Organizacja przestrzeni w Notion

Cel projektu:

Stworzenie scentralizowanego, intuicyjnego i zarządzalnego środowiska w Notion, które będzie strukturyzować pracę wszystkich działów firmy, zapewniać przejrzystość procesów i logiczne powiązania między serwisem, sprzedażą i zarządzaniem. Główne repozytorium dokumentów — Google Drive, Notion będzie używany jako jednolity interfejs.

🔧 Etapy projektu

I. Budowa architektury przestrzeni

Stworzyć przestrzeń roboczą w Notion z następującymi sekcjami:

1. Home / Strona główna

• Aktualności, wewnętrzne ogłoszenia

• Zbieranie opinii zwrotnych

• Szybkie linki do regulaminów i instrukcji

• Kontakt do administratorów

2. Sales-kenał

• Cele, plany sprzedaży

• Linki do prezentacji, cenników, dokumentów PDF (Google Drive)

• Baza wiedzy: skrypty, FAQ, obsługa obiekcji

• Log zapytań od serwisu do sprzedaży

3. Marketing-kenał

• Plan treści i wizualny kalendarz

• Linki do brandbooka, szablonów, logotypów (Google Drive)

• Zarządzanie projektami (tabele/kanban)

• Kalendarz działań marketingowych

4. Service-kenał

• Techniczna baza wiedzy: instrukcje, listy kontrolne

• Linki do dokumentów technicznych i przewodników (Google Drive)

• Materiały szkoleniowe i filmy instruktażowe

• Odpowiedzialni za wsparcie techniczne

5. HR / Onboarding / People

• Instrukcje dla nowych pracowników

• Przewodniki po pracy z Notion i Google Drive

• Polityki firmy, instrukcje wideo

• Listy kontrolne adaptacyjne

6. Projekty i zadania ogólne

• Międzydziałowe projekty

• Tablica kanban (z filtrowaniem po dziale, statusie, terminach)

• Odpowiedzialni i terminy realizacji

II. Przenoszenie i uzupełnianie

• Przeniesienie istniejących plików, instrukcji, prezentacji, filmów i innych materiałów z Google Drive do odpowiednich sekcji Notion.

• Konfiguracja podglądu osadzonego (embed) dokumentów tam, gdzie to możliwe.

• Wstawianie linków, formatowanie bloków, wizualna adaptacja do potrzeb działu.

• Tworzenie podstawowych szablonów (np.: szablon planu treści, szablon onboardingu).

• Zgoda na zawartość

III. Integracja z Google Drive

• Osadzanie linków do potrzebnych folderów i plików Google Drive

• Konfiguracja osadzonego podglądu (Embed view)

• Weryfikacja dostępu przez korporacyjny Google Workspace

• Zabezpieczenie kompatybilności między dostępami Google i Notion

IV. Role i dostęp

• 2 administratorów: zamawiający i jego asystentka

• Redaktorzy: kierownicy działów

• Viewers: pracownicy działów

Konfiguracja uprawnień:

• Gdzie można komentować i edytować

• Kto aktualizuje dane w poszczególnych sekcjach

• Kontrola aktualności informacji

V. Zarządzanie zadaniami

• Użycie wbudowanego systemu zadań Notion (To-do / Kanban / Timeline)

• Delegowanie, ustawianie terminów, wyznaczanie odpowiedzialnych

• Powiązanie zadań z projektami, dokumentami i działami

• Wizualizacja postępu i statusów

💼 Wymagania wobec specjalisty

• Doświadczenie w organizacji przestrzeni roboczych w Notion

• Znajomość Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, dostęp)

• Zrozumienie logiki korporacyjnej działów

• Umiejętności strukturyzacji wiedzy i wizualnego pakowania

• Gotowość do pracy etapami i w komunikacji z zamawiającym

🎯 Dostęp i licencje

• 2 płatne licencje Notion (rola administratora — zamawiający i asystentka)

• Pozostali pracownicy — przez darmowe role Viewer/Comment/Guest