Цели проекта:

Главной целью проекта является четкая обработка поступивших пользователям заказов, формирование или получение сведений по отгрузке товаров.  

Из системы S поступает информация о заказе. На основе этой информации создается сделка.

Если сделка требует уточнения параметров, то к ней добавляется задача “Согласование заказа”. В согласовании могут уточняться размеры изделия, надписи, цвет и другие параметры. Далее сделке назначается задача “Производство”

Если уточнения параметров не требуется, то проверяется наличие товара на складе. Если на складе товара нет, то сделке назначается задача “Производство”.

Если товар в наличии, то делается выбор склада. Если склад в Украине, то сделке назначается задача “Упаковка”. Также задача “Упаковка” назначается после того, как завершена назначенная задача “Производство”.

После окончания задачи “Упаковка”, если отправка будет производиться через компанию S, производится формирование заявки на отправку через API компании S . В одной заявке на отправку через S  может быть несколько сделок (отправка по методу “Консолидация”) или одна (отправка по методу “консолидация” или “Экспресс”). Если отправка производится самостоятельно - то требуется в сделку занести track-номер и потом отправить его через API в S.

Если товар в наличии на складе S в месте 2, то производится формирование заявки на отправку со склада места 2.

Создание экземпляра CRM:

Экземпляр CRM создается в автоматическом режиме по запросу из системы S. В CRM передаются ключ API S для интеграции, чтобы CRM могла принимать информацию о заказах из S  и передавать информацию о трек-номерах или создавать заявки на отправку посылок.

При создании CRM автоматически создается администратор, который может добавить в CRM дополнительных пользователей с необходимыми ролями. Возможно назначение более одной роли для пользователя. Например “Согласование заказа” и “Производство”.

Каталог товаров:

Каталог товаров должен синхронизироваться с системой S  в двухстороннем режиме. То есть те товары, которые присутствуют в S  должны присутствовать в CRM и при создании товара в CRM необходимо создавать товар в S . Возможен вариант, что товар через API будет сразу создаваться в S и потом синхронизироваться в CRM.

По уникальным идентификаторам товара возможно получение количества товаров на складе в месте 2. Количество товара в Украине возможно вести в самой CRM. В S  количество товара в Украине не хранится.

Производственный процесс:

Логика работы процесса описана выше. 

Каждая роль контролирует назначенное время выполнения своих задач и сигнализирует о том, какие задачи имеют задержку и какие задачи имеют критическую задержку. (Возможно, что S в будущем будет принимать от CRM информацию о критических задержках для уведомления операторов о возможных проблемах при обработке заказов продавцами).

Администратор CRM может контролировать время выполнения задач всех ролей и получать отчет на каких этапах происходит задержка работы со сделкой и степень задержки: критическая или нет.

Администратор должен иметь возможность менять исполнителя задачи с назначением новых сроков исполнения.

Роли

Администратор

• управление пользователями

• согласование заказа

• распределение новых заказов

• Обработка заказов в производстве

• обработка заказов на упаковке

• обработка заказов, ожидающих отправки

• перемещение заказов в отмененные

• управление товарами

• управление складом в Украине

Дизайнер

• согласование заказа (цвет, размер, рисунок и т.д.) с передачей его в производство

Производство

• управление товарами

• управление складом в Украине

• обработка заказов в производстве

Упаковка

• обработка заказов на упаковке

Доставка

• обработка заказов, ожидающих доставки

Комбинации ролей

• Дизайнер + Производство

• Производство + Упаковка

• Производство + упаковка + Доставка

• Упаковка + Доставка

• Дизайнер + Производство + Упаковка + Доставка