Інтеграція та налаштування Keycrm, зведення з нова пей, розетка пей тощо
Про компанію та поточну роботу Компанія продає товари через: кілька магазинів Rozetka; 5–8 магазинів Prom.ua; кілька магазинів Epicentr. Обсяг: орієнтовно 50–100 замовлень на день. Планується підключення хорошоп найближчим часомВикористовувані системи та способи оплати Rozetka; Prom.ua; Epicentr; Нова пошта; NovaPay; PrivatBank; monobank; RozetkaPay; Checkbox. Способи оплати: накладений платіж через Нову пошту / NovaPay; RozetkaPay; прямий переказ на IBAN; планується оплата за посиланням через еквайринг monobank. NovaPay та RozetkaPay перераховують гроші загальною сумою за реєстрами: в реєстрі NovaPay вказані ТТН; в реєстрі RozetkaPay вказані замовлення. Основні цілі Налаштувати KeyCRM так, щоб власник міг в одному місці: -Бачити всі замовлення з усіх магазинів. -Не втрачати замовлення та ТТН. -Бачити поточний стан кожної відправки. -Бачити фактичний рух грошей за замовленнями. -Автоматично пов'язувати отримані платежі з відповідними замовленнями. -Бачити неприв'язані платежі, недоплати, переплати та інші розбіжності. -Контролювати дії співробітників. -Мінімізувати ручну роботу.-Автоматичну фіскалізацію - Вибудувати автоматизацію правильну по руху замовлення Провести аудит діючого KeyCRM Перевірити: -поточні статуси, поля та автоматизації; -банківські та платіжні підключення; -ролі та права співробітників; -історію дій; -поточну настройку Checkbox; -можливість реалізації вимог штатними засобами KeyCRM. За результатами аудиту надати: -список знайдених проблем; -перелік необхідних налаштувань; -перелік завдань, для яких потрібна API-інтеграція або зовнішній сервіс; -рекомендації для кращої роботи сервісу -оцінку термінів та вартості. Налаштувати надходження та обробку замовлень Необхідно: налаштувати єдину послідовність обробки замовлень; налаштувати обов'язкові поля, без яких замовлення не можна передати на наступний етап; створити контроль замовлень, які не завантажились, завантажились з помилкою або залишились без відповідального. Налаштувати рух та звірку оплат Підключити до KeyCRM всі використовувані рахунки та платіжні сервіси: PrivatBank; monobank; NovaPay; RozetkaPay; еквайринг monobank після його підключення. Необхідно реалізувати: -Автоматичне отримання доступних виписок та транзакцій. -Відображення фактичних надходжень по кожному ФОП та рахунку. -Автоматичну прив'язку прямого платежу на IBAN до замовлення за номером замовлення в коментарі. -Звірку загальної виплати NovaPay з реєстром і подальшу прив'язку рядків реєстру до замовлень за ТТН. -Звірку загальної виплати RozetkaPay з реєстром і подальшу прив'язку рядків реєстру до замовлень за номером замовлення. -Автоматичну обробку оплат за посиланням після підключення еквайрингу. -Окремий список оплат, які неможливо зв'язати автоматично. Виявлення: -недоплати; -переплати; -часткової оплати; -дубльованої оплати; -оплати без знайденого замовлення; -замовлення, відміченого оплаченим без підтвердженого надходження. -Щоденну звірку сум по ФОП, рахункам та способам оплати. -Статус «Оплачено» повинен встановлюватись автоматично після підтвердженого зарахування грошей на відповідний IBAN. Співробітники не повинні мати права встановлювати його вручну. Якщо штатних можливостей KeyCRM недостатньо, інтегратор повинен: пропонувати API-інтеграцію або зовнішній модуль; описати його логіку; окремо оцінити розробку; забезпечити журнал помилок та повторну обробку; не прив'язувати оплату автоматично при неоднозначному збігу. Налаштувати контроль втрачених замовлень Потрібен окремий робочий список або звіт: замовлення надійшло, але не взято в роботу; замовлення підтверджено, але не передано на склад або дроп; замовлення готове, але ТТН не створена; ТТН створена, але посилка не передана перевізнику; посилка довго не рухається; клієнт не забирає посилку; була переадресація; почався повернення; повернена посилка не отримана компанією; замовлення доставлено, але оплата не зарахована; оплата отримана, але не пов'язана з замовленням; замовлення залишилось в проміжному статусі довше допустимого терміну. По кожному виключенню повинні бути: відповідальний; термін реакції; завдання або сповіщення; зрозуміла причина; посилання на замовлення. 4.7. Налаштувати права та контроль співробітників Обов'язкові обмеження: -співробітники не можуть видаляти замовлення; -співробітники не можуть вручну ставити статус «Оплачено»; -співробітники не мають доступу до банківських підключень, API-ключів та адміністративних налаштувань.Налаштувати Checkbox Зараз чеки з KeyCRM не створюються. Інтегратору необхідно: -перевірити існуючі кабінети, каси та касирів Checkbox; -підключити каси відповідних ФОП; -налаштувати способи оплати; -налаштувати автоматичну фіскалізацію для погоджених сценаріїв; -налаштувати обробку помилок; -налаштувати чеки повернення; -провести тестування.Налаштувати звіти для власника Власник повинен бачити: -кількість нових і необроблених замовлень; -проблемні відправлення; -посилки в відділенні; -повернення; -доставлені замовлення без отриманої оплати; -отримані, але неприв'язані платежі; -недоплати та переплати; -ручні зміни співробітників.Формат може бути реалізований штатними списками, фільтрами, аналітикою, завданнями або зовнішнім звітом — спосіб пропонує інтегратор. Навчити співробітників Після налаштування провести навчання: власника — контроль, звіти, помилки та права; менеджерів — обробка замовлень; співробітника дропа — передача замовлення та контроль ТТН; співробітника складу — створення ТТН та відправка; відповідального за фінанси — обробка неприв'язаних платежів та розбіжностей. Надати короткі інструкції або відеозаписи основних операцій. Очікуваний результат Після виконання робіт: -всі замовлення обробляються в KeyCRM; -пропущені та завислі замовлення автоматично виявляються; -кожна ТТН пов'язана з замовленням і відстежується; -проблемні посилки потрапляють відповідальним співробітникам; -банківські та платіжні надходження видимі в CRM; -однозначні платежі автоматично пов'язуються з замовленнями; -реєстри NovaPay та RozetkaPay звіряються з надходженнями та замовленнями; -неоднозначні платежі потрапляють на ручну перевірку; -співробітники не можуть видалити замовлення або вручну відзначити його оплаченим; -власник бачить рух грошей і список відхилень; -Checkbox працює за погодженими сценаріями; -команда навчена роботі. Формат пропозиції від інтегратора До початку впровадження виконавець повинен надати: -Результат аудиту. -Пропоновану схему налаштування. -Що буде реалізовано штатними засобами KeyCRM. -Що вимагатиме API або зовнішнього сервісу. -Вартість штатної настройки. -Окрему вартість розробки. -Терміни по етапах. -Перелік необхідних доступів. -План тестування та запуску.