены на удаление).

Счет-фактура – РЕЗРВ НА ТОВАР – УПАКОВОЧНЫЙ ЛИСТ – РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ – ВОЗВРАТНАЯ НАКЛАДНАЯ

 СМ.СХЕМУ.