Организация пространства в Notion

Цель проекта:

Создание централизованной, интуитивно понятной и управляемой среды в Notion, которая структурирует работу всех отделов компании, обеспечивает прозрачность процессов и логическую связь между сервисом, продажами и управлением. Основное хранилище документов — Google Drive, Notion используется как единый интерфейс.

🔧 Этапы проекта

I. Построение архитектуры пространства

Создать рабочее пространство в Notion со следующими разделами:

1. Home / Главная страница

• Новости, внутренние объявления

• Сбор обратной связи

• Быстрые ссылки на регламенты и инструкции

• Контакты администраторов

2. Sales-кабинет

• Цели, планы продаж

• Ссылки на презентации, прайс-листы, PDF-документы (Google Drive)

• База знаний: скрипты, FAQ, работа с возражениями

• Лог запросов от сервиса к продажам

3. Marketing-кабинет

• Контент-план и визуальный календарь

• Ссылки на брендбук, шаблоны, логотипы (Google Drive)

• Управление проектами (таблицы/канбан)

• Календарь маркетинговых активностей

4. Service-кабинет

• Техническая база знаний: инструкции, чек-листы

• Ссылки на технические документы и гайды (Google Drive)

• Обучающие материалы и видеогайды

• Ответственные за техподдержку

5. HR / Onboarding / People

• Инструкции для новых сотрудников

• Гайды по работе с Notion и Google Drive

• Политики компании, видео-инструктажи

• Адаптационные чек-листы

6. Общие проекты и задачи

• Межотделочные проекты

• Канбан-доска (с фильтрацией по отделу, статусу, срокам)

• Ответственные и сроки исполнения

II. Перенос и наполнение

• Перенос уже существующих файлов, инструкций, презентаций, видео и других материалов из Google Drive в соответствующие разделы Notion.

• Настройка embed-просмотра (предпросмотр документов) там, где это возможно.

• Вставка ссылок, оформление блоков, визуальная адаптация под нужды отдела.

• Создание базовых шаблонов (например: шаблон контент-плана, шаблон онбординга).

• Согласование наполнения  

III. Интеграция с Google Drive

• Встраивание ссылок на нужные папки и файлы Google Drive

• Настройка встроенного предпросмотра (Embed view)

• Проверка доступа через корпоративный Google Workspace

• Обеспечение совместимости между доступами Google и Notion

IV. Роли и доступ

• 2 администратора: заказчик и его ассистентка

• Редакторы: руководители отделов

• Viewers: сотрудники по отделам

Настройка разрешений:

• Где можно комментировать и редактировать

• Кто обновляет данные в каждом разделе

• Контроль за актуальностью информации

V. Управление задачами

• Использование встроенной системы задач Notion (To-do / Kanban / Timeline)

• Делегирование, установка сроков, назначение ответственных

• Привязка задач к проектам, документам и отделам

• Визуализация прогресса и статусов

💼 Требования к специалисту

• Опыт организации рабочих пространств в Notion

• Владение Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, доступы)

• Понимание корпоративной логики отделов

• Навыки структурирования знаний и визуальной упаковки

• Готовность работать поэтапно и в коммуникации с заказчиком

🎯 Доступ и лицензии

• 2 платные лицензии Notion (роль администратора — заказчик и ассистентка)

• Остальные сотрудники — через бесплатные роли Viewer/Comment/Guest