Ми шукаємо розробника або команду для створення веб-CRM системи для компанії з ремонту побутової техніки у США.
Потрібна адаптивна CRM-система, зручна для використання на мобільних пристроях, оскільки основні користувачі системи — техніки, диспетчери, менеджери та адміністратори.
CRM має допомагати керувати заявками, клієнтами, техніками, інвойсами, фінансами та обов’язковими етапами виконання робіт.
1. Загальна ціль проєкту
Потрібно розробити веб-CRM систему для управління заявками на ремонт побутової техніки.
Система має:
контролювати обов’язкові дії техніка на кожному етапі роботи;
розмежовувати права доступу для різних типів користувачів;
забезпечувати прозорість фінансів і виконання робіт;
не дозволяти закривати заявку без заповнення обов’язкових полів;
не дозволяти техніку переходити до наступних робіт, якщо поточна заявка не завершена коректно;
зберігати історію заявок, інвойсів, фото, підписів і дій користувачів.
2. Типи користувачів і рівні доступу
У системі мають бути різні ролі користувачів з окремими правами доступу.
2.1. Адміністратор
Адміністратор має повний доступ до системи.
Можливості:
керування всіма користувачами;
керування ролями та правами доступу;
перегляд і редагування всіх заявок;
доступ до фінансових даних;
доступ до звітів;
налаштування CRM;
перегляд логів дій користувачів.
2.2. Менеджер
Менеджер має доступ до операційного управління заявками та фінансами.
Можливості:
2.3. Диспетчер
Диспетчер працює із заявками та клієнтами.
Можливості:
створення заявок;
редагування даних клієнта;
додавання опису проблеми;
призначення дати та часу візиту;
перегляд статусів заявок;
додавання загальних нотаток;
передача заявки менеджеру або техніку.
Обмеження:
2.4. Технік
Технік має доступ тільки до своїх призначених робіт.
Можливості:
перегляд своїх заявок;
зміна статусу своєї роботи відповідно до workflow;
завантаження фото;
отримання електронного підпису клієнта;
заповнення інформації про оплату;
додавання інформації про запчастини;
додавання коротких коментарів по роботі;
завершення заявки після виконання всіх обов’язкових етапів.
Обмеження:
технік не бачить чужі заявки;
технік не може редагувати критичні поля після завершення заявки;
технік не може завершити заявку без обов’язкових полів;
технік не бачить наступні призначені роботи, якщо поточна заявка не завершена коректно.
3. Карточка клієнта
У CRM має бути окрема карточка клієнта.
Поля карточки клієнта:
Бажано, щоб під час створення нової заявки система перевіряла, чи існує клієнт із таким телефоном або email, і пропонувала використати вже наявну карточку клієнта.
4. Структура заявки / Work Order
Кожна заявка має містити основну інформацію про клієнта, роботу, техніка, статус і фінанси.
Основна інформація
ім’я клієнта;
телефон;
email, якщо є;
адреса;
ZIP-код;
місто;
штат;
дата візиту;
час візиту;
призначений технік;
статус заявки.
Статуси заявки
Потрібні базові статуси:
New / Нова;
Scheduled / Запланована;
On the way / Технік у дорозі;
Arrived / Технік прибув;
In progress / У роботі;
Completed / Завершена;
Closed / Закрита;
Canceled / Скасована;
Rescheduled / Перенесена;
Callback needed / Потрібен зворотний дзвінок.
Окремі поля заявки
опис поломки, який вводить диспетчер;
тип техніки;
бренд техніки;
модель, якщо клієнт знає;
загальні нотатки;
внутрішні нотатки, які бачать тільки менеджер і диспетчер;
фото;
електронний підпис клієнта;
блок інвойса;
історія змін заявки.
5. Обов’язковий workflow для техніка
Система має працювати за принципом блокуючих етапів.
Технік не може перейти до наступного етапу або завершити роботу, якщо не виконані обов’язкові дії на поточному етапі.
Також технік не повинен бачити наступні призначені роботи, якщо поточна заявка не завершена правильно.
Етап 1 — Прибуття на об’єкт
Обов’язкові дії:
технік змінює статус на Arrived / Прибув;
клієнт підписує електронний waiver / згоду;
підпис клієнта є обов’язковим.
Без підпису клієнта технік не може перейти до наступного етапу.
Етап 2 — Фотофіксація
Обов’язкові дії:
технік завантажує мінімум 1 фото;
фото прикріплюється до заявки;
фото має бути доступне менеджеру та адміністратору.
