Konfiguracja google workspace

Cześć

Jest następujące zadanie:

1. Utworzyć+skonfigurować Google Workspace dla nowego biznesu

• Utworzyć+skonfigurować grupy zgodnie z istniejącymi działami

• Napisać instrukcję konfiguracji Gmaila

• Napisać instrukcję konfiguracji i korzystania z Gcal

* Utworzyć konto administratora dla właściciela biznesu.
* Na żądanie zarządzać firmą za dodatkową opłatą w kwestiach workspace

Szczegóły:

Temat zadania:
 Skonfigurować korporacyjny Google Workspace z naszym domeną, Wspólnymi dyskami i prawami dostępu, aby pracownicy nie mogli usuwać ważnych plików, korespondencji itp.

Cel:
Sprawić, aby wszystkie robocze Google Docs / Google Sheets / inne pliki istniały w ramach naszej firmy, a nie osobistych kont pracowników, i aby przy zwolnieniu osoby pliki pozostały w firmie i mogły być przywrócone przez administratora.

1. Domena i Google Workspace

1. Sprawdzić, czy mamy roboczą domenę (np. robeauty.ua / inna, którą będziemy używać do poczty).
2. Podłączyć do niej Google Workspace(jeśli jeszcze nie jest podłączony):
   • wybrać plan (punkt odniesienia: Business Standard / Business Plus, z uwzględnieniem możliwości Google Vault na przyszłość);
   • skonfigurować rekordy MX, aby poczta szła przez Gmail na naszej domenie.
3. Utworzyć główne konto administratora(np. owner@naszadomena, it@naszadomena):
   • przyznać mu rolę Super Admin;
   • włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

2. Robocze konta e-mail pracowników

1. Utworzyć oddzielne konta korporacyjne dla pracowników (np. name@naszadomena), dla każdego pracownika działu. Stworzymy tabelę, aby pracownicy wprowadzili niezbędne dane do utworzenia poczty (stanowisko/imie i nazwisko itp.)
2. Skonfigurować niezbędne role w konsoli administracyjnej (zwykli użytkownicy bez dostępu administratora).
3. Włączyć dla wszystkich:
   • uwierzytelnianie dwuskładnikowe;
   • podstawowe zasady bezpieczeństwa (minimalna długość hasła, blokada przy podejrzanej aktywności itp.).

3. Struktura Google Drive: Wspólne dyski

1. Utworzyć Wspólne dyski (Shared drives) dla działów, na przykład:
   • Produkcja
   • Technolodzy
   • Finanse
   • Marketing
   • Sprzedaż
   • HR
2. Skonfigurować prawa dostępu do Wspólnych dysków:
   • dla mnie (właściciela / dyrektora) — Manager na wszystkich Wspólnych dyskach;
   • dla kierowników działów — Manager lub Content manager tylko na swoich dyskach;
   • dla zwykłych pracowników — Contributor na tych dyskach, na których pracują:
     • aby mogli tworzyć i edytować pliki;
     • ale nie mogli całkowicie usuwać/niszczyć struktury dysku.
3. Sprawdzić, aby nowe dokumenty robocze były tworzone na Wspólnych dyskach, a nie w „Mój dysk”.
   • Jeśli to możliwe — ograniczyć/minimalizować pracę z „Mój dysk” dla zadań roboczych.

4. Migracja istniejących plików

1. Jeśli obecnie są ważne pliki na osobistych Gmailach pracowników / zewnętrznych Google Drive:
   • zorganizować przeniesienie tych plików na odpowiednie Wspólne dyski pod korporacyjnymi kontami.
2. Sprawdzić, aby krytyczne dokumenty (finanse, formuły, instrukcje, raporty) nie pozostały na osobistych Google Drive.

5. Usuwanie i przywracanie

1. Skonfigurować politykę tak, aby zwykli użytkownicy:
   • mieli rolę Contributor na Wspólnych dyskach;
   • nie mogli bez kontroli usuwać plików.
2. Sprawdzić w konsoli administracyjnej:
   • jako administrator (Super Admin) miałem możliwość przywracania usuniętych plików z Google Drive w ramach standardowego okna (około 25 dni).
   • pokazać mi, gdzie dokładnie to się robi (krótki screencast lub zrzuty ekranu).

6. Instrukcja dla pracowników

Przygotować krótką instrukcję (tekst + zrzuty ekranu, można w Google Doc):

1. Jak logować się do korporacyjnej poczty.
2. Gdzie szukać potrzebnych Wspólnych dysków (Produkcja, R&D itp.).
3. Jak tworzyć nowy dokument/arkusz właśnie na Wspólnym dysku.
4. Co jest zabronione przechowywać na osobistych Gmailach / osobistym Google Drive.

7. Oczekiwany rezultat

Uważać zadanie za wykonane, gdy:

1. Mamy działający Google Workspace na naszej domenie z:
   • konta administratora;
   • robocze korporacyjne skrzynki e-mail dla pracowników zgodnie z wypełnioną tabelą
2. Jest skonfigurowana struktura Wspólnych dysków z odpowiednimi prawami dostępu.
3. Kluczowe pliki robocze (arkusze, dokumenty) już znajdują się na Wspólnych dyskach, a nie na osobistych kontach.
4. Ja, jako właściciel / dyrektor, mam (ROGOWY OLEKSANDR):
   • pełny dostęp do struktury dysków;
   • zrozumienie, jak przywrócić usunięte pliki przez konsolę administracyjną;
   • krótką instrukcję dla góry (gdzie co leży i jak z tym pracujemy).