Експерт з оптимізації бізнес-процесів для агентства
Ми шукаємо досвідченого експерта з оптимізації бізнес-процесів, який зможе трансформувати та спростити наші операційні процеси з надання імміграційних послуг.
Ваше завдання полягатиме в документуванні робочих процесів, оптимізації процедур та підборі інструментів, які покращать ефективність, одночасно мотивуючи та залучаючи команду.
Ви будете тісно співпрацювати з нашими агентами підтримки та менеджером з релокації, щоб створити ефективну систему надання послуг.
Поточна структура та завдання
Склад команди:
Наша команда включає:
- 2 агенти підтримки: працюють з клієнтами та управляють замовленнями.
- 1 менеджер з релокації: відповідає за допомогу з візами та координацію роботи з зовнішніми партнерами.
Використовувані інструменти:
- Service Provider Pro (SPP.co): управління клієнтською комунікацією та замовленнями, але використовується не в повній мірі.
- Telegram: внутрішня комунікація команди, що створює неефективність та недоліки.
- Trello: співпраця з зовнішніми партнерами, включаючи юристів та фінансових експертів, але відсутні розширені функції відстеження завдань.
Основні проблеми
1. Надання послуг
- Пропущені етапи процесів: Замовлення іноді позначаються як виконані передчасно через відсутність контролю за завданнями.
- Не використовувані функції SPP: Такі інструменти, як чек-листи та система зворотного зв'язку, залишаються невостребуваними.
- Розрізнене відстеження завдань: Немає єдиної системи для моніторингу поточних кроків та подальших дій.
2. Комунікація та робочий процес
- Неспов'язані інструменти: Використання кількох платформ створює неефективність та помилки.
- Відсутність чіткої відповідальності: Немає ясності в розподілі завдань та обов'язків.
- Немає єдиної панелі управління: Команда не може в реальному часі відстежувати загальний прогрес або терміни виконання завдань.
3. Участь команди та продуктивність
- Відсутність мотиваційних систем: Немає зв'язку між результативністю, цілями та винагородою.
- Недостатня зворотна зв'язок: Немає системи для збору ідей та пропозицій від команди.
- Пробіли в відповідальності: Продуктивність не пов'язана з вимірювальними показниками успіху, що ускладнює оцінку прогресу.
Як виглядає успіх
Операційне досконалість
- Реальна панель управління для відстеження термінів та прогресу завдань.
- Оптимізоване відстеження завдань з меншою кількістю помилок та підвищеною ефективністю.
- Покращена система збору та моніторингу зворотного зв'язку клієнтів.
Участь та мотивація команди
- Мотиваційна структура, пов'язана з результативністю.
- Чітке визначення ролей та розподіл завдань.
- Прозорі заходи відповідальності та покращена командна комунікація.
Ефективність процесів
- Повністю інтегровані інструменти з автоматизацією робочих процесів.
- Скорочення адміністративного навантаження, що дозволяє зосередитися на роботі з клієнтами.
- Прості та масштабовані системи, адаптовані для зростання.
Етапи проекту
Етап 1: Аудит системи та документація процесів
- Провести повний аудит поточних процесів та інструментів.
- Провести інтерв'ю з членами команди для виявлення болючих точок.
- Документувати поточні робочі процеси, визначити ролі та виявити вузькі місця.
- Оцінити не використовувані функції SPP.co та виявити пробіли.
- Результат: Звіт з початковими оцінками та рекомендаціями.
Етап 2: Оптимізація та впровадження
- Розробити та впровадити оптимізовані робочі процеси.
- Налаштувати чек-листи та інструменти зворотного зв'язку в SPP.co.
- Провести перехід з Trello на більш функціональний інструмент, наприклад, ClickUp (при підтвердженні необхідності).
- Налаштувати інтеграцію між платформами для підвищення автоматизації.
- Результат: Повністю реалізований план архітектури системи.
Етап 3: Взаємодія з командою та розробка метрик
- Переглянути ролі та обов'язки команди з урахуванням оновлених процесів.
- Розробити мотиваційну систему, прив'язану до KPI.
- Створити стандартні операційні процедури (SOP) та навчальні матеріали.
- Результат: Повний довідник SOP та система відстеження продуктивності.
Етап 4: Інтеграція та зворотний зв'язок
- Навчити команду роботі з новими системами та процесами.
