Мы ищем разработчика или команду для создания веб-CRM системы для компании по ремонту бытовой техники в США.
Нужна адаптивная CRM-система, удобная для использования на мобильных устройствах, поскольку основные пользователи системы — техники, диспетчеры, менеджеры и администраторы.
CRM должна помогать управлять заявками, клиентами, техниками, инвойсами, финансами и обязательными этапами выполнения работ.
1. Общая цель проекта
Необходимо разработать веб-CRM систему для управления заявками на ремонт бытовой техники.
Система должна:
контролировать обязательные действия техника на каждом этапе работы;
разграничивать права доступа для различных типов пользователей;
обеспечивать прозрачность финансов и выполнения работ;
не позволять закрывать заявку без заполнения обязательных полей;
не позволять технику переходить к следующим работам, если текущая заявка не завершена корректно;
сохранять историю заявок, инвойсов, фото, подписей и действий пользователей.
2. Типы пользователей и уровни доступа
В системе должны быть разные роли пользователей с отдельными правами доступа.
2.1. Администратор
Администратор имеет полный доступ к системе.
Возможности:
управление всеми пользователями;
управление ролями и правами доступа;
просмотр и редактирование всех заявок;
доступ к финансовым данным;
доступ к отчетам;
настройка CRM;
просмотр логов действий пользователей.
2.2. Менеджер
Менеджер имеет доступ к операционному управлению заявками и финансами.
Возможности:
просмотр всех заявок;
редактирование заявок;
назначение техников;
изменение статусов заявок;
просмотр финансовых данных;
доступ к отчетам;
контроль работы диспетчеров и техников.
2.3. Диспетчер
Диспетчер работает с заявками и клиентами.
Возможности:
создание заявок;
редактирование данных клиента;
добавление описания проблемы;
назначение даты и времени визита;
просмотр статусов заявок;
добавление общих заметок;
передача заявки менеджеру или технику.
Ограничения:
2.4. Техник
Техник имеет доступ только к своим назначенным работам.
Возможности:
просмотр своих заявок;
изменение статуса своей работы в соответствии с workflow;
загрузка фото;
получение электронного подписи клиента;
заполнение информации о платеже;
добавление информации о запчастях;
добавление коротких комментариев по работе;
завершение заявки после выполнения всех обязательных этапов.
Ограничения:
техник не видит чужие заявки;
техник не может редактировать критические поля после завершения заявки;
техник не может завершить заявку без обязательных полей;
техник не видит следующие назначенные работы, если текущая заявка не завершена корректно.
3. Карточка клиента
В CRM должна быть отдельная карточка клиента.
Поля карточки клиента:
Желательно, чтобы при создании новой заявки система проверяла, существует ли клиент с таким телефоном или email, и предлагала использовать уже существующую карточку клиента.
4. Структура заявки / Work Order
Каждая заявка должна содержать основную информацию о клиенте, работе, технике, статусе и финансах.
Основная информация
имя клиента;
телефон;
email, если есть;
адрес;
ZIP-код;
город;
штат;
дата визита;
время визита;
назначенный техник;
статус заявки.
Статусы заявки
Нужны базовые статусы:
New / Новая;
Scheduled / Запланированная;
On the way / Техник в пути;
Arrived / Техник прибыл;
In progress / В работе;
Completed / Завершена;
Closed / Закрыта;
Canceled / Отменена;
Rescheduled / Перенесена;
Callback needed / Нужен обратный звонок.
Отдельные поля заявки
описание поломки, которое вводит диспетчер;
тип техники;
бренд техники;
модель, если клиент знает;
общие заметки;
внутренние заметки, которые видят только менеджер и диспетчер;
фото;
электронный подпись клиента;
блок инвойса;
история изменений заявки.
5. Обязательный workflow для техника
Система должна работать по принципу блокирующих этапов.
Техник не может перейти к следующему этапу или завершить работу, если не выполнены обязательные действия на текущем этапе.
Также техник не должен видеть следующие назначенные работы, если текущая заявка не завершена правильно.
Этап 1 — Прибытие на объект
Обязательные действия:
техник меняет статус на Arrived / Прибыл;
клиент подписывает электронный waiver / согласие;
подпись клиента является обязательной.
Без подписи клиента техник не может перейти к следующему этапу.