Без фото технік не може перейти до наступного етапу.
Етап 3 — Фінанси
Обов’язкові дії:
Методи оплати:
Cash;
Card;
Zelle;
Check;
Other.
Поле суми та метод оплати мають бути обов’язковими.
Етап 4 — Запчастини
Обов’язкові дії:
технік вказує, чи потрібна запчастина;
якщо запчастина потрібна, технік вказує назву запчастини;
технік вказує кількість;
за потреби додає коментар.
Варіанти:
Part needed — Yes;
Part needed — No.
Якщо вибрано Yes, поля назви та кількості запчастини стають обов’язковими.
Етап 5 — Review
Обов’язкові дії:
Варіанти:
У майбутньому бажано додати автоматичну відправку review link через SMS або email.
6. Логіка блокування
Якщо в поточній заявці не заповнені обов’язкові поля:
система не дозволяє змінити статус на Completed / Завершена;
система показує повідомлення, які саме поля потрібно заповнити;
система не показує техніку наступні призначені роботи;
система не дозволяє обійти workflow без прав менеджера або адміністратора.
Менеджер або адміністратор можуть мати можливість вручну розблокувати заявку, але така дія має записуватись у логах із зазначенням користувача, часу та причини.
7. Інвойс
У кожній заявці має автоматично формуватись інвойс.
Інвойс має містити:
Інвойс має бути доступний для:
Бажано, щоб PDF-інвойс мав акуратний шаблон із логотипом компанії, контактами та базовою інформацією про виконану роботу.
8. Фінансовий блок
CRM має фіксувати фінансові дані по кожній заявці.
Потрібні функції:
фіксація отриманої суми;
вибір методу оплати;
перегляд фінансів по заявках;
фільтрація по даті;
фільтрація по техніку;
фільтрація по методу оплати;
формування базових звітів.
Бажані звіти:
виручка за день;
виручка за період;
виручка по техніку;
виручка по методу оплати;
кількість завершених заявок;
кількість скасованих заявок;
кількість заявок, які потребують callback.
У майбутньому може знадобитися логіка розподілу суми:
відсоток техніка;
прибуток компанії;
витрати на запчастини;
інші витрати.
На етапі MVP достатньо базової фіксації суми та методу оплати.
9. Логи дій користувачів
Система має зберігати історію дій користувачів.
Потрібно логувати:
створення заявки;
редагування заявки;
зміну статусу;
призначення техніка;
зміну фінансових даних;
завантаження фото;
отримання підпису;
створення або редагування інвойса;
ручне розблокування заявки;
видалення або скасування заявки.
У логах має бути видно:
хто виконав дію;
коли була виконана дія;
що саме було змінено.
10. Технічні вимоги
CRM має бути веб-додатком.
Основні технічні вимоги:
адаптивний дизайн;
зручна мобільна версія для техніків;
швидке відкриття заявок на телефоні;
авторизація користувачів;
розмежування ролей і прав доступу;
зберігання фото;
електронний підпис клієнта;
генерація PDF-інвойсів;
email-відправка інвойсів;
логування дій користувачів;
можливість масштабування;
можливість додавання нових штатів, міст, техніків і підрозділів.
Бажано передбачити API або webhooks для майбутніх інтеграцій.
11. MVP-версія
На першому етапі нам потрібна MVP-версія CRM.
MVP має включати:
авторизацію користувачів;
ролі: Admin, Manager, Dispatcher, Technician;
створення клієнтів;
створення заявок / work orders;
призначення техніка;
мобільний кабінет техніка;
обов’язковий workflow для техніка;
електронний підпис клієнта;
завантаження фото;
фіксацію суми та методу оплати;
блок запчастин;
поле Review requested: Yes / No;
блокування завершення заявки без обов’язкових полів;
автоматичне створення інвойса;
PDF-інвойс;
базові фінансові звіти;
логи дій користувачів.
Необов’язково для першої версії MVP:
Ці функції можна додати після тестування MVP.
12. Майбутній розвиток системи
Після запуску MVP у майбутньому плануємо додати:
інтеграцію з QuickBooks;
інтеграцію з SMS;
автоматичну відправку review link;
GPS-фіксацію прибуття техніка;
dashboard з KPI;
інтеграцію з call tracking system;
інтеграцію з AI voice dispatcher;
автоматичне створення заявки після дзвінка;
розширені фінансові звіти;
payroll-логіку для техніків;
multi-location / multi-state management.