- Зібрати зворотний зв'язок для внесення коригувань.
- Результат: Фінальний звіт про завершення проекту та дорожня карта.
Вимоги до навичок та досвіду
- Перевірений досвід оптимізації бізнес-процесів, особливо в сфері послуг.
- Глибокі знання CRM-систем (наприклад, SPP.co) та інструментів управління проектами (Trello, ClickUp).
- Успішний досвід міграції інструментів та інтеграції систем.
- Експертиза у створенні SOP, метрик продуктивності та стратегій залучення команди.
- Розуміння принципів управління змінами.
Питання, на які потрібно відповісти при подачі заявки:
- Опишіть ваш підхід до нашої ситуації: змінили б ви етапи проекту з урахуванням наших обставин?
- Надайте приблизний таймлайн з ключовими етапами реалізації цього проекту.
- Який ваш досвід у проектах з міграції інструментів? (Досвід переходу з Trello на ClickUp буде плюсом).
Мы ищем опытного эксперта по оптимизации бизнес-процессов, который сможет трансформировать и упростить наши операционные процессы по предоставлению иммиграционных услуг.
Ваша задача будет заключаться в документировании рабочих процессов, оптимизации процедур и подборе инструментов, которые улучшат эффективность, одновременно мотивируя и вовлекая команду.
Вы будете тесно сотрудничать с нашими агентами поддержки и менеджером по релокации, чтобы создать эффективную систему предоставления услуг.
Текущая структура и задачи
Состав команды:
Наша команда включает:
- 2 агента поддержки: работают с клиентами и управляют заказами.
- 1 менеджер по релокации: отвечает за помощь с визами и координацию работы с внешними партнерами.
Используемые инструменты:
- Service Provider Pro (SPP.co): управление клиентской коммуникацией и заказами, но используется не в полной мере.
- Telegram: внутренняя коммуникация команды, что создает неэффективность и недочеты.
- Trello: сотрудничество с внешними партнерами, включая юристов и финансовых экспертов, но отсутствуют продвинутые функции отслеживания задач.
Основные проблемы
1. Предоставление услуг
- Пропущенные этапы процессов: Заказы иногда помечаются как выполненные преждевременно из-за отсутствия контроля за задачами.
- Неиспользуемые функции SPP: Такие инструменты, как чек-листы и система обратной связи, остаются невостребованными.
- Разрозненное отслеживание задач: Нет единой системы для мониторинга текущих шагов и последующих действий.
2. Коммуникация и рабочий процесс
- Несвязанные инструменты: Использование нескольких платформ создает неэффективность и ошибки.
- Отсутствие четкой ответственности: Нет ясности в распределении задач и обязанностей.
- Нет единой панели управления: Команда не может в реальном времени отслеживать общий прогресс или сроки выполнения задач.
3. Участие команды и производительность
- Отсутствие мотивационных систем: Нет связи между результативностью, целями и вознаграждением.
- Недостаточная обратная связь: Нет системы для сбора идей и предложений от команды.
- Пробелы в ответственности: Производительность не связана с измеримыми показателями успеха, что затрудняет оценку прогресса.
Как выглядит успех
Операционное совершенство
- Реальная панель управления для отслеживания сроков и прогресса задач.
- Оптимизированное отслеживание задач с меньшим количеством ошибок и повышенной эффективностью.
- Улучшенная система сбора и мониторинга обратной связи клиентов.
Участие и мотивация команды
- Мотивационная структура, связанная с результативностью.
- Четкое определение ролей и распределение задач.
- Прозрачные меры ответственности и улучшенная командная коммуникация.
Эффективность процессов
- Полностью интегрированные инструменты с автоматизацией рабочих процессов.
- Сокращение административной нагрузки, позволяющее сосредоточиться на работе с клиентами.
- Простые и масштабируемые системы, адаптированные для роста.
Этапы проекта
Этап 1: Аудит системы и документация процессов
- Провести полный аудит текущих процессов и инструментов.
- Провести интервью с членами команды для выявления болевых точек.
- Документировать текущие рабочие процессы, определить роли и выявить узкие места.
- Оценить неиспользуемые функции SPP.co и выявить пробелы.
- Результат: Отчет с первоначальными оценками и рекомендациями.
Этап 2: Оптимизация и внедрение
- Разработать и внедрить оптимизированные рабочие процессы.
