Експерт з оптимізації бізнес-процесів для агентства

Ми шукаємо досвідченого експерта з оптимізації бізнес-процесів, який зможе трансформувати та спростити наші операційні процеси з надання імміграційних послуг. 

Ваше завдання полягатиме в документуванні робочих процесів, оптимізації процедур та підборі інструментів, які покращать ефективність, одночасно мотивуючи та залучаючи команду.

Ви будете тісно співпрацювати з нашими агентами підтримки та менеджером з релокації, щоб створити ефективну систему надання послуг.

Поточна структура та завдання

Склад команди:
Наша команда включає:

• 2 агенти підтримки: працюють з клієнтами та управляють замовленнями.
• 1 менеджер з релокації: відповідає за допомогу з візами та координацію роботи з зовнішніми партнерами.

Використовувані інструменти:

• Service Provider Pro (SPP.co): управління клієнтською комунікацією та замовленнями, але використовується не в повній мірі.
• Telegram: внутрішня комунікація команди, що створює неефективність та недоліки.
• Trello: співпраця з зовнішніми партнерами, включаючи юристів та фінансових експертів, але відсутні розширені функції відстеження завдань.

Основні проблеми

1. Надання послуг

• Пропущені етапи процесів: Замовлення іноді позначаються як виконані передчасно через відсутність контролю за завданнями.
• Не використовувані функції SPP: Такі інструменти, як чек-листи та система зворотного зв'язку, залишаються невостребуваними.
• Розрізнене відстеження завдань: Немає єдиної системи для моніторингу поточних кроків та подальших дій.

2. Комунікація та робочий процес

• Неспов'язані інструменти: Використання кількох платформ створює неефективність та помилки.
• Відсутність чіткої відповідальності: Немає ясності в розподілі завдань та обов'язків.
• Немає єдиної панелі управління: Команда не може в реальному часі відстежувати загальний прогрес або терміни виконання завдань.

3. Участь команди та продуктивність

• Відсутність мотиваційних систем: Немає зв'язку між результативністю, цілями та винагородою.
• Недостатня зворотна зв'язок: Немає системи для збору ідей та пропозицій від команди.
• Пробіли в відповідальності: Продуктивність не пов'язана з вимірювальними показниками успіху, що ускладнює оцінку прогресу.

Як виглядає успіх

Операційне досконалість

• Реальна панель управління для відстеження термінів та прогресу завдань.
• Оптимізоване відстеження завдань з меншою кількістю помилок та підвищеною ефективністю.
• Покращена система збору та моніторингу зворотного зв'язку клієнтів.

Участь та мотивація команди

• Мотиваційна структура, пов'язана з результативністю.
• Чітке визначення ролей та розподіл завдань.
• Прозорі заходи відповідальності та покращена командна комунікація.

Ефективність процесів

• Повністю інтегровані інструменти з автоматизацією робочих процесів.
• Скорочення адміністративного навантаження, що дозволяє зосередитися на роботі з клієнтами.
• Прості та масштабовані системи, адаптовані для зростання.

Етапи проекту

Етап 1: Аудит системи та документація процесів 

• Провести повний аудит поточних процесів та інструментів.
• Провести інтерв'ю з членами команди для виявлення болючих точок.
• Документувати поточні робочі процеси, визначити ролі та виявити вузькі місця.
• Оцінити не використовувані функції SPP.co та виявити пробіли.
• Результат: Звіт з початковими оцінками та рекомендаціями.

Етап 2: Оптимізація та впровадження

• Розробити та впровадити оптимізовані робочі процеси.
• Налаштувати чек-листи та інструменти зворотного зв'язку в SPP.co.
• Провести перехід з Trello на більш функціональний інструмент, наприклад, ClickUp (при підтвердженні необхідності).
• Налаштувати інтеграцію між платформами для підвищення автоматизації.
• Результат: Повністю реалізований план архітектури системи.

Етап 3: Взаємодія з командою та розробка метрик 

• Переглянути ролі та обов'язки команди з урахуванням оновлених процесів.
• Розробити мотиваційну систему, прив'язану до KPI.
• Створити стандартні операційні процедури (SOP) та навчальні матеріали.
• Результат: Повний довідник SOP та система відстеження продуктивності.

Етап 4: Інтеграція та зворотний зв'язок

• Навчити команду роботі з новими системами та процесами.
• Зібрати зворотний зв'язок для внесення коригувань.
• Результат: Фінальний звіт про завершення проекту та дорожня карта.

Вимоги до навичок та досвіду

• Перевірений досвід оптимізації бізнес-процесів, особливо в сфері послуг.
• Глибокі знання CRM-систем (наприклад, SPP.co) та інструментів управління проектами (Trello, ClickUp).
• Успішний досвід міграції інструментів та інтеграції систем.
• Експертиза у створенні SOP, метрик продуктивності та стратегій залучення команди.
• Розуміння принципів управління змінами.
  
  
  

Питання, на які потрібно відповісти при подачі заявки:

1. Опишіть ваш підхід до нашої ситуації: змінили б ви етапи проекту з урахуванням наших обставин?
2. Надайте приблизний таймлайн з ключовими етапами реалізації цього проекту.
3. Який ваш досвід у проектах з міграції інструментів? (Досвід переходу з Trello на ClickUp буде плюсом).