Этап 2 — Фотофиксация
Обязательные действия:
техник загружает минимум 1 фото;
фото прикрепляется к заявке;
фото должно быть доступно менеджеру и администратору.
Без фото техник не может перейти к следующему этапу.
Этап 3 — Финансы
Обязательные действия:
Методы оплаты:
Cash;
Card;
Zelle;
Check;
Other.
Поле суммы и метод оплаты должны быть обязательными.
Этап 4 — Запчасти
Обязательные действия:
техник указывает, нужна ли запчасть;
если запчасть нужна, техник указывает название запчасти;
техник указывает количество;
при необходимости добавляет комментарий.
Варианты:
Part needed — Yes;
Part needed — No.
Если выбрано Yes, поля названия и количества запчасти становятся обязательными.
Этап 5 — Review
Обязательные действия:
Варианты:
В будущем желательно добавить автоматическую отправку review link через SMS или email.
6. Логика блокировки
Если в текущей заявке не заполнены обязательные поля:
система не позволяет изменить статус на Completed / Завершена;
система показывает сообщение, какие именно поля нужно заполнить;
система не показывает технику следующие назначенные работы;
система не позволяет обойти workflow без прав менеджера или администратора.
Менеджер или администратор могут иметь возможность вручную разблокировать заявку, но такое действие должно записываться в логах с указанием пользователя, времени и причины.
7. Инвойс
В каждой заявке должен автоматически формироваться инвойс.
Инвойс должен содержать:
Инвойс должен быть доступен для:
Желательно, чтобы PDF-инвойс имел аккуратный шаблон с логотипом компании, контактами и базовой информацией о выполненной работе.
8. Финансовый блок
CRM должна фиксировать финансовые данные по каждой заявке.
Нужны функции:
фиксация полученной суммы;
выбор метода оплаты;
просмотр финансов по заявкам;
фильтрация по дате;
фильтрация по технику;
фильтрация по методу оплаты;
формирование базовых отчетов.
Желательные отчеты:
выручка за день;
выручка за период;
выручка по технику;
выручка по методу оплаты;
количество завершенных заявок;
количество отмененных заявок;
количество заявок, которые требуют callback.
В будущем может понадобиться логика распределения суммы:
процент техника;
прибыль компании;
расходы на запчасти;
другие расходы.
На этапе MVP достаточно базовой фиксации суммы и метода оплаты.
9. Логи действий пользователей
Система должна сохранять историю действий пользователей.
Нужно логировать:
создание заявки;
редактирование заявки;
изменение статуса;
назначение техника;
изменение финансовых данных;
загрузка фото;
получение подписи;
создание или редактирование инвойса;
ручное разблокирование заявки;
удаление или отмена заявки.
В логах должно быть видно:
10. Технические требования
CRM должна быть веб-приложением.
Основные технические требования:
адаптивный дизайн;
удобная мобильная версия для техников;
быстрое открытие заявок на телефоне;
авторизация пользователей;
разграничение ролей и прав доступа;
сохранение фото;
электронный подпись клиента;
генерация PDF-инвойсов;
email-отправка инвойсов;
логирование действий пользователей;
возможность масштабирования;
возможность добавления новых штатов, городов, техников и подразделений.
Желательно предусмотреть API или webhooks для будущих интеграций.
11. MVP-версия
На первом этапе нам нужна MVP-версия CRM.
MVP должна включать:
авторизацию пользователей;
роли: Admin, Manager, Dispatcher, Technician;
создание клиентов;
создание заявок / work orders;
назначение техника;
мобильный кабинет техника;
обязательный workflow для техника;
электронный подпись клиента;
загрузка фото;
фиксацию суммы и метода оплаты;
блок запчастей;
поле Review requested: Yes / No;
блокировка завершения заявки без обязательных полей;
автоматическое создание инвойса;
PDF-инвойс;
базовые финансовые отчеты;
логи действий пользователей.
Необязательно для первой версии MVP:
Эти функции можно добавить после тестирования MVP.
12. Будущее развитие системы
После запуска MVP в будущем планируем добавить:
интеграцию с QuickBooks;
интеграцию с SMS;
автоматическую отправку review link;
GPS-фиксацию прибытия техника;
dashboard с KPI;
интеграцию с call tracking system;
интеграцию с AI voice dispatcher;
автоматическое создание заявки после звонка;
расширенные финансовые отчеты;
payroll-логику для техников;
multi-location / multi-state management.