- Настроить чек-листы и инструменты обратной связи в SPP.co.
- Провести переход с Trello на более функциональный инструмент, например, ClickUp (при подтверждении необходимости).
- Настроить интеграцию между платформами для повышения автоматизации.
- Результат: Полностью реализованный план архитектуры системы.
Этап 3: Взаимодействие с командой и разработка метрик
- Пересмотреть роли и обязанности команды с учетом обновленных процессов.
- Разработать мотивационную систему, привязанную к KPI.
- Создать стандартные операционные процедуры (SOP) и обучающие материалы.
- Результат: Полный справочник SOP и система отслеживания производительности.
Этап 4: Интеграция и обратная связь
- Обучить команду работе с новыми системами и процессами.
- Собрать обратную связь для внесения корректировок.
- Результат: Финальный отчет о завершении проекта и дорожная карта.
Требуемые навыки и опыт
- Проверенный опыт оптимизации бизнес-процессов, особенно в сфере услуг.
- Глубокие знания CRM-систем (например, SPP.co) и инструментов управления проектами (Trello, ClickUp).
- Успешный опыт миграции инструментов и интеграции систем.
- Экспертиза в создании SOP, метрик производительности и стратегий вовлечения команды.
- Понимание принципов управления изменениями.
Вопросы, на которые необходимо ответить при подаче заявки:
- Опишите ваш подход к нашей ситуации: изменили бы вы этапы проекта с учетом наших обстоятельств?
- Предоставьте примерный таймлайн с ключевыми этапами реализации этого проекта.
- Каков ваш опыт в проектах по миграции инструментов? (Опыт перехода с Trello на ClickUp будет плюсом).
-
703 4 0 Вітаю!
Дуже цікаве завдання. Прямо патерн основних болей власника, який працює, але поки не масштабованого бізнесу.
На мою думку, етапи не можуть залежати від обставин, якщо поставлена амбіційна, але цілком закономірна і реалізована мета для оптимізації бізнес-процесів.
Я хотів би приєднатися до реалізації цього проекту. На даний момент трохи зайнятий, тому навіть приблизного таймлайну не зможу вказати. Одне можу сказати з досвіду - це справа не одного тижня, вже точно.
Коротко про релевантний досвід: 4 роки роботи комерційним директором у консалтинговій компанії (юридичка, бухгалтерія, працевлаштування, маркетинг), 1 рік на посаді комерційного директора компанії, яка займалася студентськими програмами та роботою за кордоном, решта 15 - РОП, комдир в різних компаніях, тільки послуги. Практично скрізь - CRM, не думаю, що чергова система може якось здивувати. З урахуванням того, що 4 роки розкопував Бітрікс (хто знає, той зрозуміє).
Не буду віддзеркалювати все те, що максимально чітко і структуровано викладено - це в належному обсязі, думаю, зможу реалізувати.
Тому, якщо моя кандидатура може бути розглянута, з урахуванням моєї зайнятості ще на тиждень, з задоволенням готовий поспілкуватися більш предметно.
Приветствую!
Очень интересная задача. Прям паттерн основных болей собственника работающего, но пока не масштабируемого бизнеса.
По моему мнению, этапы не могут зависеть от обстоятельств, если поставлена амбициозная, но вполне закономерная и реализуемая цель для оптимизации бизнес-процессов.
Я хотел бы присоединиться к реализации данного проекта. На данный момент немного занят, поэтому даже приблизительного таймлайна не смогу указать. Одно могу сказать по опыту - это дело не одной недели уж точно.
Кратко о релевантном опыте: 4 года работы коммерческого директора в консалтинговой компании (юридичка, бухгалтерия, трудоустройство, маркетинг), 1 год в должности коммерческого директора компании, которая занималась студенческими программами и работой за рубежом, остальное 15 - РОП, комдир в разных компаниях, только услуги. Практически везде - CRM, не думаю что очередная система может как-то удивить. С учетом того, что 4 года расковыривал Битрикс (кто знает, тот поймет).
Не буду отзеркаливать все то. что максимально четко и структурировано изложено - это в должном объеме, думаю, смогу реализовать.
Поэтому, если моя кандидатура может быть рассмотрена. с учетом моей занятости еще на неделю, с удовольствием готов пообщаться более предметнее.