Організація простору в Notion

Ціль проекту:

Створення централізованого, інтуїтивно зрозумілого та керованого середовища в Notion, яка структурує роботу всіх відділів компанії, забезпечує прозорість процесів і логічний зв’язок між сервісом, продажами та управлінням. Основне сховище документів — Google Drive, Notion використовується як єдиний інтерфейс.

🔧 Етапи проекту

I. Побудова архітектури простору

Створити робочий простір у Notion з наступними розділами:

1. Home / Головна сторінка

• Новини, внутрішні оголошення

• Збір зворотного зв’язку

• Швидкі посилання на регламенти та інструкції

• Контакти адміністраторів

2. Sales-кабінет

• Цілі, плани продажів

• Посилання на презентації, прайс-листи, PDF-документи (Google Drive)

• База знань: скрипти, FAQ, робота з запереченнями

• Лог запитів від сервісу до продажів

3. Marketing-кабінет

• Контент-план і візуальний календар

• Посилання на брендбук, шаблони, логотипи (Google Drive)

• Управління проектами (таблиці/канбан)

• Календар маркетингових активностей

4. Service-кабінет

• Технічна база знань: інструкції, чек-листи

• Посилання на технічні документи та гіди (Google Drive)

• Навчальні матеріали та відеогіди

• Відповідальні за техпідтримку

5. HR / Onboarding / People

• Інструкції для нових співробітників

• Гіди по роботі з Notion і Google Drive

• Політики компанії, відеоінструктажі

• Адаптаційні чек-листи

6. Загальні проекти та задачі

• Міжвіддільні проекти

• Канбан-дошка (з фільтрацією за відділом, статусом, термінами)

• Відповідальні та строки виконання

II. Перенесення та наповнення

• Перенесення вже існуючих файлів, інструкцій, презентацій, відео та інших матеріалів із Google Drive у відповідні розділи Notion.

• Налаштування embed-перегляду (передперегляд документів) там, де це можливо.

• Вставка посилань, оформлення блоків, візуальна адаптація під потреби відділу.

• Створення базових шаблонів (наприклад: шаблон контент-плану, шаблон онбордингу).

• Согласування наповнення

III. Інтеграція з Google Drive

• Вбудовування посилань на потрібні папки та файли Google Drive

• Налаштування вбудованого передперегляду (Embed view)

• Перевірка доступу через корпоративний Google Workspace

• Забезпечення сумісності між доступами Google і Notion

IV. Ролі та доступ

• 2 адміністратори: замовник і його асистентка

• Редактори: керівники відділів

• Переглядачі: співробітники за відділами

Налаштування дозволів:

• Де можна коментувати та редагувати

• Хто оновлює дані в кожному розділі

• Контроль за актуальністю інформації

V. Управління задачами

• Використання вбудованої системи задач Notion (To-do / Kanban / Timeline)

• Делегування, встановлення строків, призначення відповідальних

• Прив’язка задач до проектів, документів і відділів

• Візуалізація прогресу та статусів

💼 Вимоги до фахівця

• Досвід організації робочих просторів у Notion

• Володіння Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, доступи)

• Розуміння корпоративної логіки відділів

• Навички структурування знань і візуальної упаковки

• Готовність працювати поетапно і у комунікації з замовником

🎯 Доступ і ліцензії

• 2 платні ліцензії Notion (роль адміністратора — замовник і асистентка)

• Інші співробітники — через безкоштовні ролі Viewer/Comment/Guest