Налаштування google workspace

Здравствуйте

Есть следующая задача:

1. Создать+настроить Google Workspace для нового бизнеса

• Создать+настроить группы согласно существующим отделам

• Написать инструкцию по настройке Gmail

• Написать инструкцию по настройке и использованию Gcal

* Сделать адмін акаунт для власника бізнесу.
* По запросу менеджерить компанию за доп плату. в вопросах воркспейс

Більш детально:

Тема задачі:
 Налаштувати корпоративний Google Workspace з нашим доменом, Спільними дисками та правами доступу, щоб співробітники не могли видалити важливі файли, переписки тощо. 

Ціль:
Зробити так, щоб усі робочі Google Docs / Google Sheets / інші файли існували в рамках нашої компанії, а не особистих акаунтів співробітників, і щоб при звільненні людини файли залишались у компанії та могли бути відновлені адміністратором.

1. Домен і Google Workspace

1. Перевірити, чи є в нас робочий домен (типу robeauty.ua / інший, який ми будемо використовувати для пошти).
2. Підключити до нього Google Workspace(якщо ще не підключений):
   • підібрати тариф (орієнтир: Business Standard / Business Plus, з урахуванням можливості Google Vault на майбутнє);
   • налаштувати MX-записи, щоб пошта йшла через Gmail на нашому домені.
3. Створити головний адміністраторський акаунт(наприклад, owner@нашдомен, it@нашдомен):
   • дати йому роль Super Admin;
   • включити двохфакторну автентифікацію.

2. Робочі корпоративні пошти співробітників

1. Завести окремі корпоративні акаунти для співробітників (типу name@нашдомен), для кожного співробітника відділу. Зробимо таблицю, щоб співробітники ввели необхідні данні для створення пошти( посада/фіо тощо)
2. Налаштувати необхідні ролі в адмін-консолі (звичайні користувачі без адмін-доступів).
3. Включити для всіх:
   • двохфакторну автентифікацію;
   • базові політики безпеки (мінімальна довжина пароля, блокування при підозрілій активності тощо).

3. Структура Google Drive: Спільні диски

1. Створити Спільні диски (Shared drives)для відділів, наприклад:
   • Виробництво
   • Технологи
   • Фінанси
   • Маркетинг 
   • Продажі
   • HR
2. Налаштувати права доступу до Спільних дисків:
   • для мене (власника / директора) — Manager на всіх Спільних дисках;
   • для керівників відділів — Manager або Content manager тільки на своїх дисках;
   • для рядових співробітників — Contributorна тих дисках, де вони працюють:
     • щоб могли створювати та редагувати файли;
     • але не могли повністю видаляти/ламати структуру диска.
3. Перевірити, щоб нові робочі документи створювались на Спільних дисках, а не в «Мій диск».
   • По можливості — обмежити/мінімізувати роботу з «Мій диск» для робочих задач.

4. Міграція існуючих файлів

1. Якщо зараз є важливі файли на особистих Gmail співробітників / сторонніх Google-дисках:
   • організувати перенесення цих файлів на відповідні Спільні диски під корпоративними акаунтами.
2. Перевірити, щоб критичні документи (фінанси, формули, інструкції, звіти) не залишились на особистих Google-дисках.

5. Видалення та відновлення

1. Налаштувати політику так, щоб звичайні користувачі:
   • мали роль Contributor на Спільних дисках;
   • не могли безконтрольно видаляти файли.
2. Перевірити в адмін-консолі:
   • як адміністратор (Super Admin) я мав можливість відновлювати видалені файли з Google Drive у межах стандартного вікна (близько 25 днів).
   • показати мені, де саме це робиться (короткий скрінкаст або скріншоти).

6. Інструкція для співробітників

Підготувати коротку інструкцію (текст + скріншоти, можна в Google Doc):

1. Як заходити в корпоративну пошту.
2. Де шукати потрібні Спільні диски (Production, R&D тощо).
3. Як створювати новий документ/таблицю саме на Спільному диску.
4. Що робочі файли заборонено зберігати на особистих Gmail / особистому Google Drive.

7. Результат, який очікую

Вважати задачу виконаною, коли:

1. У нас є працюючий Google Workspace на нашому домені з:
   • адміністраторським акаунтом;
   • робочими корпоративними поштовими скриньками для співробітників згідно заповненній таблиці
2. Є налаштована структура Спільних дисків з правильними правами доступу.
3. Ключові робочі файли (таблиці, документи) вже лежать на Спільних дисках, а не в особистих акаунтах.
4. Я, як власник / директор, маю(РОГОВИЙ ОЛЕКСАЕНДР):
   • повний доступ до структури дисків;
   • розуміння, як відновити видалені файли через адмін-консоль;
   • коротку інструкцію для зверху (де що лежить і як ми з цим працюємо).