Налаштування системи контролю робочих процесів Trello (або аналогах)

Технічне завдання (ТЗ): Налаштування системи контролю робочих процесів у Trello (або аналогах) 

 Мета проєкту

Організувати єдину систему для планування, контролю, звітності та візуалізації процесів роботи команди (менеджери, маркетологи, системний адміністратор, тимчасові працівники).
Система повинна забезпечувати прозорий контроль завдань, етапів виконання, робочих годин, результатів за день / тиждень / місяць.

👥 Команда, для якої створюється система

• 1️⃣ Власник / Керівник — контролює всі процеси.

• 1️⃣ Системний адміністратор — технічні роботи на сайтах (OpenCart, хостинг, сервери).

• 2️⃣ Менеджери — обробка замовлень, клієнтські звернення, CRM, відправки.

• 1️⃣ Маркетолог / контент-спеціаліст — SEO, реклама, соцмережі.

• 👷 Тимчасові працівники / фрілансери — дрібні задачі за потреби.

⚙️ Завдання для фрілансера

1. Аналіз і вибір інструменту

• Проаналізувати потреби компанії (контроль завдань, час, звіти, ролі).

• Запропонувати оптимальну систему управління (пріоритет — Trello, але можлива альтернатива: ClickUp, Notion, Asana, Bitrix24).

• Порівняти коротко 2–3 інструменти за критеріями: зручність, вартість, функціональність.

2. Створення структури системи

• Створити робочий простір (Workspace) з доступом для всіх працівників.

• Структурувати проєкти / напрями, наприклад:

  • EEMarket – технічна підтримка

  • BezpekaCompany – SEO / контент

  • Маркетинг і реклама

  • Продажі / CRM

• Додати дошки (Boards) з колонками типу:

  📝 To Do (План)
  🚧 In Progress (В роботі)
  🧩 Review / Testing (Перевірка)
  ✅ Done (Виконано)
  ⚠️ On Hold / Problem (Затримки)
  

• Створити приклади карток (Card Templates) із:

  • Назвою завдання

  • Описом

  • Відповідальним

  • Дедлайном

  • Чек-листом (підетапи)

  • Місцем для файлів / коментарів

3. Додати контроль часу і звітність

• Інтегрувати Clockify або інший time-tracker у Trello (або обрану платформу).

• Налаштувати можливість запуску таймера прямо з картки завдання.

• Налаштувати щотижневі звіти:

  • Хто і скільки часу витратив;

  • Кількість виконаних завдань;

  • Завдання з порушеним дедлайном.

4. Автоматизації (Butler або вбудовані тригери)

• Налаштувати автоматичні правила:

  • При зміні статусу “Виконано” → додати дату завершення;

  • Щоп’ятниці — автоматичний звіт у канал / чат (Telegram або email);

  • Нагадування за день до дедлайну;

  • Автоматичне переміщення картки при зміні чекліста на 100%.

5. Звіти і дашборди

• Встановити Power-Ups або інтеграції для аналітики:

  • Dashcards — візуалізація по статусах і користувачах;

  • Reports for Trello — таблиці й графіки з фільтрами по даті, користувачу, дошці;

  • Можливість експорту звітів у Excel / Google Sheets.

• Додати загальний дашборд керівника:

  • % виконаних завдань;

  • Активність користувачів;

  • Невиконані або затримані завдання.

6. Доступи та права

• Налаштувати права доступу:

  • Керівник — повний доступ;

  • Менеджери / маркетолог — редагування тільки своїх проектів;

  • Спостерігачі / тимчасові — лише перегляд або виконання окремих задач.

• Створити коротку інструкцію для кожної ролі (у форматі PDF або Google Docs).

7. Тестування і навчання

• Провести тестову перевірку: створити завдання → виконати → закрити → отримати звіт.

• Провести короткий відео- або текстовий гайд “Як користуватись системою” (мінімум: 1 сторінка або 5-хв відео з екрану).

• Передати всі доступи й логіни керівнику 

📦 Очікуваний результат

1. Повністю налаштована робоча система з усіма дошками, колонками, шаблонами.

2. Інтеграція обліку часу (Clockify або аналог).

3. Автоматичні звіти за день / тиждень / місяць.

4. Інструкція (текстова або відео) для користування.

5. Усі доступи і паролі передані замовнику.

⏰ Терміни виконання

• Орієнтовно: 3–14 днів після затвердження структури.

📎 Додаткова інформація

• Проекти пов’язані з інтернет-магазинами (OpenCart), рекламою Google, CRM, сервісом клієнтів, маркетингом.

• Необхідна зручна система контролю всіх процесів у реальному часі.

• Бажано, щоб фрілансер мав досвід у впровадженні Trello / ClickUp для команд від 5+ людей.